Dokumentenmanagement

Bei Jalios gut aufgehoben

Digitale Dokumenten­manage­ment Software zum Verwalten von Dateien mit System

Jalios erleichtert die gemein­same Nutzung und das Teilen von Dokumenten. Dies erfolgt in einem einzigen Datendepot oder in kollabo­rativen Räumen, die für eine Abteilung, ein Pro­jekt oder eine Gemein­schaft bestimmt sind.

Um die Dokumente best­mög­lich zu nutzen, gewähr­leistet die Jalios Digital Work­place Lösung die Kontrolle dieser Dokumente in allen Lebens­zyklus-Phasen: kollektive Erstellung, Be­stä­ti­gung, Ein­ord­nung, Ver­tei­lung mit Ein­schrän­kung von Rech­ten, Suche, Verwal­tung des Ab­lauf­da­tums, Ar­chi­vie­rung.

In der digitalen Ar­beits­platz­um­ge­bung von Jalios finden Sie eine einfache, effiziente, digitale Doku­menten­verwal­tung.
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Dokumentenansicht DesktopDokumentenansicht MobileDokument bearbeitenDokumenten-VersionierungenDokumenten-Suche und -Indexierung

Was sind die Haupt­funk­tio­nen eines Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tems?

Ein großer Teil der Kenntnisse und des In­for­ma­tions­aus­tau­sches beruht immer noch auf Office-Doku­menten. Allerdings nehmen multimediale Doku­mente (Fotos, Audio-Dateien, Videos) einen immer größeren Platz ein.

Die zunehmende Bedeutung von Multimedia-Dokumenten bedeutet jedoch auch, dass es wichtig ist, diese Inhalte richtig zu organisieren und zu spei­chern. Die Vergabe von ein­deu­tigen Dateinamen und das Ab­legen in passenden Ordnern ist hierbei unabdingbar.

Um diese Dokumente effektiv zu verwalten und gemeinsam zu nutzen, setzen die meisten Unternehmen auf Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­teme (DMS). So können Dokumente einfach und schnell gefunden, bearbeitet und geteilt werden.

  • Automatisierung von Workflows und Prozessen: Freigabeprozesse oder Ein­rei­chun­gen laufen au­to­ma­tisch ab, ohne dass ma­nu­el­le In­ter­ven­tion not­wen­dig ist. Dadurch sparen Unternehmen Zeit und Res­sour­cen und minimieren mögliche Fehlerquellen.
  • Sicherheits­funktionen: Zugriffs­kon­trol­len und Ver­sions­kon­trol­le, die den Schutz ver­trau­li­cher In­for­ma­tio­nen ge­währ­leis­ten.
  • Naht­lose In­te­gra­tion mit an­de­ren An­wen­dun­gen: z.B. Outlook oder CRM-Sys­teme. Im Zeit­alter der di­gi­ta­len Trans­for­ma­tion sind DMS-Lö­sun­gen daher un­ver­zicht­bar.

Out-of-the-box Funktionen für Dokumentenmanagement
Diese Jalios Module brauchen Sie

Schwerpunkt

Kommunikation

Dokumenten­erfassung
Automatische Inhalts­erfassung von Rechnungen etc.
inklusiv
optional

Modul

Dokumenten­erfassung

Digitalisieren Sie Ihre Prozesse und die Verarbeitung Ihrer Dokumente!

Mit dem Modul Dokumentenerfassung können Sie digitale Dokumente mit automatischer Zeichenerkennung (OCR) verarbeiten. Das Modul erkennt den Dokumenttyp und extrahiert OCR-Informationen aus dem gescannten Dokument (Rechnungsreferenz, Datum, Betrag ohne Steuern usw.), um die Metadaten des Dokuments (Titel, Beschreibung usw.) zu bewerten.

