Begrüßung, Agenda und die dreiteilige Webinarreihe 00:00
Marco Licht: Vielen Dank für die Begrüßung, und auch von mir herzlich willkommen zum ersten Teil unserer Webinarreihe, heute mit dem Thema Intranet heute: Was muss rein? Im ersten Teil zeige ich Ihnen, was heutzutage alles in ein modernes Intranet gehört. Es folgen zwei weitere Teile: Im nächsten Webinar gehen wir tiefer ins Social Intranet, danach kommt der Digital Workplace. So haben Sie vom klassischen Intranet bis zum komplexen Digital Workplace ein vollumfassendes Bild davon, was technisch möglich ist. Mein Name ist Marco Licht, ich bin Project Success Manager und Ihr Ansprechpartner rund um Intranet und Digital Workplace. Mit dabei ist mein Kollege Erwan Guiziou, der am Ende noch etwas über die Software erzählt und meine Präsentation hier und da mit Details füllt.
Erwan Guiziou: Guten Morgen. Ich komme am Ende der Präsentation dazu. Wenn Sie Fragen haben, benutzen Sie gern den Chat, dann antworten wir am Schluss.
Marco Licht: Die Agenda hat drei Hauptpunkte: das Intranet von heute, die Kernkomponenten und die Anwendungsfälle. Die Anwendungsfälle gehen wir live anhand unserer Demo durch, so sehen Sie neben der Theorie auch im Praxisteil, wie ein Intranet von heute aussehen könnte. Ich betone das könnte, denn das Intranet richtet sich rein nach Ihrer Organisation. Wir haben lediglich beispielhafte Szenarien aus unserer Erfahrung und aus den Projekten, die wir begleiten durften. Schreiben Sie mir gern nach dem Webinar für einen individuellen Demotermin, dann gehen wir Ihre Anwendungsfälle und Wünsche durch. Auch bei der Budgetplanung helfe ich Ihnen gern, damit Sie spätestens im nächsten Jahr mit Ihrer eigenen Plattform durchstarten können.
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Vom Intranet der 1990er zur vernetzten Plattform von heute 02:23
Marco Licht: Zuerst nehme ich Sie mit auf eine kleine Reise zu den Anfängen eines klassischen Intranets, so um die 2000er herum. Nicht einmal ein Jahrzehnt nach der Einführung des kommerziellen Internets, wie wir es heute kennen, gab es ab 1994 die ersten Intranets. Grob umschrieben ist ein Intranet nichts anderes als ein Internet nur für die Organisation. Das waren meist einzelne HTML-Seiten, und ganz wichtig: Sie waren nur im unternehmenseigenen Netzwerk aufrufbar, es gab keine Verbindung nach draußen. Es waren einzelne Seiten mit Informationen, Verzeichnissen und Dateien, im besten Fall gebündelt und per Menü aufrufbar, wie man es heute von einer Webseite kennt.
Die Kommunikation erfolgte damals ausschließlich von oben nach unten, vom Management an die Mitarbeitenden. Das primäre Ziel war, Informationen zur Verfügung zu stellen, damit alle auf dem aktuellen Stand waren. Das Intranet von heute ist seinem Grundprinzip der Top-down-Kommunikation zwar treu geblieben, aber über die Jahre kamen immer mehr Werkzeuge und Möglichkeiten dazu, etwa um das Wissensmanagement zu fördern. Es ist intuitiver und deutlich vernetzter geworden und gleicht eher einer Plattform, auf der alles miteinander verbunden ist: Die einzelnen Bereiche sind nahtlos ineinander verzahnt und in einer gemeinsamen Informationsarchitektur verbunden, Nachrichten, Flash Infos, Verzeichnisse, Dokumentenmanagement und vieles mehr.
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Sieben Jahre Lebensdauer und die Abgrenzung zum Digital Workplace 04:41
Marco Licht: Gut zu wissen: Ein Intranet hat heutzutage einen Lebenszyklus von plus minus sieben Jahren. Die Technik ändert sich rasend schnell, und in Zukunft wird es noch schneller gehen. Nach sieben Jahren empfehlen wir einen umfassenden Relaunch Ihres Intranets, um wieder auf dem aktuellen Stand zu sein.
Und wie grenzen wir das Intranet von heute zum Digital Workplace ab? Ganz einfach: Sie haben zwei Fernsehgeräte. Das linke ist das Intranet und bietet Ihnen alles zu Kommunikation, Effizienz und Wissenstransfer. Das Gerät daneben bietet genau das Gleiche, nur mit dem Unterschied, dass es eine Verbindung zum Internet hat. Sie können weitere Apps installieren oder Software von Drittanbietern andocken, jederzeit. Das ist der Smart TV. Links also ein ganz normales Fernsehgerät ohne Apps, die ich installieren kann, rechts ein Gerät, an dem ich jederzeit Apps und Drittanbieter-Software installieren kann.
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Umfrage 1: Wie alt ist Ihr Intranet? 06:18
Marco Licht: Bevor wir in die einzelnen Module des Intranets von heute gehen, würde mich interessieren, wie alt Ihr Intranet aktuell ist, vorausgesetzt, Sie haben eines im Einsatz.
| Mehr als 10 Jahre | 25 % |
| 0 bis 3 Jahre | 23 % |
| 3 bis 6 Jahre | 23 % |
| 7 bis 10 Jahre | 16 % |
| Kein Intranet im Einsatz | 13 % |
Marco Licht: Ziemlich aufgeteilt. Was ich immer spannend finde, ist der Anteil mit mehr als zehn Jahren. Wir hatten neulich ein Gespräch, da waren es sogar zwanzig Jahre. Ich finde das toll, denn damals waren diese Organisationen wirklich früh dabei und bei den Vorreitern des Intranets und haben es maßgeblich mitgestaltet. Nur, wie gesagt: Nach etwa sieben Jahren empfiehlt es sich, einen Relaunch zu starten.
