Fit für die Zukunft: Modernes Intranet 2030

Kein Kristallball, aber Tendenzen vom Markt 00:00

Erwan Guiziou: Heute wollen wir darüber sprechen, was in Zukunft kommt. Niemand von uns hat eine Kristallkugel, aber es gibt Tendenzen auf dem Markt. Wir waren vor kurzem auf einer Messe für Intranet, und dort sieht man schon einiges von dem, was die Softwareanbieter zeigen. Wir haben vor kurzem auch ein Webinar zu der Frage gemacht, ob KI in Zukunft das Intranet ersetzen wird. Das können Sie bei uns auf der Website herunterladen.

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Agenda und Jalios in Zahlen 00:46

Erwan Guiziou: Heute geht es vor allem darum, wie so ein Intranet-Projekt läuft, welchen Change-Bedarf man erwarten sollte und was die Fallstricke sind. Wir teilen einfach, was wir jeden Tag sehen, und werfen am Ende einen Blick in die Zukunft.

Für diejenigen, die uns noch nicht kennen: Wir sind die Jalios GmbH hier in Freiburg, eine Niederlassung von Jalios in Frankreich, mit mehr als 500 aktiven Kunden, mehr als 24 Jahren Erfahrung und ungefähr 110 Mitarbeitenden. Einen erheblichen Teil unseres Wachstums stecken wir regelmäßig in Forschung und Entwicklung, denn wir sind ein Softwareanbieter für Intranets. Früher haben wir Intranet gesagt, heute sagen wir Digital Workplace.

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Ablauf: Fragen jederzeit in den Chat 02:01

Erwan Guiziou: Wie kann ein modernes Intranet aussehen? Wir besprechen heute ein paar Themen, und am Ende haben Sie Zeit für Fragen und Antworten. Wenn zwischendurch eine Frage dringend ist, nutzen Sie den Chat, dann gibt die Moderation sie weiter.

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Intranet oder Digital Workplace: der Unterschied 02:29

Erwan Guiziou: Die erste Frage: Intranet oder Digital Workplace? Sie haben schon gehört, wir sprechen von beidem. Ein Digital Workplace ist zunächst eine digitale Umgebung, in der alle Mitarbeitenden zusammenkommen und Informationen, Anwendungen und Wissen teilen. Das Ziel ist, dass alle effizient zusammenarbeiten können. Der Digital Workplace ist eine Weiterentwicklung des Intranets, ein Intranet 2.0 oder ein Intranet plus, wie Sie wollen.

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Das Social Intranet: Blogs, Wikis, Profile, Communities 03:11

Erwan Guiziou: Davor haben wir vom Social Intranet gesprochen. Was heißt das? Mehrere Werkzeuge kommen zusammen, Blogs und Wikis zum Beispiel, damit Informationen über Seiten und Portlets gebündelt zur Verfügung stehen. In den letzten Jahren kam Event-Management dazu, außerdem die sozialen Komponenten: Bewertungen, Kommentare, Umfragen. Das Profil ist zentral für ein Social Intranet, und natürlich der Chat.

Diese Entwicklung lief parallel zu den Smartphones und zu den Werkzeugen, die inzwischen alle kennen, etwa WhatsApp. Der Chat ist deshalb eine wichtige Komponente. Genauso wichtig für gute Zusammenarbeit sind kollaborative Räume, auch Communities genannt.

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Warum der Chat kein Wissensspeicher ist 04:25

Erwan Guiziou: Zum Chat kurz etwas Wichtiges. Die Information wird zwischen Leuten geteilt, aber sie bleibt nirgends geschrieben stehen. Sie verschwindet irgendwann. Das ist parametrisierbar, aber sagen wir, nach drei Monaten haben Sie die Chatinformation nicht mehr.

Deshalb ist es wichtig, dass die Information zusätzlich in Wikis, Blogs oder Artikeln im Intranet geteilt wird, damit sie in der Organisation bleibt, auch wenn Menschen die Organisation verlassen. Das ist beim Offboarding eine große Frage: dass diese manchmal sehr wichtige Information nicht mit der Person weggeht, sondern in der Organisation bleibt.

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Der Digital Workplace: Werkzeuge integrieren, einmal anmelden 05:35

Erwan Guiziou: Ein Digital Workplace ist im Kern ebenfalls ein Social Intranet, aber mit mehr Funktionalität darin. Das Wichtigste ist die Werkzeug-Integration. In der IT-Landschaft einer Organisation gibt es viele weitere Werkzeuge, und beim Digital Workplace kommt es darauf an, dass diese über Konnektoren angebunden sind. Man kann das als Erweiterung des Intranets sehen, und man kann es auch als Extranet mit Gästen denken.

