Erweitertes Intranet: Möglichkeiten mit dem modernen Arbeitsplatz bei der Indigo Group

Begrüßung, Agenda und der dritte Teil der Webinarreihe 00:00

Marco Licht: Herzlich willkommen zum dritten Teil unserer Webinarreihe, heute mit dem Thema erweitertes Intranet und den Möglichkeiten mit dem modernen Arbeitsplatz. Wer bei den ersten beiden Teilen zu Intranet und Social Intranet nicht dabei war, schreibt mir gern im Nachgang, dann bekommt er die Aufzeichnungen mit den Vortragsfolien kostenfrei. Mein Name ist Marco Licht, ich bin Project Success Manager und Ihr Ansprechpartner rund um Intranet und Digital Workplace. Mit dabei ist heute mein Kollege Erwan Guiziou, der Ihnen im Anwendungsteil Einblicke in die Indigo Group gibt und zeigt, wie diese einen Digital Workplace umgesetzt hat. Am Schluss kommen zwei Folien über die Software, dann schließen wir mit einer Frage-und-Antwort-Runde.

Die Agenda hat drei Hauptpunkte: das erweiterte Intranet, auch bekannt als Digital Workplace, einige zusätzliche Funktionen, die es bietet, und das Fallbeispiel der Indigo Group. Wichtig ist mir: Sie sehen heute, wie ein erweitertes Intranet aussehen könnte. Ich betone das könnte in jedem Webinar, denn die Plattform richtet sich nach Ihrer Organisation. Wir zeigen beispielhafte Szenarien aus unserer Erfahrung, aber bei der Einführung kommt es immer auf Ihre Anwendungsfälle an. Deshalb mein erster Tipp: Sobald Sie an die Projektplanung denken, schreiben Sie Ihre bisherigen Anwendungsfälle, Workflows und Arbeitsprozesse auf. Auf dieser Mindmap bauen Sie dann die Projektplanung und am Ende die Plattform auf.

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Vom klassischen Intranet der 2000er zum Digital Workplace 02:19

Marco Licht: Zuerst nehme ich Sie mit auf eine kleine Reise zu den Anfängen des klassischen Intranets. Das war um die 2000er, nicht einmal ein Jahrzehnt nach der kommerziellen Einführung des Internets, wie wir es heute kennen. Grob umschrieben war ein Intranet nichts anderes als ein Internet nur für die Organisation: Zugriff hatten nur Nutzer aus dem Unternehmensnetzwerk. Es waren meist einzelne HTML-Seiten, Verzeichnisse und Dateien, im besten Fall über ein Menü gebündelt und für die damaligen Möglichkeiten auch schick. Die Kommunikation erfolgte ausschließlich von oben nach unten, vom Management an die Mitarbeitenden. Das Intranet war dazu da, Informationen möglichst effektiv an alle auszuspielen. Viel mehr konnte es nicht.

Das Intranet von heute ist dem Grundprinzip der Top-down-Kommunikation treu geblieben, doch über die Jahre kamen immer mehr Werkzeuge dazu, um Wissensmanagement und vernetztes Arbeiten zu fördern. Gerade wenn eine Organisation mehrere Standorte hat, war das eine schöne Möglichkeit, alle deutschlandweit innerhalb einer Gruppe zusammenzubringen. Über den Digital Workplace haben Sie heute theoretisch die Möglichkeit, dass Ihre Mitarbeitenden über die ganze Welt verteilt sind und trotzdem bestens informiert, vernetzt und an alle Unternehmensprozesse angedockt sind.

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Die grüne Lego-Spielwiese und die Lebensdauer einer Plattform 04:30

Marco Licht: Der Digital Workplace ist eine intuitive Plattform, auf der alles miteinander verbunden ist. Ich beschreibe ihn gern als grüne Lego-Spielwiese, auf der man seine Häuschen baut, und diese Häuschen sind Arbeitsbereiche: Wikis, Dokumentenmanagement und vieles mehr. Sie sehen schon, der Digital Workplace ist heute viel mehr als eine einfache HTML-Seite, auf der Informationen des Managements stehen.

Gut zu wissen: Ein Intranet hat heutzutage eine Lebensphase von plus minus fünf Jahren. Im erweiterten Intranet kommen permanent neue Werkzeuge dazu, neue Funktionen docken an, und deshalb verliert der Digital Workplace seinen aktuellen Stand selten. Alle paar Jahre sollte man Benutzeroberfläche und Nutzererlebnis angehen, ansonsten ist er eine maximal flexible Plattform, auf der Sie nach Belieben neue Technologien hinzufügen oder wieder abkoppeln. Manchmal gibt es so disruptive Neuerungen, etwa im Datenbankmanagement, dass man an den Kern der Plattform gehen muss. Das ist aber eher selten, und egal wie es kommt: Mit einem Digital Workplace sind Sie flexibel.