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Kommunikation: die vier Grundpfeiler und die Flash Info 08:22
Marco Licht: Kommen wir zur ersten Kernkomponente des Intranets von heute, der Kommunikation. Ich habe vier typische Beispiele mitgebracht, wie Kommunikation im Intranet von heute gestaltet sein kann: Flash Infos, Nachrichten, Dashboards und Artikel zu bestimmten Themen. Das sind für mich die vier Grundpfeiler der internen Kommunikation.
Die Flash Info ist meist mit einem markanten Banner dargestellt und vermittelt dringliche Informationen. Sie ist stets mit einem Ablaufdatum versehen, denn wenn man die ganze Zeit so einen roten Banner im Intranet hat, geht der Effekt der Dringlichkeit nach kürzester Zeit verloren. Der Banner ist meist im ersten Drittel sofort ohne Scrollen sichtbar und wird im Standard in drei Stufen ausgeliefert. Blau sind Mitteilungen, die zur Kenntnis genommen werden, etwa das nächste Quartalsmeeting am Freitag. Orange sind wichtige Mitteilungen wie Wartungsarbeiten von 20 bis 21 Uhr oder eine geschlossene Kantine. Die Kantine nehme ich immer, weil das für manche Mitarbeitende schon zur höchsten Stufe gehört.
Rot ist dringlich und wichtig, etwa eine anstehende Sicherheitsschulung. Solche Meldungen können optional von allen bestätigt werden. So hat die Organisation die Rückinfo, dass wirklich alle Mitarbeitenden die Information erhalten und mit der Lesebestätigung auch gelesen haben, und kommt ihrer Informationspflicht nach.
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Nachrichten: das Kommunikationshub, Gruppen und Validierer 10:32
Marco Licht: Die Nachrichten sind der zweite Punkt. Sie können nach Belieben dargestellt werden, im Karussell, untereinander, nebeneinander, automatisch durchscrollend, wie auch immer. Die Nachrichten bilden Ihr Kommunikationshub: Hier werden alle Nachrichten, Artikel und Newsletter gesammelt und übersichtlich dargestellt. Es kann gesteuert werden, welche Gruppe was sieht, und es gibt die Möglichkeit, einen Newsletter für externe Partner, Kunden oder Lieferanten einzubinden.
Zur Steuerung ein Beispiel: Ich kann weniger Nachrichten sehen als mein Kollege Herr Guiziou, denn in seiner Managementfunktion könnte er Geschäftsberichte oder Informationen über Verträge seiner Abteilung in den Nachrichten haben, die mich prinzipiell nichts angehen und die ich auch gar nicht wissen möchte. Bei Nachrichten und Artikeln lassen sich außerdem Validierer bestimmen. Das heißt: Entweder können alle Mitarbeitenden Nachrichten schreiben, sie müssen aber zuvor von einer zentralen Stelle freigegeben werden, oder es gibt nur bestimmte Personen, die Nachrichten schreiben dürfen. Das können Sie fein steuern. Typische Inhalte sind eine Mitteilung über das vergangene Firmenevent oder eine neue Partnerschaft.
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Artikel: der Editor, eingebundene Inhalte und die Freigabe 12:13
Marco Licht: Kommen wir zu den Artikeln. Zuerst die Abgrenzung: Das Nachrichtenmodul ist das Hub, in dem alle Artikel und Newsletter übersichtlich dargestellt werden, die Artikel sind die einzelnen Beiträge dazu. Bei der Gestaltung haben Sie unseren WYSIWYG-Editor, also what you see is what you get. So einen Editor sehen Sie heute oft: Sie können Aufzählungen erstellen, Text ändern, fett und kursiv setzen, Farbe hinterlegen. Und Sie haben die Möglichkeit, nahezu alle Inhalte einzubinden, Mindmaps, Dokumente, Bilder.
Artikel können auch extern geteilt oder direkt an die Webseite der Stadt oder Kommune angebunden werden. Vorausgesetzt, man hinterlegt zum Beispiel die Kategorie Webseite, spiegelt sich der Artikel automatisch dorthin. Artikel lassen sich vorplanen und durch bestimmte Stellen validieren. Das zieht sich wie ein roter Faden durch: Überall, wo Sie mit Inhalten und Texten zu tun haben, können Sie vorplanen, gestalten und validieren lassen. Auch hier stellt sich die Frage, ob alle Mitarbeitenden Artikel erfassen dürfen oder nur einzelne Mitglieder der internen Kommunikation. Das sind Dinge, die man im Projekt vorher bestimmen sollte.
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Dashboards: Daten aus anderen Anwendungen anbinden 14:14
Marco Licht: Bei den Dashboards verhält es sich ähnlich wie mit den Nachrichten. Es gibt Dashboards, die nur für manche Gruppen sichtbar sind, und solche fürs Management oder für andere relevante Benutzergruppen wie die IT. Böse gesagt interessiert niemanden außer der IT die aktuelle Serverauslastung, aber genau solche Zahlen braucht die IT. Die Daten können Sie flexibel auch von anderen Anwendungen anbinden und darstellen. Sie müssen sie also nicht noch einmal extra im Intranet erfassen, sondern können Drittwerkzeuge anbinden, sodass das Intranet die Daten für die Dashboards automatisch zieht. Sie werden erfasst und so dargestellt, wie Sie es einstellen.
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Zusammenarbeit: Arbeitsbereiche als Intranet im Intranet 15:15
Marco Licht: Dann kommen wir zur zweiten Kernkomponente, der Zusammenarbeit. Hier möchte ich Ihnen die Arbeitsbereiche erläutern, denn mit ihrer Vielzahl an Möglichkeiten sind sie fast das Kernstück eines modernen Intranets. Die Arbeitsbereiche, bei uns Communities genannt, sind universell einsetzbar, und der Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Informationen können beliebig breitmaschig oder sehr detailliert pro Arbeitsbereich kommuniziert und gestreut werden.