Wichtig ist außerdem eine Seite wie ein Dashboard, auf der Sie alle diese Anwendungen sehen und auch den Zugriff haben, ohne jedes Mal Benutzernamen und Passwort einzugeben. Bei zehn Anwendungen haben Sie das ohnehin nicht mehr im Kopf. Das Intranet sollte der Klebstoff zwischen allen Anwendungen sein und auf dem Dashboard Informationen von links und rechts zu einer Zusammenfassung bündeln.

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Aufgabenmanagement, Workflows und Learning 07:30

Erwan Guiziou: Es gibt viele weitere Anwendungen, die man auf einem Digital Workplace sieht. Aufgabenmanagement zum Beispiel, vergleichbar mit Trello, aber ins Intranet integriert. Workflows natürlich, und zwar nicht nur für Veröffentlichungen, sondern auch für Abläufe, damit die Leute zusammenarbeiten können. Und Learning-Funktionen.

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KI auf der Messe: von neu zu integriert 08:00

Erwan Guiziou: Und schließlich haben wir in den letzten zwei Jahren künstliche Intelligenz gesehen. Auf der erwähnten Messe war das im vergangenen Jahr alles neu: KI kommt, und man wusste nicht genau, was man damit macht. Dieses Jahr war KI viel stärker integriert. Man hat gesehen, dass die Leute inzwischen verstanden haben, wie man sie benutzen kann, zumindest einigermaßen, und dass sie in den Werkzeugen eingebaut ist: die Zusammenfassung eines Artikels erstellen oder beim Schreiben eines Artikels Hilfe bekommen.

Zu diesen Themen haben wir eigene Webinare gemacht, schauen Sie dort hinein. Wichtig ist heute zu verstehen, wie KI funktioniert und was man damit machen kann.

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Umfrage 1: Wo stehen Sie heute? 09:12

Erwan Guiziou: Bevor wir weitergehen, hätte ich eine kleine Umfrage, um zu wissen, wo Sie mit Intranet oder Digital Workplace stehen.

Moderation: Die Umfrage läuft. Ordnen Sie sich bitte kurz ein: eher Kommunikationsintranet, Social Intranet, kollaboratives Intranet oder sogar schon Digital Workplace? Oder sagen Sie, so etwas kann unser Intranet alles noch nicht, beziehungsweise wir haben überhaupt keins?

Moderation: Es geht dabei immer um eine Momentaufnahme.

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Was die Umfrage über den Markt sagt 10:53

Erwan Guiziou: Das entspricht dem, was wir auf dem Markt sehen. Viele sind mittlerweile mit einem Kommunikations- oder Social Intranet unterwegs, und nur sehr wenige haben alles in einem Digital Workplace zusammengeführt. Genau das bringt aber etwas: dass man das Intranet als zentralen Platz sieht und nicht nur als ein Kommunikationswerkzeug daneben, das man von Zeit zu Zeit besucht.

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Wie lange dauert ein Intranet-Projekt? 11:31

Erwan Guiziou: Ich gehe jetzt in den Ablauf, also die Umsetzung eines Projekts, und gebe ein paar Tipps. Das ist nicht die eine Lösung, denn es gibt sehr verschiedene Herausforderungen, und man muss sich jedes Mal anpassen. Wichtig ist, was die Nutzenden brauchen.

Die typische Frage lautet: Wie lange dauert das? Gute Frage. Ich sage dann: Wie viel Zeit haben Sie? Es hängt oft nicht von uns ab, sondern von der Kundenseite, und davon, ob es On-Premise oder Cloud ist. Cloud geht viel schneller, weil die IT auf Kundenseite weniger tun muss. On-Premise muss man viel mehr integrieren, das dauert länger. Im Durchschnitt drei bis vier, manchmal fünf Monate, wenn es wirklich viel zu tun gibt. In der Cloud kann es innerhalb von zwei Wochen fertig sein, wenn wir im Standard bleiben.

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Was kostet ein Intranet? 12:52

Erwan Guiziou: Die nächste Frage: Wie viel kostet das? Je nachdem, wie viele Nutzende Sie haben, welche Module Sie nehmen und welche Anpassungen Sie brauchen. Ich spreche dabei von Lizenzen und Wartung, nicht von der einmaligen Umsetzung. Auch das hängt sehr von den Herausforderungen ab.