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Klassischer Fernseher und Smart TV: das Bild für den Unterschied 06:32

Marco Licht: Ich nehme auf dieser Folie gern das Beispiel vom klassischen Fernseher und vom Smart TV. Das Intranet ist technisch gesehen ein privates Netzwerk nur für autorisierte Nutzerinnen und Nutzer, der Digital Workplace eine Sammlung von sehr vielen Werkzeugen zur Arbeitsverrichtung. Beim linken Fernseher sind standardisierte Apps vorgegeben und fest installiert. Einmal eingerichtet, bleiben sie. Das ist das Intranet, Punkt, fertig. Beim erweiterten Intranet können Sie wie beim Smart TV beliebig neue Anwendungen installieren, wieder löschen und verändern.

Wichtig ist der zweite Schritt: Wenn Sie eine Anwendung installieren, sagen wir Netflix, haben Sie nicht nur Netflix auf dem Smart TV, sondern Netflix eröffnet noch einmal unzählige Möglichkeiten der Nutzung. Auf den Digital Workplace übertragen heißt das: Sie installieren ein Projektmanagement-Werkzeug, und dieses Werkzeug ist eine ganze Welt für sich. Oder einen Prozessmanager, mit dem Sie automatisierte Workflows erstellen. Oder die elektronische Signatur. Oder die Eventplanung. All diese Bereiche gehören zum erweiterten Intranet und bieten Ihnen neue Dinge für Ihre Anwendungsfälle.

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Konnektoren: Datenquellen, Dashboards und KI andocken 08:32

Marco Licht: Ich habe hier noch eine Folie mit den Konnektoren, und das ist fast einer der wichtigsten Punkte am Digital Workplace. Auf der Folie sehen Sie sehr viele verschiedene Quellen, und Sie haben dennoch die Möglichkeit, über Konnektoren alles in den Digital Workplace zu integrieren. Gerade bei Daten: Wenn Sie Google Analytics haben, Tableau oder anderes, egal woher die Daten kommen, Sie können fünf verschiedene Quellen haben und alles auf einem Dashboard aufbereiten, visuell ansprechend für sich und die Mitarbeitenden.

Was immer stärker kommt, sind die Möglichkeiten der KI, und auch bei der KI-Anbindung steht Ihnen alles offen: OpenAI, Mistral, DeepL für die Übersetzung, Google Übersetzer, dazu die Bildmodelle. Sie können alles andocken und im Digital Workplace nativ benutzen. Das heißt, Sie müssen die Plattform nicht mehr verlassen, sondern verknüpfen die KI-Anwendung direkt mit ihr. Beim Beispiel Übersetzung nimmt die Plattform Token vom Übersetzungswerkzeug und übersetzt über eine Schnittstelle auf Wunsch automatisch, von Deutsch nach Französisch, Englisch oder in Ihre Zielsprache.

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Umfrage 1: Intranet, Social Intranet oder erweitertes Intranet? 10:17

Marco Licht: Bevor ich in die einzelnen Module gehe, kommt die erste Umfrage. Mich interessiert, auf welchem Stand Sie sich heute befinden: ob Sie schon erweiterte Komponenten haben oder noch auf Intranet-Niveau sind.

Marco Licht: Sehr verteilt. Was mir dazu einfällt: Egal ob Sie eine lose Werkzeuglandschaft haben oder schon ein erweitertes Intranet, das Tolle am Digital Workplace ist, dass Sie dennoch alles auf einer Plattform vereinen und sich die einzelnen Dinge herausziehen können, die Sie noch brauchen. Gerade wenn Sie ein eigenes Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, ist es kein Thema, das über die Konnektoren anzudocken.

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Kommunikation: Newsletter, Umfragen und Videos 12:40

Marco Licht: Kommen wir zur ersten Kernkomponente des erweiterten Intranets, der Kommunikation. Ich gehe auf Newsletter, Umfragen und Videos ein. Auf der Folie stehen detaillierte Informationen aus einem Axios-Report: 40 Prozent der Befragten wünschen sich allgemein mehr Details. Der Newsletter ist eine der vielen Möglichkeiten dazu, ob intern oder extern, und ein klasse Werkzeug, um zielgruppengerecht Informationen zu streuen. Beim Thema extern ist es oft gar nicht einfach, externe Nutzerinnen und Nutzer an bestehende Teile der Plattform anzudocken oder ihnen nur bestimmte Informationen zu zeigen. In unserem Fall ist das kein Thema: Sie können jederzeit externe Leute einladen und den Newsletter auch nach außen versenden.