Zur Veranschaulichung habe ich ein Szenario gemappt, aber passen Sie gut auf, denn das Thema ist sehr individuell. Das Intranet von heute steht wie ein Dach über allem. Hier werden Informationen platziert, die alle etwas angehen, etwa dass die Organisation etwas erreicht oder gewonnen hat. An dieses Dach können einzelne Arbeitsbereiche angedockt werden, nehmen wir das Amt 10. Dort werden zusätzlich zu den organisationsweiten Neuigkeiten Themen geteilt, die hauptsächlich für das zuständige Amt von Bedeutung sind. Das ist wie ein kleines Intranet im Intranet, etwa der aktuelle Stand des Intranet-Projekts oder die Nachbetreuung neu aufgekommener Anwendungsfälle.
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Arbeitsbereiche nach Themen oder als Projekt mit Ende 17:36
Marco Licht: Sie können den Arbeitsbereich auch unter Themen laufen lassen. Dazu habe ich ein Alternativszenario mit interner Kommunikation, IT und Pressestelle. Aber keine Sorge, bei der Strategie sind wir mit unserer Erfahrung an Bord, und die Arbeitsbereiche können beliebig an Ihre vorhandene Organisationsstruktur angepasst werden.
Statt Ämtern können auch Projekte als Arbeitsbereich angelegt werden. Ganz rechts sehen Sie ein Bauprojekt: Das Projekt hat einen Start und ein Ende und wird nur für diese Zeit als Arbeitsbereich genutzt. Danach kann der Arbeitsbereich in ein Wiki umgewandelt und archiviert werden. Mit den Communities, also den Intranets im Intranet, haben Sie alle Möglichkeiten, effektiv und effizient in Ihrer Organisation zu arbeiten.
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Effizienz: Dokumentenmanagement, Versionierung und die Volltextsuche 18:44
Marco Licht: Damit habe ich auch schon die Überleitung zur dritten Kernkomponente geschaffen, der Effizienz. Um die Effizienz Ihrer Organisation zu steigern, habe ich drei typische Anwendungen herausgesucht: das Dokumentenmanagement, die Notizen und das Verzeichnis. Mit dem Dokumentenmanagement haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dateien. Wichtig zu erwähnen: Wir sind keine offizielle Archivierungssoftware, das kann unser System nicht übernehmen. Aber existierende Archivierungssysteme können jederzeit nahtlos angebunden werden. Dabei ist es egal, ob Sie noch ein Laufwerk haben, ein Drittsystem im Einsatz oder gar nichts. Der Clou ist: Sie sehen dann auch genau, aus welcher Quelle was kommt.
Mit unserem Dokumentenmanagement haben Sie automatisch eine Versionierung. Bei ungewollten Änderungen kann die alte Version geladen und wiederhergestellt werden, und Sie können vorher vergleichen, was geändert wurde. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, wird es automatisch gesperrt. So gibt es nicht verschiedene Versionen desselben Dokuments, sondern immer nur eine, und es wird verhindert, dass veraltete Dokumente in Umlauf geraten. Falls gewünscht, können Sie das Dokument jederzeit für die Zusammenarbeit öffnen, dann arbeiten mehrere Mitarbeitende gleichzeitig daran.
Zusätzlich greift die Dokumentenindexierung nahtlos ein. Sie erweitert die Suche im Intranet in die Dokumente hinein: Die Suche sucht nicht nur nach Titeln, sondern scannt auch Inhalte und Texte. Das ist sehr nützlich, wenn Sie noch wissen, was in einer Präsentation vorkam, aber nicht mehr, welche das war. Dafür bin ich prädestiniert. Ich gebe einfach einen Inhalt in die Suche ein, den ich noch im Kopf habe, und finde die Präsentation trotzdem. Das Dokumentenmanagement kann übergreifend im ganzen Intranet eingesetzt werden, und zusätzlich hat jeder Arbeitsbereich sein eigenes.
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Notizen: Tags, Versionierung und das Ende des Klebezettels 22:20
Marco Licht: Mit den Notizen können Sie jederzeit Gedanken und To-dos aufschreiben. Der Vorteil im Intranet von heute liegt in der Organisation der Notizen: Sie können sie mit Tags kennzeichnen und bestimmten Themen zuordnen. Auch hier haben Sie eine automatische Versionierung. Das ist genau das Richtige für Leute wie mich, denn schon oft habe ich auf dem Handy eine Notiz verändert oder einen Teil gelöscht, und zwei Tage später hätte ich den gelöschten Teil wieder gebraucht. Im Intranet kann das nicht mehr passieren, für mich ein absoluter Traum. Sie können außerdem Bilder, Links und Dateien hinzufügen. Da kommt der schnöde Klebezettel an seine Grenzen, und Ihr Schreibtisch wird sich freuen, Sie mal wieder zu sehen.
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Verzeichnis: Organigramm und Kompetenzsuche statt Papierliste 23:29
Marco Licht: Ich habe schon oft gehört, dass es heute immer noch Verzeichnisse aus Papier gibt. Und da komme ich zu meiner Annahme: Sobald das Verzeichnis gedruckt wurde, ist es eigentlich schon wieder veraltet. Gerade in großen Organisationen verändert sich so viel. Hier kommt das Verzeichnis im Intranet ins Spiel: Damit finden Sie jederzeit die richtigen Stellen und Personen. Auch Organigramme sind stets aktuell und interaktiv, so haben Sie den Überblick über alle Bereiche und können Verbindungen anschauen. Ganz toll ist die Kompetenzsuche: So machen Sie genau die Person ausfindig, die Ihnen weiterhelfen kann, etwa jemanden, der HTML oder CSS kann oder eine bestimmte Software beherrscht.