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Die Phase davor: Strategie, Ziele, Ist-Zustand 14:14

Erwan Guiziou: Bei den Phasen sehen Sie hier andere Zeiten, zum Beispiel drei Wochen für die Strategie. Vorhin habe ich von zwei Wochen gesprochen, da ging es nur um die Umsetzung. Vor der Umsetzung gibt es Vorarbeit in der Strategie.

Man sollte die Ziele definieren: Warum bauen Sie ein Intranet, wofür und für wen? Dann das Projektteam holen und das Budget holen. Und der Ist-Zustand: Wo bin ich heute, was habe ich, was habe ich nicht, was brauche ich und was brauche ich nicht? Das sind die Fragen, die man sich stellen sollte.

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Umsetzung: Rechte, Prozesse, Design, Integration 15:14

Erwan Guiziou: Dann die Umsetzung. Ich spreche hier eher von einem On-Premise-Intranet als von einem Cloud-Intranet. Wenn wir fragen, welches Rechte- und Rollenmanagement Sie haben wollen und ob es dafür ein Konzept gibt: Ist das noch nicht vorbereitet, dauert die Umsetzung länger. Genau dasselbe gilt für Prozesse und Workflows. Sonst können wir das schnell implementieren, oder Sie machen es selbst.

Ebenso Corporate Identity und Design: Wenn Sie nur Farben ändern, ist das in wenigen Stunden gemacht. Wenn Sie alles speziell anpassen wollen, dauert es viel länger. Dazu kommt die Integration der bisherigen Systeme.

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Migration ist ein Projekt für sich 16:16

Erwan Guiziou: Einen Punkt habe ich hier nicht aufgeführt: die Migration. Vielleicht wollen Sie Daten aus Ihrem alten Intranet übernehmen. Das dauert, das ist ein Projekt für sich. Manche Kunden haben uns gesagt: Wir nehmen gar nichts mit, wir starten wieder bei null, das reicht. Dann geht es natürlich viel schneller.

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Rollout: Freigaben, Schulungen, Support, Feedback 16:55

Erwan Guiziou: Nach der Umsetzung kommt der Rollout, also der Go-live. Sie machen die internen Freigaben und das Training für Administration und Nutzende, das kann man auch schon während der Umsetzung anfangen, und Sie erklären, wie der Support funktioniert, First und Second Level. Danach holen Sie Schritt für Schritt das Nutzerfeedback ein: Was war erwartet, und was bekommen die Leute am Ende? Vielleicht gibt es eine Diskrepanz, und die muss man kennen und korrigieren.

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Optimierung: das Projekt hat kein Ende 17:50

Erwan Guiziou: Jemand hat mich einmal gefragt, wie lange sein Projekt dauert. Es hat eigentlich kein Ende. Sie müssen immer wieder optimieren, neue Anwendungsfälle definieren, die alten Plattformen irgendwann auslaufen lassen, vielleicht weitere Systeme integrieren und das Nutzerfeedback aufnehmen.

Und machen Sie das Intranet nicht für das Management, sondern für alle in der Organisation, auch für Leute ohne PC, die nur mit Smartphone und Tablet unterwegs sind. Dazu kommen von uns als Softwareanbieter neue Versionen: Es gibt Wartung, es gibt Upgrades, und so kann man immer wieder kontinuierlich verbessern.

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Erfolgsfaktor Change Management: Governance, Kommunikation, Schulung 18:58

Erwan Guiziou: Was sind heute die Erfolgsfaktoren? Das Werkzeug ist ein Punkt, klar. Aber das Intranet ist für Menschen gemacht. Man sollte das parallel als Projekt begreifen und nicht nur das Werkzeug sehen.

Zuerst Change Management. Für mich sind das drei Dinge. Erstens Governance: Wer macht was? Die Rollendefinition ist total wichtig, also wer für was Rechte hat. Zweitens ein Kommunikationsplan: wann kommuniziert wird, von wem und wie oft. Drittens Schulung.

Schulungen muss man nicht nur am Anfang machen, sondern immer wieder, weil neue Funktionen dazukommen und weil neue Leute in die Organisation kommen, die das noch nicht kennen. Am besten schulen wir jemanden in der Organisation, und diese Person schult die anderen weiter. Das nennen wir Teach the Teacher. So funktioniert es oft am besten, und es ist auch günstiger.

