Ihre digitalen Daten?

Bei Jalios gut aufgehoben

Digitale Dokumenten­manage­ment Software zum Verwalten von Dateien mit System

Jalios erleichtert die gemein­same Nutzung und das Teilen von Dokumenten. Dies erfolgt in einem einzigen Datendepot oder in kollabo­rativen Räumen, die für eine Abteilung, ein Pro­jekt oder eine Gemein­schaft bestimmt sind.

Um die Dokumente best­mög­lich zu nutzen, gewähr­leistet die Jalios Digital Work­place Lösung die Kontrolle dieser Dokumente in allen Lebens­zyklus-Phasen: kollektive Erstellung, Be­stä­ti­gung, Ein­ord­nung, Ver­tei­lung mit Ein­schrän­kung von Rech­ten, Suche, Verwal­tung des Ab­lauf­da­tums, Ar­chi­vie­rung.

In der digitalen Ar­beits­platz­um­ge­bung von Jalios finden Sie eine einfache, effiziente, digitale Doku­menten­verwal­tung.
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Was sind die Haupt­funk­tio­nen eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems?

Ein großer Teil der Kenntnisse und des In­for­ma­tions­aus­tau­sches beruht immer noch auf Office-Doku­menten. Allerdings nehmen multimediale Doku­mente (Fotos, Audio-Dateien, Videos) einen immer größeren Platz ein.

Die zunehmende Bedeutung von Multimedia-Dokumenten bedeutet jedoch auch, dass es wichtig ist, diese Inhalte richtig zu organisieren und zu spei­chern. Die Vergabe von ein­deu­tigen Dateinamen und das Ab­legen in passenden Ordnern ist hierbei unabdingbar.

Um diese Dokumente effektiv zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, setzen die meisten Unternehmen auf Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS). So können Dokumente einfach und schnell gefunden, bearbeitet und geteilt werden.

  • Automatisierung von Workflows und Prozessen: Freigabeprozesse oder Ein­rei­chun­gen laufen au­to­ma­tisch ab, ohne dass ma­nu­el­le In­ter­ven­tion not­wen­dig ist. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Res­sour­cen und minimieren mögliche Fehlerquellen.
  • Sicherheits­funktionen: Zugriffs­kon­trol­len und Ver­sions­kon­trol­le, die den Schutz ver­trau­li­cher In­for­ma­tio­nen ge­währ­leis­ten.
  • Naht­lose In­te­gra­tion mit an­de­ren An­wen­dun­gen: z.B. Outlook oder CRM-Sys­teme. Im Zeit­alter der di­gi­ta­len Trans­for­ma­tion sind DMS-Lö­sun­gen daher un­ver­zicht­bar.

Vorteile der DMS-Funktionen von Jalios

  • Aktuelle In­for­ma­tio­nen sind leicht zu finden
  • Ge­mein­sa­me Nut­zung und dau­er­haf­te Zu­gäng­lich­keit von Wis­sen
  • Er­leich­ter­te Zu­sam­men­ar­beit beim Be­ar­bei­ten von Do­ku­men­ten
  • Ge­währ­leis­tung der Rück­ver­folg­bar­keit und Ver­trau­lich­keit der be­ar­bei­te­ten Do­ku­men­te
  • Be­nut­zer­freund­li­che Ad­mi­ni­stra­tions­schnitt­stel­le: Mehr­fach-Up­load per Drag & Drop mög­lich
  • Be­hal­ten Sie Ihre Systeme ein­fach bei: In­te­gra­tion von Microsoft 365

Offline- und mobile Zusam­men­ar­beit

Die Digital Workplace Software Jalios liefert Ihnen über 120 Funk­tionen, sogenannte Mo­du­le, die leicht zu im­ple­men­tie­ren sind. Eines davon: JDrive:

  • Bearbeitung ihrer aktuellen Arbeitsunterlagen, egal wo Sie sich gerade befinden, online oder offline. Die Do­ku­me­nte werden auto­ma­tisch mit dem Intranet syn­chronisiert, sobald der Ar­beits­laptop mit dem Netz­werk ver­bunden ist.
  • Bearbeitung eines Doku­ments auch direkt aus dem Intra­net heraus über die Schalt­fläche "Doku­ment be­ar­bei­ten", ohne es erneut hoch­laden zu müs­sen, dank der "Live Edition".
  • Organi­sation Ihres JDrive-Verzeich­nisses frei an Ihrem digitalen Arbeits­platz, um jeder­zeit Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten zu haben, die automatisch mit Ihrem Arbeitsplatz syn­chro­nisiert werden.
  • Zugriff auf jedem Endgerät, z.B. von Ihrem Smart­phone oder Tablet aus.

Dank der Medien­bibliothek den Über­blick be­hal­ten

Die Medien­bi­bli­o­thek ermög­licht Ihnen eine effiziente Do­ku­men­ten­ver­wal­tung von vi­su­el­len Inhalten in Form von Bildern und Bewegt­bild­for­ma­ten. Die dar­ge­stel­lten In­hal­te können Fotos, Videos, Office-Doku­mente oder jede andere Art von Inhalten mit visueller Darstellung sein. Be­arbeiten Sie Ihre Bilder auch ein­fach direkt in der Medien­bi­bli­o­thek (Drehen, Schnei­den, Bild­größe ändern).

Einfacher arbeiten durch au­to­ma­ti­sier­te Pro­zes­se

Die Flexibilität macht den Un­ter­schied: Ein Arbeits­platz, der sich mit unserer Hilfe Ihren Bedürf­nissen anpasst. Mit der Digital Work­place Lösung von Jalios und der Option zur Do­ku­men­ten­ver­wal­tung werden Pro­zes­se vereinfacht: Ein Drag-and-Drop reicht aus, um meh­re­re Doku­mente ab­zu­legen. Die Ein­ord­nung der Dokumente gleicht dem Windows® Explorer und ist sehr intuitiv gestaltet. Die Ver­sio­nen werden automatisch num­me­riert und kön­nen leicht abgerufen werden.

Bereit, Jalios als Lösung für Ihr Doku­men­ten­manage­ment ken­nen­zulernen?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie uns auch gerne, wir beraten Sie zu Ihren Doku­men­ten­ma­nage­ment An­for­de­run­gen.
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