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Wissen und Wissenstransfer: das Wiki 24:40
Marco Licht: Nun sind wir bei der letzten Kernkomponente, dem Thema Wissen und Wissenstransfer. Welche Organisation kennt es nicht: Langjährige Mitarbeitende verlassen die Organisation, und mit ihnen geht gefühlt die halbe Brockhaus-Enzyklopädie an Wissen. Um dem vorzubeugen, gibt es im Intranet von heute Bereiche wie das Wiki, geführte Touren und den FAQ-Bereich.
Fangen wir mit dem Wiki an. Um Wissen allen zugänglich zu machen und vor allem überhaupt zu erfassen, haben wir das klassische Wiki. Ein Wiki kann jederzeit angelegt werden, gern schon während eines Meetings, wenn ein Wissenstransfer stattfindet. Sie haben wieder den gewohnten Editor: Textpassagen hervorheben, Listen, Tabellen, Karten, Links, Bilder, Leitfäden, Mindmaps. So erschaffen Sie nicht einfach eine Textwüste, sondern einen interaktiven Wissensbeitrag, der Spaß macht zu lesen. Sie können auch Drittsysteme wie Jira oder Redmine anbinden und das Wiki so gestalten, dass es sich von selbst befüllt und wächst. Wird ein Vorgang in Jira als gelöst gekennzeichnet, entsteht automatisch ein Wiki-Eintrag.
Die Wissensartikel können mit Kategorien versehen werden, auf Wunsch in verschiedenen Sprachen und wie immer mit Versionsverlauf. Das gilt auch für Artikel: Sie können jederzeit wählen, ob etwas auf Deutsch, Französisch oder Englisch hinterlegt wird. Ein wichtiger Punkt: Das Wiki kann auch fürs Offboarding verwendet werden. Mitarbeitende, die die Organisation verlassen, bündeln vorher noch ihr Wissen im Wiki. Und wie überall im Intranet von heute haben Sie ein individuelles Rechtesystem im Hintergrund. So darf zum Beispiel jede und jeder Beiträge erstellen, oder nur bestimmte Wissensvermittler, oder es wird validiert. Mitarbeitende können zu Wikis beitragen, sodass diese in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess verfeinert werden.
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Geführte Touren: Schritt für Schritt durch das Intranet 27:28
Marco Licht: Geführte Touren bieten eine tolle Möglichkeit, Neuerungen zu erklären. Eine geführte Tour ist ein interaktiver Schritt-für-Schritt-Guide, der mich an die Hand nimmt, um bestimmte Module oder Bereiche im Intranet zu erklären. Prädestiniert ist sie fürs Onboarding oder allgemein als verlässlicher Guide. Im Intranet von heute ist die geführte Tour eigentlich selbstverständlich geworden, Sie kennen das von Software, dass man erst so eine Tour durchläuft. Von Haus aus sind zu allen unseren Modulen geführte Touren hinterlegt. Wenn Sie eigene Inhalte vermitteln oder besondere Bereiche kreieren wollen, die vom Standard abweichen, können Sie jederzeit eigene Touren hinterlegen. So erschaffen Sie zu jedem Bereich die passende Tour, vielleicht sogar mit eigenem Maskottchen ganz nach dem Vorbild von Karl Klammer.
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FAQ: Wenn die Statistik den Schulungsbedarf verrät 28:47
Marco Licht: Kommen wir zum FAQ-Bereich. Smart genutzt bietet er meiner Ansicht nach unfassbar viel Potenzial, denn hier beantworten Sie die meistgestellten Fragen für Ihre Mitarbeitenden. Und jetzt kommt der Clou: Wenn Sie in der Statistik sehen, dass auf einer bestimmten Frage jeden Tag fast mehr Verkehr ist als auf Ihrer Webseite, bietet es sich an, hier eine Schulung zu geben. Denn bei dieser Frage scheint es Schulungs- oder Nachholbedarf zu geben.
Die Fragen können mit Kategorien oder Stichwörtern versehen werden, so findet man immer die passende Antwort zu seinem Thema. Auch hier haben Sie alle Mittel an der Hand: Dürfen alle Mitarbeitenden Fragen stellen und beantworten, dürfen nur Wissensvermittler antworten, oder werden typische Fragen aus der Organisation gesammelt, dort platziert und gleich beantwortet? Sie haben es in der Hand.
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Vier Anwendungsfälle für die Demo 30:05
Marco Licht: So kommen wir nach der ganzen Theorie zu typischen Anwendungsfällen, jetzt geht es in die Praxis mit Beispielen in unserem Demoportal. Auch hier ist das nur ein kleiner Auszug aus dem Alltag, vereinbaren Sie gern eine Demo, dann gehe ich speziell Ihre Anliegen mit Ihnen durch. Wir haben vier Themen: Flash Info, Artikel, Verzeichnis und FAQ. Bei der Flash Info machen wir eine Meldung wegen der Sicherheitsschulung, wir posten einen Artikel zum Thema KI, wir suchen im Verzeichnis die richtige Ansprechperson, weil wir als neue Mitarbeitende Hansefit beantragen wollen, und wir stellen eine Frage zu einem Prozess, die auch andere interessieren könnte.
Gerade im FAQ-Bereich stand auch auf einer Folie: Eine Frage, alle profitieren. Wenn Sie da Fragen haben, ist es sehr wenig Arbeit, diese zu beantworten oder beantworten zu lassen. Aber der Wissenstransfer, der mit dieser Antwort stattfindet, ist im Vergleich zum Aufwand einfach riesig.
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Demo: eine Flash Info für die Sicherheitsschulung anlegen 31:37
Marco Licht: Jetzt teile ich das Demoportal. Hier begrüßt uns schon die geführte Tour, ich klicke sie kurz durch, damit Sie sehen, wie so etwas aussehen kann: Hier geht es zurück zur Startseite, hier wird die Suche erläutert. Diese Tour können Sie auch individuell selbst gestalten, oder Sie nehmen die vordefinierten Touren, die wir schon bieten. Ich bin als Administrator angemeldet, da hat man ein paar mehr Berechtigungen.
