Effizient arbeiten dank Digital Workplace Lösung  

Der Digital Workplace

Die Lösung für Ihren digitalen Arbeitsplatz 4.0

Ein Digital Workplace ist eine digitale Arbeitsumgebung. Sie ermöglicht Mitarbeitenden, ihre Arbeit effizienter zu erledigen, indem sie moderne Technologien und Tools für die interne und externe Zusammenarbeit nutzen. Eine Digital Workplace Plattform macht Unternehmen flexibler und fördert die Zusammenarbeit der Teammitglieder. Sie kann auf einer On-Premises- oder Cloud-Basis erstellt werden.
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Vorteile eines Digital Work­places

Ein Digital Workplace steigert die Produktivität, erhöht die Flexibilität und verbessert die Zusammen­arbeit. Er gewähr­leistet ebenso die Sicherheit und stärkt insgesamt die Wett­be­werbs­fähig­keit und Resilienz eines Unternehmens.

Integration der be­stehenden Systeme wie SAP oder Micro­soft 365

Effizienzsteigerung: Durch die Integration verschiedener di­gi­taler Tools und Anwendungen in einer zentralen Plattform können Mitarbeitende ihre Ar­beits­abläufe optimieren und Routine­aufgaben au­to­ma­ti­sie­ren. Sie erhalten mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Single-Sign-On – ein zentraler Zu­griff auf Geschäfts­anwen­dun­gen, von jedem End­gerät aus

Flexibilität und Mobilität: Ein Digital Workplace ermöglicht es Mit­ar­bei­ten­den, von ver­schie­de­nen Stand­orten aus zu ar­bei­ten und auf ihre Dokumente und Tools zuzugreifen.

Zahlreiche Tools für die Kom­mu­ni­ka­tion und Zu­sam­men­ar­beit

Mitarbeiter­zufriedenheit: Durch Video­konferenzen, Instant Messa­ging und ge­mein­same Do­ku­men­ten­bearbeitung können Mit­ar­bei­ten­de effizienter zu­sam­men­ar­bei­ten, unabhängig von geo­grafischen Entfernungen. Homeoffice und Re­mote-Arbeit werden erleichtert, die Work-Life-Balance verbessert und die Mitarbeiter­zufriedenheit steigt.

Personalisierte Dash­­boards und profil­ba­sier­ter Zu­griff auf rele­vante Anwendungen

Zugriff auf Informationen: Der Digital Workplace ermöglicht den einfachen Zugriff auf Unter­neh­mens­daten und Informationen, was die Ent­schei­dungs­findung be­schleu­nigt und die Transparenz erhöht. Eine smarte Rech­te­ver­wal­tung stellt dabei sicher, dass jedes Mitglied genau die Informationen erhält, die es braucht.

Datensicherheit auf hohem Niveau

Vertraulichkeit: Hochwertige Digital Workplace Software An­bieter wie Jalios setzen auf eine pro­fes­sio­nelle In­for­ma­tions­si­cher­heit. Daten­ver­schlüs­se­lung sorgt für Vertraulichkeit und Integrität von Unter­nehmens­daten.

Mitarbeiter­en­gage­ment

Leistungs­bereitschaft: Arbeit von überall erhöht Autonomie und Ver­trauen in Mitarbeitende. Digitale Tools erleichtern Ideen­aus­tausch und Mitwirkung an Projekten. Online-Schulungen fördern berufliche Wei­ter­­ent­wick­lung. Die Team­mitglieder fühlen sich unterstützt, motiviert und geschätzt. Das wirkt sich positiv auf das Engagement und die Leistungs­bereitschaft aus.

Einfaches Prozess- und Workflow­management

Leistungs­ver­bes­se­rung: Durch Automatisierung und Standar­di­sie­rung können wieder keh­rende Auf­gaben schneller erledigt werden. Tools für Work­flow­manage­ment geben einen Überblick über den Fortschritt von Aufgaben und Pro­jekten. Standar­di­sie­rung mi­ni­miert Fehler und erhöht die Effizienz eines Unternehmens.