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Das Projektteam: drei Füße und ein Sponsor 20:57

Erwan Guiziou: Wer sollte in das Intranet-Projekt einbezogen werden? Wir sagen: mehr oder weniger alle. Die ganze Organisation kann man natürlich nicht hineinholen, aber im Projekt sollten viele Abteilungen vertreten sein. Wir zeigen dazu ein Bild: Wir bauen drei Füße und nicht zwei, sonst fällt es um.

Wir brauchen die Kommunikationsabteilung, denn am Anfang ist es ein Kommunikationsprojekt, um Informationen in der Organisation zu teilen. Sie muss dabei sein, und unserer Meinung nach sollte sie auch die Projektleitung haben, nicht die IT. Das ist kein technisches Projekt, das ist ein Kommunikationsprojekt, so sehen wir das aus mehreren Jahren Erfahrung.

Die IT muss dabei sein, weil vieles mit IT zu tun hat, besonders beim Digital Workplace, wenn viele Anwendungen dazukommen; das kann komplex werden. Und die Personalabteilung, weil es beim Social Intranet die Frage der Profile gibt. Über die Personalabteilung nimmt man auch den Betriebsrat mit, denn es geht um Personendaten.

Wichtig und manchmal vergessen: Der Sponsor sollte dabei sein, und zwar immer, nicht nur am Anfang, um zu sagen, das Projekt startet und hier ist das Budget. Warum, erkläre ich später.

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Governance mit der RACI-Matrix 23:29

Erwan Guiziou: Governance geht über Strukturen und Prozesse, wer was macht. Das können Sie mit einer Matrix und verschiedenen Rollen definieren, der RACI-Matrix. RACI heißt responsible, accountable, consulted, informed. Responsible ist, wer die Aufgabe macht. Accountable ist, wer dafür zuständig ist. Consulted heißt, wir nehmen die Beiträge dieser Leute in die Aufgabe auf. Informed sind Leute, denen man die Information gibt, die aber nichts zu sagen haben.

Im Beispiel sieht man für die verschiedenen Aufgaben, wer was macht. Bei „Funktionsanforderungen definieren“ ist Joshua accountable, er trägt die Verantwortung, dass es weitergeht und dass alles gemacht wird. Mina wird gefragt, was sie dazu denkt, macht es aber nicht. Peter ist dafür verantwortlich, dass es implementiert wird, und Christin auch. Es können also mehrere Leute verantwortlich sein, aber nur eine Person sollte das A haben, sonst gibt es einen Konflikt von Meinungen, und den sollte man vermeiden.

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Ziele nach SMART und die passenden Kennzahlen 25:36

Erwan Guiziou: Bei der Governance sollte man die Ziele vorher klar definieren, nach dem SMART-Prinzip: specific, measurable, attainable, realistic, time-bound. Also gut definierte Ziele und keine schwammigen. Am besten definiert man dazu die Key Performance Indicators, um zu wissen, ob ein Ziel erreicht ist oder nicht. Gute Ziele zu definieren und zu messen, ist wirklich wichtig: vorher messen und nachher messen.

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Anwendungsfälle und das Lastenheft 26:32

Erwan Guiziou: Dazu definiert man verschiedene Anwendungsfälle: ein Thema, eine Priorität, eine Rolle, wer dafür zuständig ist, und das Ziel oder den Wunsch. Zum Beispiel: Wissen in verschiedenen Formaten sichern, Videos, Fotos, Segmente, und dazu die Erklärung, wie das genutzt wird und warum.

Wenn Sie das alles definiert haben, können Sie es in einem Lastenheft zusammenführen, damit der Anbieter weiß, was zu erreichen ist. Ein kostenloses Muster für ein Lastenheft können Sie bei uns herunterladen; das müssen Sie natürlich für sich anpassen.

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Der Kommunikationsplan: vor, während und nach dem Start 27:39

Erwan Guiziou: Die nächste Frage ist die Kommunikation. Machen Sie einen Plan und denken Sie nicht: Das Intranet ist live, vielleicht sollte ich eine Mail schicken. Das ist ein bisschen zu einfach. Planen Sie voraus, was Sie kommunizieren wollen.

So ein Plan hält fest, was wann zu kommunizieren ist, zum Beispiel ein Hauptbenutzertreffen, ein Seminar, eine Präsentation vor Ort oder per Videokonferenz. Das passen Sie an Ihre Lage an: Bei mehreren Standorten sieht Kommunikation anders aus als an einem einzigen. Und wenn der Digital Workplace geöffnet ist, können Sie ein Event machen und alle zu einem Abend einladen.