Bild für Jalios Modul Dokumentenerfassung
Anwendungs­fälle

• Digitalisieren von Rechnungen und Buchhaltungsdokumenten

• Digitale Erfassung und Kategorisierung eingehender E-Mails

Funktionen

• Erstellen von Erfassungsvorlagen
• Automatische Informationserkennung und -extraktion
• Mehrseitige Dokumentenerfassung
• Suchen auf einer bestimmten Seite, auf der letzten Seite oder auf allen Seiten des Dokuments

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Dokumenten­indexierung
Suche innerhalb von Dokumenten
inklusiv
optional

Modul

Dokumenten­indexierung

Vereinfachen Sie die Suche in digitalen Dokumenten!

Dieses Modul bietet eine Suchfunktion für eine textuelle Suche innerhalb  der gängigsten Formate (doc, xls, ppt, xml, openoffice, pdf, html, txt).

Jalios Modul DokumentenindexierungJalios Modul Dokumentenindexierung mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Dokumenteninhalte müssen durchsucht werden, um Inhalte anzupassen

Funktionen

• Folgende Dokumententypen können durchsucht werden:

• doc, xls, pt, xml, openoffice, pdf, html, txt

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Elektronische Signatur
Dokumente online unterschreiben
inklusiv
optional

Modul

Elektronische Signatur

Bieten Sie eine elektronische Signatur für Dokumente an!

Mit dem Modul Elektronische Signatur erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden den Umgang mit Dokumenten, die signiert werden müssen. Sparen Sie Papier, und lassen Sie Ihre Dokumente online signieren.

Screenshot von E-Mail-Benachrichtigungen
Anwendungs­fälle

• Bestellungen digital freigeben lassen mit digitaler Unterschrift

• Arbeitsverträge, Zeugnisse, etc digital signieren lassen

Funktionen

• Signieren von PDF-Dokumenten
• Integration mit dem Verzeichnis für die Auswahl der Unterzeichner
• Beratung, Löschung und Erinnerung an laufende Unterschriften
• Abrufen nicht bearbeitbarer signierter Dokumente

‍

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Explorer
Online-Dokumenten­management­system
inklusiv
optional

Modul

Explorer

Erleichtern Sie die Inhaltssuche mit einer leistungsstarken und intuitiven Navigation

Organisieren Sie Informationen durch eine strukturierte Ansicht von Inhalten, die vollständig in den Digital Workplace integriert ist.

Screenshot Jalios Modul ExplorerScreenshot Jalios Modul Explorer mobile Ansicht
Anwendungs­fälle

• Strukturieren von jeglichen Inhalten und Ordnern

• Nachverfolgung des Versionsverlaufs

• Vermeidung von Dokumenten-Duplikaten

• Online-Speicherung, -Suche und Zugriffverwaltung von Dokumenten

Funktionen

• Kleine und große Dokumente oder Ordner per Drag/Drop hochladen

• Inhalte kopieren, löschen oder verschieben

• Visualisierung des Dokuments in einer praktischen Vorschau

• Anzeigemodus: Karte oder Liste

• Filtern möglich nach Autor, Start-/Enddatum, Inhaltstypen, Dokumenttypen

• Individuelle Sortierkriterien

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Offline Dokumenten­management
Synchronisierung Ihrer lokalen Dokumente und Ihrer Plattform
inklusiv
optional

Modul

Offline Dokumenten­management

Bearbeiten, sichern, synchronisieren und teilen Sie Ihre Dokumente mit einem Klick

Mit dem Offline-Dokumentenmanagement-Modul können Sie von Ihrem Computer, Tablet oder Smartphone aus ganz entspannt auf Ihre Dokumente zugreifen und daran arbeiten: sie werden automatisch gesichert und über Ihren Digital Workplace geteilt.