Leichte Implemen­tierung von Ge­schäfts­prozessen und unter­nehmens­spezi­fische Anwen­dungen ohne Pro­gram­mierung

Schnelle Anpassungs­fähig­keit: In einer sich ständig wan­deln­den Ge­schäfts­welt ermöglicht ein digitaler Arbeitsplatz den Unter­­neh­men eine schnellere Anpassung an neue Heraus­­for­de­run­gen und Markt­be­din­gun­gen, da die Plattform das Hin­zu­fügen von neuen An­wen­dun­gen oder die Adaption von be­ste­henden Geschäfts­pro­zessen sehr einfach gestaltet.
Sie möchten mehr zu den Vorteilen und Funktionen eines Digital Workplace erfahren? Dann lesen Sie alles Wissenswerte in unserem Digital Workplace Whitepaper:

Das erwartet Sie in diesem Whitepaper

  • Was ist ein Digital Workplace?
  • Welche Vorteile bietet ein Digital Workplace?
  • Was sind die Funktionen eines Digital Workplaces?
  • Wie wird ein Digital Workplace implementiert?
  • Interessante Fallbeispiele unserer Kunden
  • Datensicherheit und der Digital Workplace
  • Überblick über die Digital Workplace Software Jalios
Jetzt downloaden

Besser kommunizieren mit einer Digital Workplace Plattform

  • Möglichkeit zur Interaktion (Abstim­mungen und Kom­men­tare) und Mitwirkung der Mitarbeitenden
  • Asynchron oder live kom­mu­ni­zie­ren (Video, Webchat)
  • Einfach Meinungs­umfragen durch­führen und Feed­back ein­holen
  • Von überall, zu jeder Zeit auf E-Mail-Postfächer zugreifen (Micro-soft 365, Gmail, Zim­bra)

Out-of-the-box Funktionen für einen Digital Workplace
Diese Jalios Module brauchen Sie

Schwerpunkt

Kommunikation

Arbeitsbereich
Überblick über alle Gruppenarbeitsräume
inklusiv
optional

Modul

Arbeitsbereich

Organisieren Sie die Zusammenarbeit rund um Projekte, Teams und Themen

Das Modul Arbeitsbereich bietet offene sowie geschlossene Gruppenarbeitsräume mit einer Reihe von Diensten an, um die Zusammenarbeit zu unterstützen.

Ob für ein Projektteam, eine Abteilung oder dem Management Board, schaffen Sie so viele dedizierte Gemeinschaftsräume wie nötig, um den Austausch effektiv und gewinnbringend zu machen.

Screenshot Jalios Modul ArbeitsbereichScreenshot Jalios Modul Arbeitsbereich mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Virtuelle Arbeitsbereiche für Projektteams jeglicher Art, mit gemeinsamen Tools für die Zusammenarbeit

• Gruppenerstellung und -verwaltung mittels Rechteverwaltung ermöglicht eine kontrollierte Nutzung

Funktionen

• Öffentliche, geschlossene oder geheime Räume

• Definition eines/r oder mehrerer Moderatoren für den kollaborativen Raum

• Verwaltung von Mitgliedern und Rechten: freie Registrierung, mit Bestätigung oder vollständige Verwaltung durch Moderatoren

• Nutzungsanalyse mit Statistiken

• Arbeitsbereich-Layout vollständig individuell gestaltbar

• Auswahl an Diensten und Anwendungen, die für jeden kollaborativen Bereich aktiviert werden

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Arbeits­platz­verwal­tung
Arbeitsort­verwaltung Ihrer Mitarbeitenden
inklusiv
optional

Modul

Arbeits­platz­verwal­tung

Erleichtern Sie die Organisation von hybrider und standortübergreifender Arbeit

Mit diesem Modul bieten Sie Ihren Mitarbeitern einen gesonderten Bereich, in dem diese ihre Anwesenheit pro Standort und ihre Home-Office-Tage angeben können. Sie verfügen über einen Wochen- oder Monatsplan, der in Echtzeit die Präsenzverteilung der Mitarbeiter nach Modus und Standort anzeigt, und zwar nach halben Tagen.

Screenshot Jalios Modul ArbeitsplatzverwaltungScreenshot Jalios Modul Arbeitsplatzverwaltung mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Unterstützung des Management bei der Führung ihrer Teams

• Teamplanung, um gemeinsame Zeiten vor Ort zu vereinbaren

• Platzkapazitätenmanagement

Funktionen

• Anzeige von "Mein Plan" wöchentlich oder monatlich und der Gesamtplanung

• Anzeige der Anwesenheits- und Urlaubszeiten von Kollegen

• Filtern nach Standorten, Abteilungen oder Gruppen, nach Mitgliedern und Exportieren im .csv-Format

• Integration von Karten, um den Ort auf einer Karte zu geolokalisieren.