Ganz wichtig: Die Kommunikation muss auch danach stattfinden. Mit der Eröffnung ist es nicht fertig, Sie müssen regelmäßig kommunizieren, etwa bei neuen Versionen, neuen Funktionen oder Änderungen. Deswegen heißt es Change Management. Passen Sie außerdem die Form an: Ist die Nachricht komplex, dann eher persönlich; ist sie Routine, reicht die allgemeine Kommunikation.

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Schulungen: planen Sie mehr, als Sie denken 30:01

Erwan Guiziou: Der dritte Teil des Change Managements sind die Schulungen. Planen Sie ein bisschen mehr, als Sie denken. Wir haben gemerkt, dass Schulungen total wichtig sind. Manchmal denkt man, ein oder zwei reichen für eine Funktion, aber eigentlich braucht man mehr.

Heute können Sie alles aufnehmen und mehrfach abspielen lassen. Manche reagieren besser auf kürzere Videos, andere auf ein persönliches Gespräch, wieder andere auf Text. Dokumentation ist also auch wichtig. Am Anfang hat man sehr viel Kommunikation und Schulung, und später vergisst man das leicht. Es bleibt aber wichtig, damit die Leute immer wieder wissen, wo sie die Information finden.

Benennen Sie zu Beginn und im Lauf des Projekts ein paar Fachleute, technisch und funktional. Dann wissen die Leute: Wenn ich hier eine Frage habe, gehe ich zu Herrn Müller oder zu Frau Schulz und bekomme dort meine Antwort.

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Glossar, FAQ, Chatbot und die offene Sprechstunde 31:40

Erwan Guiziou: Bieten Sie mehrere Möglichkeiten an: Glossar, FAQ, Chatbots, Assistenten. Dabei kann KI sehr viel helfen, um diese Inhalte vorzubereiten. Und bereiten Sie informelle Treffen vor: Ich bin von zwölf Uhr mittags bis ein oder zwei Uhr hier in diesem Raum verfügbar, jeder kann kommen, der will. Es gibt Leute, die in einer großen Veranstaltung keine Frage stellen würden, im kleinen Rahmen aber schon.

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Quiz, Umfragen und Gamification als Lernprüfung 32:38

Erwan Guiziou: Man kann auch weiter gehen und das Intranet selbst für die Schulungen nutzen, mit E-Learning, aber auch mit Quiz, Umfragen und Spielen, also Gamification. Damit teilen Sie nicht nur Information, sondern prüfen auch, was die Leute verstanden haben und was nicht.

Wenn Sie zum Beispiel gemessen haben, dass eine Funktion nicht benutzt wird, müssen Sie sich fragen: Warum denn? Vielleicht hilft dann ein kleines Spiel, damit die Leute diese Funktion entdecken und in der alltäglichen Arbeit benutzen, und Sie können dafür Punkte vergeben.

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Stakeholder nach Macht und Interesse einordnen 33:30

Erwan Guiziou: Wichtig ist außerdem, die verschiedenen Stakeholder mitzunehmen. Sie können das Projekt nicht allein machen, Sie brauchen andere Leute in der Organisation. Wir nennen sie Change Champions, sie helfen dabei, die Veränderung zu tragen.

Das Klassische ist die Macht-Interesse-Matrix: Wer hat Macht in der Organisation, wer hat Interesse, und wie kombiniert sich das? Je nach Kombination kommunizieren Sie anders. Ein Beispiel: Leute mit viel Interesse, aber ohne Macht sollte man einfach informieren. Leute mit viel Macht und wenig Interesse, weil sie anderes zu tun haben, sollte man zufriedenstellen, um zu vermeiden, dass sie zu Gegnern des Projekts werden. Daraus leiten sich dann die verschiedenen Maßnahmen ab.

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Umfrage 2 und die Frage aus dem Chat: Wer liefert die Dokumentation? 35:18

Erwan Guiziou: Wir kommen zur zweiten Umfrage. Wir fragen Sie einfach, was Sie jetzt planen.

Moderation: Hier können Sie sich einordnen, wo Sie in der Planung stehen. Vielen Dank fürs Mitmachen. Wir haben auch Zeit für Fragen, ich greife eine aus dem Chat auf: Werden Redaktionsmanuale seitens der Entwickler, also von Jalios, zur Verfügung gestellt, oder muss die Auftraggeberseite das selbst in die Hand nehmen?