Wir wollen jetzt eine Flash Info erstellen, es geht um die Sicherheitsschulung am 8.8.2024. Das ist eine dringende Meldung, es gibt Information, Hinweis und dringend, und diese ist verpflichtend für alle Mitarbeitenden. Ausblendbar lassen wir auf ja, dann können die Mitglieder sie als gelesen markieren. Sprache automatisch auf Deutsch, Arbeitsbereich Allgemeines, damit sie alle sehen. Ich möchte heute veröffentlichen, und sie läuft am 8.8. ab. Eine Empfängergruppe lege ich nicht fest, dann wird die Nachricht für jeden sichtbar. Sichern, zurück, und das war es schon: Jetzt haben wir einen markanten roten Banner im ersten Drittel, der sofort ins Auge sticht.
Auch dieses Portal ist wieder nur ein Beispiel, vom Layout wie von den Farben her. Sie können es komplett an Ihr Corporate Design anpassen, Ihr Logo einfügen, zweispaltig oder dreispaltig, das geht heutzutage alles.
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Demo: Artikel schreiben, Lesezeit, Leseliste, verwandte Inhalte 34:19
Marco Licht: Als Zweites hat die Pressestelle einen Artikel, den sie veröffentlichen möchte. Dafür gehe ich ins Nachrichtenhub und füge einen Artikel hinzu, ein Bild habe ich auch irgendwo. Sie sehen: Sie bekommen sofort Feedback, und mit dem Editor sehen Sie auch, wie es später aussehen wird. Wir brauchen noch den Hauptabsatz, dann kopiere ich den Text hinein. Und dann kommt etwas, das mir sehr gefällt.
Hier oben sehen Sie den WYSIWYG-Editor. Über das Plus können Sie Datei, Bild, Video, verlinkte Inhalte, Aufgaben und Galerien einbinden, einfach alles. Ganz wichtig heutzutage: GIFs. Ein gut platziertes GIF vermittelt mehr als tausend Worte. Sie sehen auch die Hervorhebungen, den Fettdruck, und ich kann eine Farbe hinterlegen. So, wie Sie es hier sehen, wird es später auch zu sehen sein. Veröffentlichungsdatum unmittelbar, kein Ablaufdatum, in die globalen Nachrichten, dazu eine Zusammenfassung und ein Thema. Standardleserechte heißt, dass jeder lesen kann, eine Lesebestätigung brauche ich nicht, Kommentare kann ich ein- oder ausblenden.
Ich kann auch verwandte Inhalte auswählen, wenn ich zu diesem Artikel bestimmte andere hinterlegen möchte. Es zieht aber auch von selbst passende Inhalte, wenn Sie nichts hinterlegen. Arbeitsbereich wieder Allgemeines, dann veröffentliche ich. Und jetzt kommt, was ich besonders mag: Es ermittelt automatisch die Lesezeit. Wenn ein Artikel zehn Minuten braucht, dann interessiert er mich zwar, aber ich möchte mir die zehn Minuten gerade nicht nehmen. Also packe ich ihn in die Leseliste, die ich in meinem Profil unter den Lesezeichen finde, und lese ihn später. Sie sehen auch meinen farbig hinterlegten Teil, eins zu eins wie im Editor, und unten hat es automatisch drei andere Artikel gezogen, die interessant sein könnten.
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Demo: die richtige Ansprechperson im Verzeichnis finden 38:19
Marco Licht: Kommen wir zum dritten Thema, dem Verzeichnis. Eine neu angestellte Person möchte sich über Hansefit informieren. Ich gehe in den Anwendungsstarter und ins Verzeichnis. Das Tolle hier: Sie haben mehrere Möglichkeiten. Sie können direkt nach einer Person suchen. Hansefit siedle ich persönlich eher im Personalbereich an, also gebe ich HR ein und schaue, was das Verzeichnis ausspuckt. Da wären Norbert Nord und Benjamin Buendner, die haben also mit HR zu tun, bei einem von beiden kann ich mich melden.
Oder ich klicke mich durchs Organigramm. Hier ist die Bereichsleitung, ein Klick weiter komme ich zu den Fachbereichen, und dort steht der leitende Personalsachbearbeiter im Fachbereich Human Resources. Ein Klick, und ich sehe Norbert Nord. Der andere ist verloren gegangen, weil ich das in der Demo nicht so gepflegt habe, normalerweise wäre er auch dabei.
Die dritte Möglichkeit ist die Expertensuche zu einem bestimmten Thema, wie gesagt zum Beispiel HTML oder CSS. Ich gebe hier Hansefit ein, das hatte ich in der Vorbereitung als Fachgebiet hinterlegt. Wenn ich Hansefit auswähle, kommt Norbert Nord, und wenn ich ihn anklicke, kann ich ihn gleich anrufen, einen Chat öffnen oder einen Videoanruf starten. So habe ich in kürzester Zeit die passende Ansprechperson gefunden und muss mich nicht kompliziert über den Flurfunk hocharbeiten. So spart man nicht nur die eigene Zeit, sondern auch die der anderen.
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Demo: eine Frage im FAQ stellen 40:40
Marco Licht: Kommen wir zum vierten Thema, den FAQs. Ein Mitarbeitender hat eine Frage zu einem Prozess, die auch andere interessieren könnte. Wir haben hier eine eigene Hilfe-Community, wieder themenbezogen. Man kann das abteilungs- oder themenbezogen machen. Hier sieht man schon eine Frage: Wie funktioniert das mit den Aufgaben? Und wichtig: Man sieht auch, dass diese Frage beantwortet wurde und eine beste Antwort hat.