Umfragen eignen sich prima für Meinungs- und Stimmungserhebung, einfach oder komplex. Wenn Sie eine Gesundheitsmaßnahme einführen wollen, machen Sie eine einfache Multiple-Choice-Umfrage: JobRad oder Hansefit, was hätten die Mitarbeitenden gern? So sehen Sie ohne viel Aufwand, was sich die Belegschaft wünscht. Bei komplexen Umfragen gibt es Logiken dahinter: Wurde Frage A so beantwortet, kommen Frage C und D, sonst Frage B. Aus meiner Erfahrung: In der Corona-Anfangszeit hatten wir viele Umfragen dazu, wie es uns im Homeoffice geht. Von null auf hundert nur noch zu Hause zu sitzen, ist nicht einfach, und es war faszinierend, welche Gemütszustände man nach drei oder zwölf Monaten durchläuft.

Anfangs wurde die Stimmung wöchentlich oder alle paar Tage abgefragt: ob man von zu Hause problemlos arbeiten kann, ob man auf alle Informationen zugreifen kann, ob man vernetzt ist. Das hat ein tolles Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen geschaffen, obwohl man plötzlich im Homeoffice war. Dazu kommen Videos. Nachrichten werden heute mehr in Bewegung gesetzt, und obwohl ich zur Generation Y zähle, die Neues gern hat und alles hinterfragt, musste auch ich mich erst an das Videoformat gewöhnen. Heute ist es einfacher, ein kurzes Video aufzunehmen, als einen langen Bericht zu schreiben. Zwei bis drei Minuten über ein wichtiges Thema statt eines endlosen Textes, und mit 1,25-facher Geschwindigkeit holt man sich noch ein paar Sekunden heraus.

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Zusammenarbeit und Kleinanzeigen: das Engagement halten 17:42

Marco Licht: Das nächste Thema ist die Zusammenarbeit im Digital Workplace. Hier haben wir Kleinanzeigen, Aufgaben, Eventmanagement und Arbeitsplatzverwaltung als Beispiele. Gerade die Kleinanzeigen sind in meinen Augen sehr unterschätzt und ein elementares Werkzeug, denn über sie steigt die Akzeptanz eines jeden Portals. Das oberste Ziel besteht immer darin, dass die Nutzenden sich auf der Plattform aufhalten. Wir haben schon gesehen, dass zum Start massiv Traffic und Engagement da waren und es nach ein paar Wochen abflaute. Ohne richtiges Change Management oder Werkzeuge wie die Kleinanzeigen hat man dann Mühe, das Engagement wieder zu steigern.

Mitarbeitende haben hier die Möglichkeit, wie auf einem Kleinanzeigenportal Dinge zu verkaufen oder zu verschenken, und das fördert das Vernetzen untereinander. Vor drei, vier Jahren hatte ich eine Kernsanierung und habe erst da mitbekommen, wie teuer es ist, Baustoffe zu entsorgen. Ich hatte eine ganze Palette Backsteine übrig und wusste nicht wohin, denn es geht nach Gewicht. Also habe ich ein Foto gemacht und sie bei uns in den Kleinanzeigen verschenkt. Gemeldet hat sich Tobias aus dem Finanzbereich, der sich einen Kamin bauen wollte und die Steine abgeholt hat. Wir haben uns auf Anhieb gut verstanden, obwohl ich aus meiner Abteilung nie viel Berührung mit dem Finanzbereich hatte, und haben bis heute Kontakt. Ohne die Kleinanzeigen wäre das nicht zustande gekommen.

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Arbeitsplatzverwaltung: Desk Sharing und die Rechnung pro Nutzer 20:08

Marco Licht: Zur Arbeitsplatzverwaltung habe ich einen heißen Tipp aus der Praxis, aber zuerst: Wie funktioniert sie? Das Arbeitsleben wird immer flexibler, es gibt immer mehr Desk Sharing, wo man keinen festen Arbeitsplatz mehr hat, sondern sich für den Tag einen bucht, wenn man aus dem Homeoffice kommt. Um die Übersicht zu wahren, wer im Homeoffice ist, wer in Teilzeit, wer Urlaub hat oder vor Ort ist, ist die Arbeitsplatzverwaltung gut geeignet. Sie sehen auf einen Blick, wer heute anwesend und wer im Homeoffice erreichbar ist.

Und jetzt der Clou: Ich habe erst in den letzten Wochen mitbekommen, was eine Arbeitsplatzverwaltung als dedizierte Anwendung pro Nutzer kostet. Sie fangen bei einer guten Software in der Regel bei 2,50 Euro pro Nutzer an, Tendenz steigend. Wenn der Digital Workplace im Gesamtmix mit allen Funktionen auf einen Preis von 6, 7 oder 8 Euro pro Nutzer kommt und Sie die Arbeitsplatzverwaltung und das Aufgabenmanagement als eigene Anwendungen auf End of Life setzen, bezahlt sich der Digital Workplace quasi von selbst. Sie haben hier eine attraktive Möglichkeit, Kosten einzusparen, und die Plattform kann sich nach kürzester Zeit selbst amortisieren.