Erwan Guiziou: Wir können Dokumentation zur Verfügung stellen. Unsere Philosophie ist, dass Sie die Plattform selbst beherrschen, also Änderungen auch ohne uns machen können. In der Cloud im Standard ist das weniger, on premise können Sie alles machen, was Sie wollen; die Plattform gehört Ihnen sozusagen.

Wir geben die funktionale Dokumentation und auch die technische. Dafür haben wir eine eigene Plattform, die Jalios Community. Ein Teil davon ist ohne Benutzernamen und Passwort zugänglich, Sie finden sie über die Suche. Und wenn etwas nicht existiert, können wir es sogar für Sie erstellen und anpassen, je nachdem, was Sie brauchen.

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Herausforderung 1: die eigene IT-Landschaft kennen 38:18

Erwan Guiziou: Jetzt zu den typischen Herausforderungen für das Intranet und den Digital Workplace: Systemintegration, Nutzerakzeptanz und Datenschutz.

Zuerst die Integration von IT-Systemen. Wir kommen sehr oft in Organisationen und fragen: Welche Systeme haben Sie, wie lange sind die schon da, was kosten sie, wer benutzt sie und wie ist das verteilt? Und oft bekommen wir keine oder nur wenige Antworten. Das ist erstaunlich: dass Organisationen nicht genau wissen, wie die vorhandenen Systeme benutzt werden. Für uns ist das wichtig, um zu sagen: Das wird stark benutzt, haben wir das als Modul, kann man es ersetzen oder nicht, was kostet es, und was ist für die nächsten sechs Monate, ein Jahr, drei Jahre, fünf Jahre geplant?

Das habe ich früher als Berater für viele Organisationen gemacht, und ich war immer erstaunt, dass zumindest das Budget nicht langfristig geplant war, sondern nur für ein oder zwei Jahre. Das sollte man haben, denn im Durchschnitt läuft ein Intranet fünf bis sieben Jahre. Sie werden es nicht so schnell ersetzen, deshalb ist es wichtig zu sehen, wie es sich in die IT-Landschaft einfügt.

Wenn Sie zum Beispiel Trello nehmen: Wir haben ein Aufgabenmanagement, das 80 Prozent der Funktionen von Trello abdeckt. Brauchen wir Trello dann überhaupt, und was kostet es? Man muss vergleichen und sich fragen, was man integrieren will und was nicht. Nicht gleich am Anfang, wenn man an ein Kommunikationsintranet denkt, aber beim Digital Workplace sollte man das überlegen.

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Herausforderung 2: Nutzerakzeptanz und die Change-Kurve 40:48

Erwan Guiziou: Die nächste Frage ist die Nutzerakzeptanz. Vergessen Sie die Klassiker nicht: Es wird schlimmer, bevor es besser wird. Sie kennen wahrscheinlich die Change-Kurve. Schock ist vielleicht ein bisschen übertrieben, es ist ja nur ein Intranet, aber natürlich gibt es Leute, die sagen: Das alte System war gut, warum sollen wir wechseln?

Für jede Etappe dieser Kurve sollte man einen Kommunikationsplan haben und den Sponsor mitnehmen. Am Wendepunkt ist seine Rolle wichtig. Er sagt: Es geht weiter, das Intranet sollen Sie benutzen, wir ändern das nicht und stoppen das Projekt nicht, und die Systeme, die Sie bisher benutzt haben, nehmen wir irgendwann weg. Das heißt, Sie müssen sich anpassen und lernen, wie das neue Werkzeug funktioniert.

Widerstand ist normal, den werden Sie bekommen, den müssen Sie einplanen und in Kauf nehmen. Planen Sie die entsprechenden Maßnahmen und suchen Sie den Dialog: Warum sind diese Leute nicht zufrieden, was fehlt ihnen? Vielleicht wurde eine Funktion vergessen, die für ihre Arbeit wichtig ist. Nehmen Sie dieses Feedback auf und holen Sie diese Person in die Vorreitergruppe, von dort kommen oft gute Beiträge. Widerstand ist mir lieber als Gleichgültigkeit.

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Akzeptanz gewinnen: relevante Inhalte, Design, Non-Desk-Worker 43:24

Erwan Guiziou: Ein paar Tipps dazu. Über Anwendungsfälle haben wir gesprochen, achten Sie darauf, dass sie umgesetzt werden. Relevante Inhalte: Was für Sie relevant ist, ist für die Nutzenden vielleicht nicht relevant. Machen Sie Umfragen und fragen Sie einfach, was Ihre Mitarbeitenden brauchen. Was für sie relevant ist, überrascht manchmal. Die Bedienung sollte intuitiv sein, Corporate Identity und Corporate Design gehören bearbeitet.