Sie kennen das vielleicht von Stack Overflow: Da kann man eine Frage stellen, und es gibt viele Antworten. Auch hier wird die beste beziehungsweise richtige Antwort gleich oben angepinnt, sodass man unter der Frage direkt die Lösung sieht und sich nicht erst durch zehn oder fünfzehn Antworten wühlen muss. Jetzt stellen wir selbst eine Frage: Wie rechne ich Reisekosten über 24 Stunden ab, denn mit dem Standardformular komme ich nicht weiter? In meiner Frage geht es um die Reisekosten, ich veröffentliche und gehe zurück. Sie sehen: noch kein grüner Haken, weil noch niemand geantwortet hat. Wenn ich morgen wieder reinschaue, werden verschiedene Antworten da sein. Auch hier lässt sich einstellen, ob alle antworten dürfen oder nur bestimmte Stellen.
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Umfrage 2: Wo steht Ihr Intranet? Und was aus der losen Werkzeuglandschaft wird 43:35
Marco Licht: Falls wir auf weitere Anwendungsfälle eingehen dürfen, sagen Sie mir gern Bescheid, dann spielen wir ein paar von Ihnen durch. Wir haben noch eine Umfrage: Wie weit ist Ihr Intranet im Vergleich zu unserem Beispiel von heute? Gerade bei den älteren Intranets: Sind Sie schon Vorreiter, haben Sie das alles schon angedockt, oder gibt es doch noch Unterschiede?
| Intranet | 35 % |
| Lose Werkzeugsammlung | 30 % |
| Digital Workplace | 24 % |
| Social Intranet | 11 % |
Marco Licht: Sehr ausgeglichen. Zur losen Werkzeuglandschaft kann ich Ihnen mitgeben: Die können Sie jederzeit behalten, weiter benutzen und im Intranet andocken, um alles an eine zentrale Stelle zu bringen. Nur macht es beim Projekt oft Sinn, genauer hinzusehen, denn ein Intranet bringt heute schon viele Module out of the box mit, die mit ausgeliefert werden. Keine Angst: Module, die Sie nicht haben möchten, können Sie ausblenden, auch das lässt sich fein steuern. Wenn Sie Ihre Werkzeuge liebgewonnen haben und weiter damit arbeiten wollen, ist auch das kein Thema, dann vereint das Intranet einfach Ihre Werkzeuglandschaft.
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Bonus: Rollout-Plan, notwendige Schritte und der Ausblick auf Teil zwei 46:19
Marco Licht: Ich habe Ihnen noch zwei Folien als Bonus für den Nachgang in die Vortragsfolien gepackt. Einmal einen beispielhaften Rollout-Plan, damit Sie sehen, wie so ein Rollout aussehen kann, wenn es mit Ihrem Intranet von heute ans Eingemachte geht. Den kann man immer gebrauchen. Dasselbe gilt für die Übersicht der notwendigen Schritte. In meinem letzten Webinar ging es um einen Schritt-für-Schritt-Guide zur Umsetzung Ihres neuen Intranets, schreiben Sie mir gern, dann lasse ich Ihnen die Aufzeichnung und die Folien zukommen.
Damit bin ich am Ende meiner Präsentation. Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit meinen Beispielen zeigen, was ein Intranet von heute alles kann, aber denken Sie bitte daran: Es waren nur beispielhafte Szenarien. Ein Intranet von heute können Sie sich vorstellen wie eine grüne Lego-Spielwiese, technisch ist nahezu alles möglich. Eine kleine Vorwarnung: Ich melde mich in den nächsten Tagen bei Ihnen und freue mich riesig über Feedback zum Webinar, gerade mit Blick auf die Reihe. Den Live-Teil habe ich heute bewusst eingebaut, weil sich viele einen gewünscht haben. Merken Sie sich gern schon den 24. September vor, dann geht es weiter mit dem zweiten Webinar zum Thema Social Intranet.
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Jalios: Frankreich, Freiburg, 22 Jahre und der Funktionsumfang 48:45
Erwan Guiziou: Jalios ist eine Firma aus Frankreich, wie Sie hören können. Wir sind in Frankreich im Bereich Digital Workplace zu Hause und haben seit Ende letzten Jahres eine GmbH hier in Freiburg. Sie sehen, wir haben ziemlich viele aktive Kunden und sind seit 22 Jahren am Markt. Das heißt, wir haben sehr viel Erfahrung gesammelt, aber auch sehr viele Funktionen. Bald kommt eine Studie einer externen Beratung heraus, in der wir mit dem Wettbewerb verglichen werden, und dort heißt es, wir hätten die meisten Funktionen für eine solche Software am Markt. Das kann das Ganze ein bisschen komplex machen, man kann es aber auch als komplett sehen: Sie können auswählen, was Sie brauchen und was nicht.
Erwan Guiziou: Deswegen diese Reihe von Präsentationen von Marco über Intranet, Social Intranet und Digital Workplace, damit Sie verstehen, was heute möglich ist, und damit Sie überlegen, was für Sie wichtig ist und was nicht. Dann können Sie bei uns genau auswählen, was Sie brauchen. Als Softwarehersteller sind wir stark auf Innovation und Entwicklung ausgerichtet. Oft gefragt wird die Verbindung mit dem Active Directory: Die ist im Standard enthalten, Single Sign-on auch. Wir haben ein sehr starkes Rollen- und Rechtemanagement und sind im kollaborativen Bereich ziemlich weit vorn. Und Sie können viele andere Drittanwendungen verknüpfen, aber das ist das Thema des dritten Webinars.
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Frage: Mehrsprachigkeit, 16 Sprachen und der Übersetzungsknopf 52:09
Moderation: Ich danke Ihnen beiden erst einmal im Namen der Teilnehmenden für die Präsentation und den Einblick in die Systeme und die Beispiele. Ich würde gern noch ein paar Fragen aus dem Chat aufgreifen. Gibt es eine automatische Funktion für Übersetzung, oder müssen sie manuell hinterlegt werden?