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Aufgabenverwaltung: Kanban, Querverlinkung und die Grenzen 22:02

Marco Licht: Bei der Aufgabenverwaltung geht es ebenfalls um Kosteneffizienz. Klar, die Aufgabenverwaltung im Digital Workplace kommt nicht an Asana oder andere spezialisierte Werkzeuge heran, aber oft reicht ein einfaches und solides Projekt- und Aufgabenmanagement völlig aus. Im erweiterten Intranet können Sie auf alles quer verlinken, Aufgaben verteilen, alles Mögliche anhängen und Aufgaben beobachten. Sie können Kanban-Boards erstellen, Projektfortschritte verfolgen und Rollen verteilen, und Sie können direkt aus dem Aufgabenmanagement heraus Wiki-Beiträge oder Lernbereiche quer verlinken.

Wenn Sie Gantt-Diagramme brauchen oder die exakte Berechnung von Personentagen, reicht das Aufgaben- und Projektverwaltungswerkzeug nicht. Aber selbst dann haben Sie die Möglichkeit, ein externes Werkzeug über einen Konnektor an den Digital Workplace anzubinden und es nativ auf der Plattform zu benutzen. Sie müssen nicht zwischen Anwendungen hin und her wechseln, sondern haben alles an einem Ort.

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Eventmanagement: Kalender, Konferenzwerkzeug, Teilnehmerlisten 23:44

Marco Licht: Beim Eventmanagement ist der Vorteil, dass Events in Projekte eingebunden werden können. Sie tauchen automatisch im Kalender der Nutzenden auf und lassen sich auch in Lernprogrammen verarbeiten. Das ist das Tolle an diesem allumfassenden Vernetzen: Sie können jederzeit jede Anwendung an andere Anwendungen anbinden. Beim Eventwerkzeug ist das Konferenzwerkzeug Ihrer Wahl automatisch angebunden, Zoom, Microsoft Teams, was Sie auch benutzen.

Auch hier können Sie einfach externe Nutzende einladen. Gern genommen wird, dass sich Plätze limitieren lassen: Ab einer bestimmten Teilnehmerzahl ist das Event ausgebucht. Sie können Online-Events erstellen, hybride oder solche vor Ort. Aus dem Event heraus exportieren Sie die Teilnehmerlisten, und mit den Angemeldeten können Sie Chats für das Event erstellen. So haben Sie automatisch alle Teilnehmenden im Chat und können vor oder nach der Veranstaltung Handouts verteilen oder auf Fragen eingehen.

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Effizienz: virtuelles Büro, eigener Feed und Microblogging 25:32

Marco Licht: Weiter geht es mit der dritten Kernkomponente, dem Thema Effizienz. Hier haben wir das virtuelle Büro, das Prozessmanagement und die elektronische Signatur. Ich bin ein großer Fan von personalisierten Bereichen, denn jeder Mensch hat eine eigene Art, an Aufgaben und Projekte heranzugehen. Hier kommt das virtuelle Büro ins Spiel.

An dieser Stelle fiel der Ton für rund eine Minute aus. Nach einem Hinweis der Moderation setzte Marco Licht bei derselben Folie neu an.

Marco Licht: Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich eine eigene Startseite oder einen eigenen Bereich im Digital Workplace mit den Inhalten zu erstellen, die sie brauchen. Natürlich können Sie wählen, was überhaupt benutzt werden darf, aber ansonsten haben die Mitarbeitenden die volle Kontrolle: ob die letzten fünf benutzten Dateien oben stehen oder die Geburtstage. So klickt sich jede und jeder einen eigenen Bereich und einen eigenen Feed zusammen. Damit sind wir beim Microblogging: Mitarbeitende können eigene kleine Microblogs führen, und diese lassen sich abonnieren. In meinem Feed folge ich dann Kolleginnen und Kollegen mit Themen, die mich interessieren.

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Elektronische Signatur: Freigaben ohne Flurfunk 28:42

Marco Licht: Die elektronische Signatur ist ein weiterer Punkt, um die Effizienz interner Prozesse zu steigern. Mitarbeitende können direkt aus der Plattform eine Dokumentsignatur anfragen. Diese kann gewährt, mit Begründung abgelehnt oder noch einmal zur Durchsicht zurückgestellt werden. Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Workflows und Anwendungsfälle, und es werden verschiedene Zertifikatstypen unterstützt.