• Wöchentliches und/oder tägliches Warnsystem, um Mitarbeiter, die ihre Arbeitsorte nicht geplant haben, erneut anzusprechen

• Statistiken mit Angabe der prozentualen Belegung, der durchschnittlichen und der maximalen Belegung pro ausgewähltem Wochen- oder Monatsbereich

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Aufgabenmanagement
Aufgaben- und Projektmanagementtool
inklusiv
optional

Modul

Aufgabenmanagement

Steigern Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams durch ein kollaboratives und flexibles Aufgaben- und Projektmanagement

Das Aufgabenmanagement-Modul bietet Ihnen zur Aufgaben- und Projektverwaltung die Methode « Kanban » des Lean-Workflow-Managements an, für eine kollaborative und visuelle Arbeit. Dies ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Verwalten von Aufgaben, die in Projekten zusammengefasst werden können und an denen die Verantwortlichen sowie Beobachtende des Projekts teilnehmen.

Screenshot Jalios Modul AufgabenmanagementScreenshot Jalios Modul Aufgabenmanagement mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Projektverwaltung, Planungsverfolgung und Fortschrittvisualisierung

• Optimierung des Redaktions-/Kommunikationsplan

• Aufgabendefinition und –zuweisung zur gemeinsamen Projektbetreuung

Funktionen

• Kanban-, Planungs- (nach Autor / Aufgabe) oder Listenansicht

• Vorlage für Projekte

• Aufgabenverwaltung: Das Erstellen und Zuweisen einer Aufgabe mit einem Klick, aus einer Erinnerung, einem Dokument oder einer E-Mail heraus, Verschieben von Aufgaben per Drag & Drop, personalisierte Aufgabenansicht, Unterstützung für sich wiederholende Aufgaben (zugehörige Dokumente, Verantwortliche, Beobachter, Kommentare und Verlauf), Organisation in anpassbaren Spalten (Titel, Farbe etc.), Tags zur Kennzeichnung von Aufgaben, Erinnerung bei Fälligkeit von Aufgaben

• Projektmanagement: Prozentualer Fortschritt, Rechteverwaltung, Erstellen aus Vorlagen, Projektportfolio-Ansicht

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Explorer
Online-Dokumenten­management­system
inklusiv
optional

Modul

Explorer

Erleichtern Sie die Inhaltssuche mit einer leistungsstarken und intuitiven Navigation

Organisieren Sie Informationen durch eine strukturierte Ansicht von Inhalten, die vollständig in den Digital Workplace integriert ist.

Screenshot Jalios Modul ExplorerScreenshot Jalios Modul Explorer mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Strukturieren von jeglichen Inhalten und Ordnern

• Nachverfolgung des Versionsverlaufs

• Vermeidung von Dokumenten-Duplikaten

• Online-Speicherung, -Suche und Zugriffverwaltung von Dokumenten

Funktionen

• Kleine und große Dokumente oder Ordner per Drag/Drop hochladen

• Inhalte kopieren, löschen oder verschieben

• Visualisierung des Dokuments in einer praktischen Vorschau

• Anzeigemodus: Karte oder Liste

• Filtern möglich nach Autor, Start-/Enddatum, Inhaltstypen, Dokumenttypen

• Individuelle Sortierkriterien

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Kalender
Synchronisierung Ihres Kalenders und Ihrer Plattform
inklusiv
optional

Modul

Kalender

Integrieren und synchronisieren Sie Ihre Kalender unabhängig von Ihrem E-Mail-Anbieter in Ihren Digital Workplace

Mit dem Kalendar-Modul sparen Sie Zeit und arbeiten besser zusammen. Ihr Kalender wird in Ihrer Corporate Messaging-Lösung (z. B. Exchange, Office 365, G Suite, Zimbra) verwaltet, aber Sie nutzen die Vorteile Ihrer Digital Workplace-Umgebung , um ihn täglich zu organisieren.