Erwan Guiziou: Die Software ist mehrsprachig, wir haben 16 Sprachen im Standard. Aber Sie müssen es so sehen: Ein Artikel kann in drei Sprachen kommen, nicht jede Organisation braucht 16. Sie wählen aus, welche Sprachen Sie brauchen. Dann schreiben Sie den Text auf Deutsch, und wenn Sie eine Übersetzung wollen, gibt es zwei Lösungen. Entweder Sie wechseln auf Englisch und schreiben ihn dort, dann sieht ihn die Person, die auf Englisch navigiert, auf Englisch. Wenn Sie das nicht machen, sieht diese Person den deutschen Text und hat einen Übersetzungsknopf darunter, den sie anklicken kann.
Erwan Guiziou: Die Übersetzung machen nicht wir, sondern wir rufen eine dritte Anwendung auf, Google Translate, IBM Watson, DeepL und so weiter. Sie müssen uns als Organisation sagen, welche Übersetzungssoftware Sie benutzen, und Sie brauchen dort ein eigenes Abo. Wir stellen sozusagen nur die Verbindung her: Wir fragen die Übersetzungssoftware, nehmen die Antwort und zeigen sie an.
Moderation: Komme ich an die Übersetzung heran, um zu korrigieren? Das ist ja immer das Problem, perfekt ist sie noch nicht.
Erwan Guiziou: Je nach Kontext kann es verschiedene Übersetzungen geben. Sie können den Text natürlich editieren, ändern und veröffentlichen, wenn Sie den Zugriff dazu haben. Sie können die Übersetzung nehmen, den Artikel selbst editieren und sie fest im Artikel speichern, damit die nächste Person nicht mehr übersetzen muss. Wir haben auch ein Cache-System, damit die Übersetzungssoftware nicht unnötig benutzt wird, denn das kostet Geld, ich glaube pro Wort.
Marco Licht: Einen Punkt ergänze ich gern: Man kann es auch im Vorfeld in verschiedenen Sprachen hinterlegen. Das ist mehr Arbeit, weil man den Text zu jeder Sprache vorliegen haben muss, aber es geht per Default.
Erwan Guiziou: Genau, und das sieht man bei wichtigen Mitteilungen. Wenn die Geschäftsführung einen Artikel veröffentlicht, übersetzt ein Team ihn in verschiedene Sprachen, damit alle ihn richtig verstehen. Die automatische Übersetzung ist noch nicht perfekt, obwohl DeepL, das ich seit Jahren viel benutze, deutlich besser geworden ist.
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Frage: KI in Suche, Artikeln und Video-Untertiteln 57:09
Moderation: Kann KI im Dokumentenmanagement eingesetzt werden, etwa bei der Suche, oder wird sie schon eingesetzt?
Erwan Guiziou: Ja, wir haben KI seit Anfang des Jahres integriert, nicht nur bei der Suche, sondern auch bei der Artikelerfassung. Wenn Sie überhaupt keine Idee haben und nur ein Thema, können Sie die KI fragen, dann produziert sie etwas mit Vorteilen und Nachteilen. Und natürlich bei der Suche und bei Zusammenfassungen, nicht nur bei Artikeln, sondern auch bei Videos: Wir können Untertitel produzieren und diese zusammenfassen. Typischerweise haben Sie ein einstündiges Video und wissen, dass ein Thema irgendwann darin vorkommt. Dann lassen Sie die Untertitel produzieren, fassen sie zusammen und haben das Video in fünf Minuten gelesen.
Marco Licht: Das zeigen wir im Webinar zum Digital Workplace. Ich benutze KI sehr gern: Ich habe zum Beispiel zehn Dokumente und füttere unsere KI damit, sodass ich nicht jedes Mal alle durchsuchen muss. Ich frage einfach nach einem Punkt, von dem ich weiß, dass er in einem der zehn Dokumente steht, und die KI sucht ihn heraus und liefert die Antwort. Da bin ich ein großer Fan davon, und zwar unabhängig davon, in welcher Sprache die Dokumente sind.
Erwan Guiziou: Das ist erstaunlich. Wir haben das auch für offizielle Dokumente gemacht, die nur in einer Sprache vorliegen, alles gesammelt und der KI gegeben. Dann kann man in seiner eigenen Sprache Fragen stellen. Das ist auch gut für den Support.
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Frage: Lebenszyklus der Informationen und Abonnements 59:10
Moderation: Wie ist das Lifecycle-Management von Informationen implementiert? Es geht darum, veraltete Informationen zu unterdrücken.
Erwan Guiziou: Wir haben Workflows auf der Plattform. Man kann definieren, wie der Lebenszyklus aussieht, und wir überlegen mit Ihnen zusammen, welche Workflows Sie bauen. Aus Sicht der Nutzenden können Sie sich auf verschiedene Themen abonnieren: Wir haben Kategorien, und dann bekommen Sie automatisch die Nachrichten, für die Sie sich angemeldet haben. Wenn Sie einen Kommentar zu einer Nachricht, einem Wiki oder einem Blog machen, bekommen Sie automatisch die Updates, Sie können sich aber auch wieder abmelden. Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, genau die Informationen zu bekommen, die für Sie interessant sind.
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Frage: mehrstufige Prüfung, Rechte, Zweifaktor und Papierkorb 1:00:16
Moderation: Gibt es mehrstufige Verifizierungsabläufe, etwa für sicherheitskritische Inhalte? Die Rolle regelt, wer lesen darf, das ist klar. Aber gibt es eine zusätzliche Sicherheitsabfrage, damit man sicher sein kann, dass nicht jemand ein fremdes Login genutzt und in der Pause hineingeschaut hat?