Je nach Fall können Sie sogar hinterlegen, dass Formular XY automatisch durch Mitarbeiter Z freigegeben wird. So vermeiden Sie langen Flurfunk und Szenarien wie: Ich habe als Mitarbeiter das Formular ausgefüllt, wer unterzeichnet es mir jetzt überhaupt? Durch diese Workflows landet es automatisch immer beim richtigen Validierer, und Sie müssen nicht erst auf die Suche gehen, wer mit dem Dokument weiterarbeitet oder es absegnen kann.

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Prozessmanagement: digitale Formulare und Status in Echtzeit 30:07

Marco Licht: Das Prozessmanagement ist eines meiner Lieblingsthemen: effektive und automatisierte Prozesse. Hier kommen die digitalen Formulare ins Spiel. Sie können für jeden Bereich erstellt werden und dennoch über das Rechtemanagement zentriert zusammenlaufen und durch die zuständige Person validiert werden. Die Antragstellenden können den Status jederzeit in Echtzeit verfolgen: Wurde der Antrag schon angeschaut, was passiert damit? Auch die Anzahl der E-Mails und die Dauer von Bearbeitungszeiten werden über solche Werkzeuge deutlich reduziert, weil die Abläufe reibungsloser werden.

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Wissen und Wissenstransfer: Training und Onboarding 31:05

Marco Licht: Nun sind wir bei der letzten Kernkomponente, dem Thema Wissen und Wissenstransfer. Hier habe ich Ihnen die Bereiche Training und Challenge mitgebracht. Mit dem Trainingsmodul erstellen Sie kurze oder längere Informationsgefäße wie Ratgeber, Tutorials oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Ein Anwendungsfall, der mir gut gefällt, ist das Onboarding: Sie geben neuen Mitarbeitenden zuerst nur Zugriff auf eine Art Willkommensbereich, an den ein Trainings- und Lernbereich angegliedert ist. Erst wenn dieser durchlaufen ist, werden automatisiert die Berechtigungen für die ganze Plattform vergeben. So gestalten Sie das Onboarding optimierter und belasten andere Mitarbeitende weniger.

Im Lernbereich liegen unter anderem Anleitungen zur Benutzung der verschiedenen Arbeitsbereiche und, ganz wichtig, wie man sich auf der Plattform überhaupt bewegt. Sie können Dokumente jeder Art anbinden, Artikel und Videos, so gut wie alles, was für das Onboarding hilfreich ist. Am Schluss oder zwischendurch bauen Sie mit kleineren Umfragen eine Art Lernerfolgskontrolle ein, damit Sie sicher sein können, dass die Inhalte verstanden wurden. Bevor es in die große Plattform geht, kommt dann noch eine Art Netiquette dazu, wie man sich am besten verhält.

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Challenge und Gamification: Punkte, Auszeichnungen, Digital Cleanup Day 33:14

Marco Licht: Bleibt die Challenge, das spielende Erlernen von Funktionen und Wissen, Gamification. Mit dem Challenge-Ansatz können Mitarbeitende und Neuankömmlinge die Plattform spielerisch kennenlernen und mit ihr interagieren. Dabei lassen sich Aufgaben erstellen, die einzeln oder als Team zu erfüllen sind. Das Modul eignet sich besonders beim Start der Plattform, um das Engagement zu steigern. Bei uns ist per Default eine Challenge drin: Schreibe deinen ersten Blogbeitrag. Dafür gibt es Punkte und ein Abzeichen.

Auszeichnungen sind immer gern gesehen. Sie werden bei erfolgreich absolvierten Aufgaben verteilt, und man sieht sie im eigenen Profil, andere sehen sie auch. Bei Jalios gab es vor einiger Zeit die Digital Cleanup Days, das hat mir sehr gefallen. Da wurde dazu aufgefordert, dem Datenmüll etwas entgegenzuwirken und einen Datenfrühjahrsputz zu machen, den E-Mail-Account auszumisten oder im Dokumentenmanagement aufzuräumen. Dafür gab es verschiedene Auszeichnungen, und manche gehen beim Sammeln richtig auf. Je nachdem, wie erfolgreich der Frühjahrsputz war, gab es mehr oder weniger davon. Immer ein tolles Gadget, um das Engagement zu fördern, denn das Wichtigste ist, dass die eingeführte Plattform auch benutzt wird.

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Fallbeispiel Indigo Group: Ausgangslage, Ziele, Single Sign-on 35:17

Marco Licht: Nach der Theorie kommen wir zu einem typischen Anwendungsfall. Jetzt geht es in die Praxis mit meinem Kollegen Erwan Guiziou, der Ihnen ein Fallbeispiel anhand der Indigo Group vorstellt.