Screenshot Jalios Modul KalenderScreenshot Jalios Modul Kalender DetailansichtScreenshot Jalios Modul Kalender mobile Detailansicht
Anwendungs­fälle

• Erstellung von On- und Offline Terminen und Besprechungen direkt in Ihrem Digital Workplace

• Anzeigen, und Ändern von bereits erstellen Veranstaltungen

• Anhängen von Dokumenten, Besprechungsräumen, Profilfotos – alles was Sie in Ihrem Digital Workplace gespeichert haben kann genutzt werden

Funktionen

• Ein Kalender, der direkt mit dem E-Mail-Kalender verbunden ist – mittels Live-Synchronisierung beider Systeme

• Anreichern eines Termins mit Profilfotos, einer Karte des Veranstaltungsortes oder des Besprechungsraums, angehängten Dokumenten, Kommentare usw

• Anzeigen der Kalender des Teams und der Gruppenmitglieder in einer Tages-/Wochen-/Monatsansicht im Kalender-Portlet

• Support von mehreren Anbietern (M365, GSuite, Exchange Bluemind, Zimbra,...)

• iPhone/Android-Zugriff

• Erstellung einer Aufgabe aus einem Termin heraus

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Mail
Synchronisierung Ihrer Corporate E-Mail-Lösung mit Ihrer Plattform
inklusiv
optional

Modul

Mail

Greifen Sie auf Ihre E-Mails zu und verwalten Sie diese direkt vom Jalios Digital Workplace aus

Das Mail-Modul integriert E-Mails direkt in den Digital Workplace. Der Benutzer greift auf die E-Mails zu, verwaltet diese und ruft die relevanten Inhalte ab.

Screenshot des Jalios Mail Modul
Anwendungs­fälle

• Direkter Zugriff auf E-Mail-Nachrichten und einfache Bearbeitung von E-Mails, ohne den Digital Workplace zu verlassen

• Abrufen von Anhängen innerhalb des Digital Workplace

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Funktionen

• Anzeigen neuer Nachrichten

• Anzeigen der E-Mails in der Topbar

• Als gelesen/ungelesen, zu verfolgen oder Spam markieren

• Archivieren, löschen

• Erstellen einer Aufgabe aus einer E-Mail heraus

• E-Mails im digitalen Arbeitsplatz teilen

• Anhänge importieren

• Portlet-Anzeige am Rand

• Unterstützung mehrer Anbieter (MS 365, GSuite, Exchange, Bluemind, Zimbra…)

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Microsoft 365
Nahtlose Integration der Microsoft-365-Tools in Ihrer Plattform
inklusiv
optional

Modul

Microsoft 365

Integrieren Sie Ihre Microsoft 365-Tools, um die Customer Journey zu optimieren

Mit dem Microsoft-365-Modul können Sie Tools wie Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneNote usw.) in Ihren Digital Workplace integrieren.

Screenshot Jalios Modul Microsoft 365
Anwendungs­fälle

• Zugriff auf E-Mails, Chats und Kalender

• Gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen, Tabellen usw. in Microsoft 365

Funktionen

• Verwalten der Authentifizierung bei Microsoft 365

• Zugriff auf Microsoft 365-Anwendungen direkt aus dem Intranet

• Durchsuchen von Microsoft 365-Dokumenten in der umfassenden funktionsübergreifenden Suche Ihrer Plattform

• Einfache Anzeige und Verwaltung von E-Mails und Terminen

• Bearbeitung und Mitbearbeitung von Dokumenten

• Einheitliche Ablage von Dokumenten

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Outlook
Hinzufügen der Plattform-Funktionen zu Ihrer Outlook-Oberfläche
inklusiv
optional

Modul

Outlook

Machen Sie Ihren digitalen Arbeitsplatz benutzerfreundlicher!

Mit dem Outlook-Modul fügen Sie Ihre Digital Workplace Funktionen zu Ihrer Microsoft Outlook-Oberfläche hinzu.

Screenshot Jalios Modul Outlook
Anwendungs­fälle

• Zugriff auf E-Mails, Kontakte und Kalender in Outlook und Ihrem Intranet

• Nahtlose Verknüpfung beider Tools für eine benutzerfreundlichere Arbeitserfahrung

Funktionen

• Termine und Besprechungen zu Ihrer Plattform hinzufügen und dort verwalten

• Hinzufügen eines Outlook Kontakts zu Ihrer Plattform

• E-Mail-Anhänge zum Digital Workplace hinzufügen

• Exportieren eines Kontakts vom Intranet nach Outlook

• Outlook-Kontaktsuche im Intranet

• Erstellung einer Aufgabe im Intranet aus einer E-Mail

• Öffnen einer E-Mail aus einer Aufgabe in der Plattform

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Prozess­management
Workflow Management
inklusiv
optional

Modul

Prozess­management

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Bearbeitung und Verfolgung der Arbeitsprozesse, indem Sie sie digitalisieren

Erstellen Sie Schritt für Schritt Ihre digitalen Formulare für HR-, IT- oder sonstige Anfragen, um diese den entsprechenden Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Die Sachbearbeitenden und Antragstellenden können den Status der Anträge in Echtzeit verfolgen. Reduzieren Sie die Anzahl an E-Mails und die Dauer von Bearbeitungszeiten, indem Sie die Abläufe Ihrer Mitarbeitenden reibungsloser gestalten.