Denken Sie an die Non-Desk-Worker, die nur mit Smartphone und Tablet unterwegs sind. Sie sind genauso wichtig, sie haben eine Rolle zu spielen, und sie sollten die Kommunikation und die Information ebenfalls bekommen. Bieten Sie ihnen die passenden Funktionen an.

Sonst passiert, was auf dem Smartphone eben passiert: Die Leute nutzen WhatsApp oder LinkedIn, und dann geht Information aus der Organisation heraus. Bei vertraulichen Inhalten kann das kritisch werden. Bieten Sie solche Werkzeuge an, dann wird die Information innerhalb der Organisation geteilt statt außerhalb.

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Communities, kurze Videos, E-Learning, Feedbackschleifen 45:03

Erwan Guiziou: Bieten Sie Communities an, geführte Touren und Erklärvideos, aber nicht zu lang. Kurze Inhalte, die man schnell konsumieren kann. Der Attention Span ist heute sehr kurz, also nicht mehr als drei Minuten für ein Video. E-Learning natürlich auch, dann lernt jeder im eigenen Rhythmus, und am Ende zeigt ein kleiner Quiz, ob es angekommen ist.

Als Intranet-Verantwortliche sehen Sie daran, wofür sich die Leute interessieren, und stellen vielleicht fest, dass Sie ein Thema nicht vorgesehen hatten. Oder Sie schauen in die Suche und in den Chatbot, welche Schlüsselwörter und welche Sätze dort gefragt werden.

Feedbackschleifen sollten regelmäßig organisiert und durchdacht sein, nicht von Zeit zu Zeit, wenn es einem gerade einfällt. Planen Sie große und kleine Umfragen regelmäßig ein, damit Sie wissen, was benutzt wird und was nicht. KI sollte integriert oder mindestens vorgesehen sein, mit den entsprechenden Anweisungen; viele wissen heute noch nicht, wie man sie benutzt. Nutzen Sie dann die interne KI, statt vertrauliche Informationen an ChatGPT zu geben. Und schließlich die Integration von Arbeitswerkzeugen, damit schrittweise ein Digital Workplace entsteht statt nur ein kleines Kommunikationsintranet. Fazit für die Nutzerakzeptanz: Es sollte ein zentraler Arbeitsplatz sein, und die Nutzenden bleiben im Mittelpunkt.

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Herausforderung 3: Datenschutz, ISO 27001 und der Datenstandort 47:15

Erwan Guiziou: Wichtig sind außerdem Datenschutz und Sicherheit, ganz einfach, um die Grundrechte zu schützen und die Risiken zu minimieren. ISO 27001 ist mittlerweile ein Standard, danach sollten Sie beim Intranet fragen.

Und natürlich: Wo sind meine Daten? Das ist total wichtig. On premise stellt sich die Frage nicht. Wenn es ein externer Server ist, sollten die Daten mindestens in Europa liegen. Sonst haben Sie das Risiko, dass sie irgendwo in China, den USA oder Russland landen, und dann weiß niemand, wer was mit Ihren Daten macht. Für uns ist es total wichtig, dass die Daten in Europa bleiben.

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Datenminimierung, Berechtigungskonzept, Transparenz, AV-Vertrag 48:28

Erwan Guiziou: Zur Datenschutz-Grundverordnung: Der zentrale Gedanke ist, nur zu haben, was nötig ist, und mehr nicht. Beim Profil sollte also nicht alles erforderlich sein, sondern nur das, was für die Organisation wichtig ist, und das sollte man begründen können. Rechtmäßigkeit heißt: Was ist die betriebliche Notwendigkeit? Das überlegen Sie vorher. Und alle sollten die Einwilligungserklärung ausgefüllt haben, um das Werkzeug benutzen zu können.

Nach einem Berechtigungskonzept fragen wir oft. Wir können alles anpassen und alles machen, wir müssen nur wissen, wie Sie arbeiten. Das ist total wichtig für die Datensicherheit. Transparenz heißt: Die Mitarbeitenden sollen informiert sein, welche Daten im Intranet gespeichert sind, zu welchem Zweck und wie lange. Das ist Pflicht.