Erwan Guiziou: Danke, Marco. Falls Sie mich nicht verstehen, fragen Sie einfach. Indigo war ein interessanter, typischer Fall. Was mir bei deinem Teil aufgefallen ist: Es gibt zwei Arten von Funktionen im Digital Workplace. Die einen helfen, die tägliche Arbeit besser zu machen. Die anderen helfen den Administratoren der Plattform, damit mehr Leute überhaupt auf die Plattform kommen. Denn das ist oft ein Problem bei Intranet und Digital Workplace: dass alle es benutzen und nicht nur eine kleine Gruppe. Deshalb ist Change Management sehr wichtig. Wir sprechen viel vom Werkzeug und von der Plattform, aber Change Management muss parallel dazu laufen.

Erwan Guiziou: Bei Indigo haben Sie wahrscheinlich schon einmal geparkt, die Firma ist ziemlich bekannt. Sie ist der weltweit führende Anbieter von Parkraum und Mobilität, in 500 Städten präsent, mit 9.500 Angestellten in neun Ländern. Viele davon sind mobil, gerade bei den Parkräumen müssen sie operativ vor Ort sein. Daraus entstehen Herausforderungen: dass trotzdem alle miteinander kommunizieren und effizient arbeiten können. Die Leiterin der internen und externen Kommunikation sagt im Video, die Plattform sei eingeführt worden, damit die Mitarbeitenden ihre tägliche Arbeit besser erledigen können. Effizienz war wichtig, Kommunikation auch.

Erwan Guiziou: Office 365 war damals, 2019, schon im Einsatz, dazu aber eine lose Werkzeuglandschaft, ein Tool-Dschungel, wie man das nennt. Den wollten sie vereinen, damit es besser funktioniert. Und nur ein Login: Single Sign-on war wichtig, mit diesem einen Login alle Werkzeuge und alle Funktionen zu erreichen.

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Die Plattform bei Indigo: 8.000 von 9.500, fünf Sprachen, Stiftung 38:29

Erwan Guiziou: Sie sehen hier das Ergebnis dieser Plattform, die bei Indigo einen eigenen Namen bekommen hat. Von den 9.500 Leuten sind nur, in Anführungszeichen, 8.000 auf der Plattform. Es gibt also noch etwas Arbeit, damit alle da sind. Sie hatten auch eine Herausforderung bei den Sprachen, bei so vielen Ländern: fünf Sprachen insgesamt. Da hilft das Übersetzungswerkzeug, das wir anbieten können. Gelöst haben sie es so: pro Land ein Arbeitsbereich.

Erwan Guiziou: Wichtig war außerdem, dass alle Dokumente auf der Plattform sind, und ein extra Bereich für die Stiftung. Indigo hat auch eine Stiftung und wollte die Partner, Agenturen und Lieferanten mitnehmen, also ein zusätzliches Extranet dazu. Das ist eigentlich sehr einfach, mit Gästekonten geht das schnell. Besonders wichtig war, dass die mobile Version funktioniert und dass die Leute die Informationen schnell finden. Das vergisst man oft, aber eine funktionierende Suchmaschine war total wichtig, damit man Informationen schnell wiederfindet. Das ist schwieriger, wenn man so viele Standorte hat und Informationen von anderen Standorten oder anderen Abteilungen am selben Standort finden können muss.

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Startseite, vier Monate Umsetzung, Pilot mit 2.300 und Ambassadoren 40:30

Erwan Guiziou: So sah die Startseite aus: ganz oben die News und die Aktualitäten, dazu der eigene Kalender, natürlich mit Office und so weiter. Man sieht auch das Verzeichnis, wichtig, um zu wissen, wo die Kollegen sind. Die Kommunikationsabteilung stellt manchmal ein paar Videos in den Vordergrund.

Erwan Guiziou: Für die Umsetzung gab es zuerst eine Vorbereitungsphase, in der sie allein überlegt haben, was sie wollen und welche Ziele sie erreichen. Dann haben sie eine Kombination genommen: uns als Softwarehersteller für die Plattform und eine Integratorfirma. Die Implementierungsdauer betrug vier Monate, ziemlich schnell für eine so große Organisation. Es kann auch schneller gehen, aber sie wollten einige Anpassungen, wollten vorhandene Werkzeuge verknüpfen und andere ersetzen. Beim Aufgabenmanagement zum Beispiel, wie du gesagt hast, Marco: Trello, das sie damals hatten, brauchten sie nicht mehr, und dadurch haben sie Geld gespart.