Screenshot Modul ProzessmnagementScreenshot Modul Prozessmnagement mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Verwaltung von Anfragen wie z.B. Adressänderungen, Bankverbindungen und Familienstand per Formular

• Echtzeit-Statusverfolgung Ihrer Software-Anfrage und flexible Änderungsmöglichkeit der Dringlichkeitsstufe

• Antragsstellung, –Verfolgung sowie –Bestätigung per Smartphone

Funktionen

• Erstellung von Formularen

• Einreichen, Verarbeiten und Nachverfolgen von Anträgen

• Workflows für die Bearbeitung

• Suche

• Erinnerungen, Benachrichtigungen

• Kommentare

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Virtuelles Büro
Personalisierter Bereich für jedes Teammitglied
inklusiv
optional

Modul

Virtuelles Büro

Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden einen personalisierten Bereich, um den Zugriff auf ihre Dienste und Inhalte zu optimieren

Das Modul Virtuelles Büro ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Abteilungen auszuwählen und ihre Prioritäten zu organisieren, um den täglichen Zugriff zu vereinfachen.

Screenshot Jalios Modul Viruelles Büro
Anwendungs­fälle

• Stärkung der eigenverantwortliche Auseinandersetzung Ihrer Mitarbeitenden mit dem Digital Workplace, indem jede Person einen personalisierten Arbeitsplatz erhält

• Steigerung der Nutzererfahrung, um Mehrwerte zu schaffen und die Akzeptanz zu fördern

Funktionen

• Auswahl der Dienste und Bereiche durch Nutzende

• Informationen zu den verfügbaren Diensten über:

   • den internen Informationsfluss

   • den externen Informationsfluss (RSS, iFrame, Widgets)

• Personalisierte und fachspezifische Tools (Kalender, Favoriten, etc.)

• Festlegung eines Standard-Desktops pro Bereich

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Digitaler Arbeitsplatz 4.0

Einfach, reibungslos und organisiert zusammen­arbeiten

  • Zusammenarbeit in themenspezifischen Räumen organisieren (Communitys, Projekte)
  • Ein Dashboard (Aktivitäts-/Pinnwand) anbieten
  • Einen unternehmensweiten und einen nach Bereichen unterteilten Kalender bereitstellen
  • Die gemeinsame Aufgabenverwaltung innerhalb von Teams effektiv gestalten
  • Mitarbeitende einbeziehen (Gespräche, Ideensammlungen)

Wissen teilen und erhalten – sicher in der Cloud

  • Eine Suchmaschine mit mehreren Suchkriterien (Datum, Verfasser*in, Inhalts-/Dokumenttyp, Sprachen usw.) bereitstellen
  • Dokumentendatenbanken einfach nutzen und für andere freigeben
  • Unterwegs oder im Home-Office auf Doku­mente zugreifen
  • Mitarbeitende und deren Fachwissen identifizieren
  • Wissen in Echtzeit teilen (Anleitungen, Quiz, Unternehmens-Wiki)
  • Organisation von Trainings (LMS – Learning Management System, Blended Learning und Digital Learning)
Mehr zu Dokumenten­management

Vorteile der Jalios Digital Workplace Plattform

Mehr zur Plattformübersicht von Jalios Digital Workplace finden Sie hier.
  • Single-Sign-On – einmal angemeldet, alles erreichbar
  • Einfaches Prozess- und Workflow­ma­nage­ment
  • Datenanbindung an Ihre vorhandenen Systeme
  • Smarte Rechteverwaltung, Active Directory und 100% DSGVO konform
  • Nahtlose Microsoft 365 Integration
  • Projekträume für eine effiziente Zusammen­arbeit
  • Digitales Dokumenten­ma­nage­ment
  • Chats und Videocalls für den Austausch im Team
  • Eine Lernumgebung für (neue) Mitarbeitende
  • Design und Branding frei wählbar
  • Native iOS und Android Apps
  • On-Premises oder in der Cloud

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