Es gibt immer einen Konflikt zwischen dem Informationsbedarf der Projektleitung und dem, was die Datenschutzbeauftragten erlauben. Fragen Sie deshalb den Anbieter konkret: Sind Reaktionen und Kommentare erlaubt, kann man das für diese Funktion haben und für jene nicht, was ist konfigurierbar und was nicht? In der Cloud brauchen Sie außerdem einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der ist gesetzlich nötig. Fazit: Datenschutzbeauftragte und Betriebsrat früh einbeziehen.

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Langfristig denken: Kriterien für die Auswahl 50:55

Erwan Guiziou: Zu den Ansätzen, das Intranet langfristig weiterzuentwickeln: Denken Sie langfristig, ein Intranet ist nicht für ein Jahr da, sondern für mehrere Jahre. Wie wichtig ist Ihnen die Sicherheit? Wie hoch ist der Souveränitätsbedarf? Wiegt der Preis als Kriterium 70 Prozent oder 30 Prozent? Je nachdem bekommen Sie ein anderes Intranet.

Ist der Preis des Anbieters transparent, weiß ich, was die Wartung kostet, was der Support kostet und was künftige Anpassungen kosten? Oder kenne ich nur den Anfangspreis und sonst nichts? Ist die Lösung skalierbar, lässt sie sich erweitern? Ist sie personalisierbar, nicht nur bei Corporate Identity und Corporate Design, sondern auch mit verschiedenen Modulen, die ich Schritt für Schritt integrieren kann? Kann ich die Lösung anpassen, oder muss ich akzeptieren, was der Softwareanbieter mir gibt? Gibt es Kunden, die mir ähnlich sind, und kann ich mit ihnen sprechen? Und wie sieht das Support-Angebot aus, wie lange dauert eine Reaktion vom Anbieter oder von seinem Partner?

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Praxistipps: Design, Verzeichnisdienst, Migration, Messung 52:53

Erwan Guiziou: Praxistipps, die wir sehen: Corporate Design zählt. Der erste Eindruck entscheidet, ob es schön aussieht. Dafür sollten Sie sich Zeit nehmen, auch um die verschiedenen Zielgruppen zu interessieren.

Verbinden Sie das Intranet mit LDAP oder mit dem Active Directory, dann ist es viel einfacher, Gruppen, Rollen und Rechte zu verwalten. Aber Achtung: Dieses Verzeichnis sollte bereinigt sein. Garbage in, garbage out. Wenn dort Informationen stehen, die nicht stimmen, sehen Sie das später auch im Intranet.

Die Migration ist wichtig, unterschätzen Sie sie nicht, außer Sie wollen gar keine alten Inhalte übernehmen, dann ist es einfacher. Messungen habe ich vorher erwähnt: Die Kennzahlen gehören gleich an den Anfang. Was habe ich heute, was möchte ich in Zukunft haben?

Beziehen Sie die gesamte Organisation ein, nicht nur das Leitungsteam. Machen Sie Interviews und Umfragen, um zu erfahren, was sich die Leute wünschen. Ob Sie das dann umsetzen, ist eine andere Frage und hängt am Budget, aber Sie haben ein Ziel, und Sie können es schrittweise angehen: das dieses Jahr, das nächstes Jahr, das in zwei oder drei Jahren. Identifizieren Sie langfristig die nötigen Ressourcen, also Leute, die das dauerhaft betreuen, und identifizieren Sie Quick Wins, damit die Leute sehen, dass es ihnen etwas gebracht hat und immer wieder auf das Intranet kommen.

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Fazit: fragen, vergleichen, loslegen 55:04

Erwan Guiziou: Was sollten Sie jetzt tun? Informieren Sie sich bei den verschiedenen Anbietern. Es gibt einige auf dem Markt: Was können sie, wo sind die Schwächen, wo die Stärken? Stellen Sie einfach Fragen. Wir haben eher zu wenige als zu viele Fragen. Fragen Sie, wie das Werkzeug funktioniert, was es kann und was es nicht kann.

Vergleichen Sie Lösungen, die vergleichbar sind, also keine Low-Cost-Lösung mit einer Premiumlösung, denn dann ist der Preis natürlich unterschiedlich. Und vermeiden Sie, was wir Analysis Paralysis nennen: Legen Sie einfach los, Schritt für Schritt, natürlich mit einem Plan. Sonst wird es nie perfekt. Und teilen Sie die Herausforderungen mit dem Anbieter, sodass Sie zusammen ein Team bilden und nicht nur eine Lieferanten-Käufer-Beziehung haben.

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