Erwan Guiziou: Für den Pilot gab es eine ziemlich große Startgruppe, 2.300 Leute, die alles getestet haben, danach kam der Rollout für die ganze Firma. Dazu diese Ambassadoren, wie ich sie übersetzt habe, also Change Champions, Key User, die zuständig sind, wenn Fragen von normalen Benutzern kommen, und die helfen, dass es weitergeht. Dazu ein Kommunikationsplan für das Change Management, und natürlich, auch wenn es nicht auf der Folie steht, ein Governance-Plan und ein Schulungsplan. Eingeführt haben sie schlank und agil, also wahrscheinlich nicht alle Module am Anfang, sondern Schritt für Schritt. Man kann das auch mit verschiedenen Geschwindigkeiten machen, je nachdem, wie digital fit die Benutzer in einem Bereich sind.

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Werkzeuge aufteilen: Microsoft für Zusammenarbeit, Jalios für Kommunikation 43:47

Erwan Guiziou: Wichtig war auch, wie sie es aufgeteilt haben. Sie hatten schon Microsoft-Office-Werkzeuge und Teams für die Videokonferenz. Die Office-Werkzeuge haben sie für die Zusammenarbeit weiter benutzt. Wir haben dafür auch Werkzeuge, die haben sie nicht benutzt. Unsere Werkzeuge haben sie für interne Kommunikation, Neuigkeiten und das Dokumentenmanagement-System eingesetzt. Und das ist typisch Digital Workplace, also erweitertes Intranet: Sie haben auch externe Geschäftsanwendungen angedockt.

Erwan Guiziou: Die Frage war natürlich, welche Werkzeuge man andockt und welche man weglässt, weil unsere Plattform einige Werkzeuge mitbringt, die externe ersetzen können. Man sieht hier ganz klar: Outlook mit Mail und Kalender auf Microsoft, Office-Werkzeuge und Teams für die Videokonferenz. Unsere Werkzeuge für Newsletter, Blogs, Nachrichten, Wikis und interne Nachrichten. Das ist nur ein kleiner Teil dessen, was wir anbieten können, aber für sie war das wichtig. Dazu externe Geschäftsanwendungen, zum Beispiel Zendesk für das Ticketsystem, oder Aéroports de Paris, die Flughäfen von Paris, an die sie anknüpfen mussten, dazu verschiedene Kontrollsysteme. Das haben sie zusammengebracht.

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Vom Tool-Dschungel zu einem Login: Confluence, Trello, Slack und die Suche 46:09

Erwan Guiziou: Wichtig war, dass alles an einem Ort ist, insbesondere für die mobilen Arbeiter im Betrieb. Hier sieht man klar, wie es vorher war: diese verschiedene Werkzeuglandschaft, dieser Dschungel. Die Nachrichten auf einem Werkzeug, die Dokumentation auf einem anderen, für die Zusammenarbeit eine ganze Reihe von Werkzeugen, Dropbox, Confluence, Trello, Slack und so weiter. Das war nicht zusammengebracht. Die Information war hier und dort, und keiner wusste mehr, wo sie ist, und es gab natürlich keine Suchmaschine, die das alles durchsuchen kann.

Erwan Guiziou: Damals noch nicht, aber mittlerweile ist Confluence im Preis ziemlich gestiegen, und das führt auch dazu, dass Leute nach etwas anderem suchen. Die externen Werkzeuge haben sie natürlich behalten, das sind ja auch einige von externen Firmen. Die Zusammenarbeit haben sie ganz einfach auf Teams gelegt, sogar schon vor Corona. Und die ganze Logik läuft dann über unser Werkzeug, zum Beispiel für das Single Sign-on: Man geht durch das Intranet und hat den Zugriff auf alle Funktionen und alle Werkzeuge, auch wenn sie extern sind.

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Übersetzung austauschbar und KI als nächste Stufe 47:33

Erwan Guiziou: Interessant ist hier zum Beispiel die Übersetzung. Ich weiß nicht genau, was sie benutzt haben, hoffentlich DeepL, weil das meiner Meinung nach die beste Qualität hat. Aber wenn Sie ein anderes Übersetzungswerkzeug nehmen wollen, können Sie DeepL wegnehmen und ein anderes einführen. Das ist für die Benutzer transparent: Sie sehen nur einen Knopf für die Übersetzung, klicken darauf und wissen nicht, was im Hintergrund läuft. Sie sollten es auch nicht wissen müssen.

Erwan Guiziou: Das kann man auch mit KI machen, und das wird höchstwahrscheinlich die nächste Stufe für Indigo sein: KI einführen, die überall suchen kann, aber auch Nachrichten erstellen oder Videos übersetzen und untertiteln. Das haben wir für dieses Indigo-Video auch vorbereitet, das können Sie bekommen, leider auf Französisch, aber mit deutschen Untertiteln. Da habe ich das Video hochgeladen, auf Untertitel geklickt, und das war es. Es gibt nichts Kompliziertes zu tun, und im Hintergrund kann man verschiedene Werkzeuge benutzen. Das muss der Benutzer nicht wissen.