Erwan Guiziou: Sie haben Rechte für jeden Artikel und jeden Inhalt, und zwar Rechte zum Erstellen, Ändern und Löschen. Das kann für jeden Inhalt, jede Person und jede Gruppe anders definiert sein, das ist ziemlich streng. Wenn Sie etwas löschen wollen, kommt sowieso die Frage, ob Sie sicher sind, ein- oder zweimal, und es gibt einen Papierkorb, aus dem Sie dann noch einmal löschen müssen. Man muss es also wirklich wollen. Und es gibt Backups, Sie können die Information also zurückholen, wenn es ein Fehler war.
Marco Licht: Vielleicht ist die Frage auch so gemeint, dass beim Öffnen eines Artikels noch ein Fenster mit Zweifaktor-Authentifizierung aufgeht.
Erwan Guiziou: Zweifaktor-Authentifizierung gibt es bei der Plattform, beim Einloggen kann man verifizieren, wer Sie sind. Pro Artikel haben wir das aber noch nicht.
Marco Licht: Oder wenn man ein Dashboard mit sensiblen Zahlen aufruft, das habe ich so noch nicht gesehen.
Erwan Guiziou: Möglich ist es. Das ist das Schöne an der Plattform: Wenn solche Fälle kommen, können wir überlegen, wie wir das entwickeln.
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Frage: Vier-Augen-Prinzip und Freigabe-Workflows 1:03:04
Moderation: Ein Vier-Augen-Prinzip für das Veröffentlichen wichtiger Informationen geht aber schon? Also: Bereite mir das vor, und ich gebe es erst frei.
Erwan Guiziou: Das können Sie selbst definieren, überhaupt kein Problem. Man kann es auch sehr weit entwickeln, zum Beispiel zwei Stufen: erst der Manager, dann der Hauptmanager, und dann wird veröffentlicht. Oder Sie sagen: Wir haben eine Gruppe von acht Leuten, und wenn 80 Prozent zugestimmt haben, wird veröffentlicht. Sie können also auch Prozente setzen oder eine Kombination von beidem. Die Workflows haben keine Grenze, und die Workflow-Engine funktioniert per Drag and Drop, also nur Klicks, keine Programmierung.
Moderation: Wunderbar, denn Menschen machen Fehler. Wenn man fehlerhafte Dokumente einmal eingestellt hat, wird es mühsam, sie wieder herauszuziehen.
Erwan Guiziou: Es gibt verschiedene Stufen von Administratoren, und die können eingreifen, korrigieren und löschen, wenn etwas wirklich gegen das Gesetz verstößt. Das kommt aber selten vor, weil alles protokolliert ist: Man sieht, wer wann was gemacht hat. Das größere Problem ist eher das Gegenteil, nämlich die Leute zu motivieren, überhaupt etwas zu veröffentlichen und Informationen zu teilen.
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Frage: Wie lange dauert die Einführung? 1:05:28
Moderation: Angenommen, man möchte Jalios jetzt einsetzen und selbst ein Intranet machen: Wie lange muss ich dafür planen, wie sieht der Projektablauf aus, wie viele Ressourcen muss ich einplanen? Manpower hat ja keiner.
Erwan Guiziou: Die Antwort ist: Es hängt ab. Es hängt davon ab, wie weit Sie vom Standard weggehen. Wenn Sie im Standard bleiben, kann es sehr schnell gehen. Es macht auch einen Unterschied, ob Sie On-Premise oder in die Cloud gehen, weil wir in der Cloud weniger mit den IT-Leuten arbeiten müssen, das geht schneller. Es hängt auch davon ab, wie verfügbar die Leute in der Kundenorganisation sind und wie viel Ahnung sie von Digitalisierung und solchen Plattformen haben. Für eine On-Premise-Lösung ist es innerhalb von zwei bis drei Monaten möglich, wenn intensiv gearbeitet wird. In der Cloud könnte es innerhalb von ein bis zwei Wochen sein, wenn Sie wirklich im Standard bleiben, dann gibt es nur den Import der Leute.
Moderation: Software verändert sich schnell, Mitarbeitende auch. Ich denke, es ist ein durchgehender Prozess, ein Lebenszyklus: Man fängt irgendwo an, und dann gibt es immer wieder Ecken, an denen man nachstellen, umstellen und aktualisieren muss.
Erwan Guiziou: Das ist eine Neverending Story. Was bei uns gut ist: Wenn Sie die Wartung haben, bekommen Sie die neuen Module kostenlos. Es wird immer wieder aktualisiert, Funktionen, die nicht benutzt werden, fallen weg, neue kommen dazu. Natürlich muss man erklären, was neu kommt, und dann gibt es Change Management. Schulung und Kommunikation sind total wichtig: Die Software macht nicht alles, man muss auch die Leute motivieren. Wir haben viel Erfahrung gesammelt, ich war selbst Berater in diesem Feld, und wir haben auch externe Leute, die beim Community-Management helfen können.
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Abschluss und Veranstaltungshinweise 1:09:02
Marco Licht: Herzlichen Dank für die Aufmerksamkeit. Der 24. September ist die nächste Veranstaltung, Sie bekommen von mir noch die Info zum nächsten Webinar. Ich freue mich, Sie wiederzusehen.
Erwan Guiziou: Vielen Dank auch, und wenn es noch Fragen gibt, schreiben Sie einfach, dann antworten wir so schnell wie möglich.
Moderation: Ich danke Ihnen beiden und den Teilnehmenden für die aktive Teilnahme mit ihren Fragen. Ich habe noch einen Veranstaltungshinweis: Am 24. September sehen wir uns hier online wieder. Am 19. und 20. November können Sie in Stuttgart zu den Wissensmanagement-Tagen kommen, dort kann man die beiden auch persönlich treffen. Über den ganzen August haben Sie die Möglichkeit, sich den Frühbucherrabatt zu sichern.
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