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Das Ergebnis: dreimal mehr Besuche, 4.000 Nutzende pro Tag 49:06

Erwan Guiziou: Das Ergebnis bei Indigo: Mit der neuen Plattform gab es dreimal mehr Besuche und dreimal mehr Beiträge. Interessant sind auch 4.000 Nutzende pro Tag, was im Vergleich mit anderen Plattformen ziemlich gut ist. Und die ganze Dokumentation ist geteilt. Aus Sicht des Change Managements ist interessant: Sie haben den Nutzenden erlaubt, die Nachrichten zu kommentieren und selbst beizutragen, also Nachrichten, Kommentare und interne Umfragen. Die Nutzenden können eigene Umfragen starten. Das ist nicht mehr nur von oben nach unten, das kommt auch von unten nach oben.

Erwan Guiziou: Natürlich kann man das einschränken und mit Workflows kontrollieren, das gibt es auf der Plattform auch. Aber interessant ist diese Kultur, die sich durch das Werkzeug ein bisschen geändert hat. Die Nutzenden sagen: einmal einloggen und dann alles haben, die ganze Organisation auf einen Blick. Man muss nicht mehr suchen, wo die Information ist, durch das Single Sign-on hat man alles zur Verfügung. Und sie haben die Plattform auch genommen, weil sie sehr personalisiert sein kann. Wir passen sie für jeden Nutzer an.

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Umfrage 2 und der Umfang: Intranet und Extranet im Digital Workplace 50:51

Marco Licht: Vielen Dank. Wir haben noch eine Umfrage, die die Moderation gleich startet. Auch ein spannendes Thema, nachdem Sie gesehen haben, was ein Digital Workplace alles kann. Was mir zwischendurch noch eingefallen ist: Diese grüne Spielwiese ist so mächtig, dass sie ein Intranet komplett enthält. Für manche Organisationen ist ein Intranet schon ein Riesenprojekt an sich, aber im Digital Workplace ist es nur ein Teilbereich. Genauso ist ein Extranet für Lieferanten oder Partner problemlos möglich. Damit sehen Sie auch den Umfang eines erweiterten Intranets.

Marco Licht: Zu den Ergebnissen: Ich war gespannt, wer noch dieses Jahr ein Projekt umsetzen möchte. Man hat gesehen, es kann von bis gehen. So ein Projekt kann sehr schnell gehen, gerade wenn man sich im Cloud-Bereich befindet und das Active Directory gepflegt ist, dann kann man das problemlos anbinden. Spannend war auch die zweite Frage, wie viel Personalisierung gewünscht ist.

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Mitschnitt, Vortragsfolien, Rollout-Plan und Abschluss 52:51

Marco Licht: Jetzt kommt noch eine wichtige Folie. Wir wollen Ihnen gern den Webinar-Mitschnitt und die Vortragsfolien zur Verfügung stellen. Mit Blick auf die Datenschutz-Grundverordnung bitte ich Sie, entweder den QR-Code abzuscannen oder den Link zu nutzen, den die Moderation in den Chat postet. Wenn Sie sich dort einmal beim Webinar-Newsletter anmelden, bekommen Sie die Aufzeichnung automatisiert im Nachgang zugesendet, so kann nichts verloren gehen. Der Link bleibt im Chat, und ansonsten können Sie uns jederzeit über jalios.de kontaktieren.

Marco Licht: Als Bonus für die Angemeldeten gibt es einen beispielhaften Rollout-Plan, wenn es mit Ihrem Intranet oder erweiterten Intranet ans Eingemachte geht. Den kann man immer gebrauchen. Dasselbe gilt für die Übersicht der notwendigen Schritte von Strategie über Umsetzung und Rollout bis zur Optimierung, auch mit Zeitangaben, wie lange das ungefähr dauert. Das steht und fällt immer mit dem Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden in der Organisation: Wenn jemand 80 Prozent seines Tagesgeschäfts dem Projekt widmen kann, geht es deutlich schneller voran als bei 10 bis 20 Prozent.

Marco Licht: Damit sind wir fast am Ende der Präsentation. Ich hoffe, wir konnten Ihnen mit den Beispielen zeigen, was ein Digital Workplace heutzutage alles kann. Auch hier der Appell, den ich in jedem Webinar wiederhole: Denken Sie daran, es waren beispielhafte Szenarien. Denken Sie an meine grüne Lego-Spielwiese, denn technisch ist nahezu alles möglich, gerade mit all den Werkzeugen und Konnektoren, die es gibt.

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