Screenshot Jalios Modul Dokumentenmanagement
Anwendungs­fälle

• Zugriff auf die aktuellsten Dokumente auch von unterwegs – mit oder ohne Internetverbindung

• Automatische Freigabe der Änderungen von Mitwirkenden für alle Nutzenden

• Zugriff unabhängig von der verwendeten Office-Suite (MS Office oder Libre Office)

Funktionen

• Automatische Synchronisierung von Dokumenten

• Bearbeitung mit einem Klick, direkt aus dem Digital Workplace heraus

• Dokumente offline speichern und bei Internetverbindung automatisch mit dem Intranet synchronisieren

• Unterscheidung in Lese- und Bearbeitungsmodus

• Automatische Sperre

• Erkennung von Konflikten

• Suche im Dokumentenmanagement-System

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Vorteile der DMS-Funktionen von Jalios

  • Aktuelle In­for­ma­tio­nen sind leicht zu finden
  • Ge­mein­sa­me Nut­zung und dau­er­haf­te Zu­gäng­lich­keit von Wis­sen
  • Er­leich­ter­te Zu­sam­men­ar­beit beim Be­ar­bei­ten von Do­ku­men­ten
  • Ge­währ­leis­tung der Rück­ver­folg­bar­keit und Ver­trau­lich­keit der be­ar­bei­te­ten Do­ku­men­te
  • Be­nut­zer­freund­li­che Ad­mi­ni­stra­tions­schnitt­stel­le: Mehr­fach-Up­load per Drag & Drop mög­lich
  • Be­hal­ten Sie Ihre Systeme ein­fach bei: In­te­gra­tion von Microsoft 365

Offline- und mobile Zusam­men­ar­beit

Die Digital Workplace Software Jalios liefert Ihnen über 120 Funk­tionen, sogenannte Mo­du­le, die leicht zu im­ple­men­tie­ren sind. Eines davon: Offline Dokumenten­management:


  • Bearbeitung ihrer aktuellen Arbeitsunterlagen, egal wo Sie sich gerade befinden, online oder offline. Die Do­ku­me­nte werden auto­ma­tisch mit dem Intranet syn­chronisiert, sobald der Ar­beits­laptop mit dem Netz­werk ver­bunden ist.
  • Bearbeitung eines Doku­ments auch direkt aus dem Intra­net heraus über die Schalt­fläche "Doku­ment be­ar­bei­ten", ohne es erneut hoch­laden zu müs­sen, dank der "Live Edition".
  • Organi­sation Ihres Dokumentenmanagement-Verzeich­nisses frei an Ihrem digitalen Arbeits­platz, um jeder­zeit Zugriff auf die neuesten Versionen von Dokumenten zu haben, die automatisch mit Ihrem Arbeitsplatz syn­chro­nisiert werden.
  • Zugriff auf jedem Endgerät, z.B. von Ihrem Smart­phone oder Tablet aus.

Dank der Medien­bibliothek den Über­blick be­hal­ten

Die Medien­bi­bli­o­thek ermög­licht Ihnen eine effiziente Do­ku­men­ten­ver­wal­tung von vi­su­el­len Inhalten in Form von Bildern und Bewegt­bild­for­ma­ten. Die dar­ge­stel­lten In­hal­te können Fotos, Videos, Office-Doku­mente oder jede andere Art von Inhalten mit visueller Darstellung sein. Be­arbeiten Sie Ihre Bilder auch ein­fach direkt in der Medien­bi­bli­o­thek (Drehen, Schnei­den, Bild­größe ändern).

Einfacher arbeiten durch au­to­ma­ti­sier­te Pro­zes­se

Die Flexibilität macht den Un­ter­schied: Ein Arbeits­platz, der sich mit unserer Hilfe Ihren Bedürf­nissen anpasst. Mit der Digital Work­place Lösung von Jalios und der Option zur Do­ku­men­ten­ver­wal­tung werden Pro­zes­se vereinfacht: Ein Drag-and-Drop reicht aus, um meh­re­re Doku­mente ab­zu­legen. Die Ein­ord­nung der Dokumente gleicht dem Windows® Explorer und ist sehr intuitiv gestaltet. Die Ver­sio­nen werden automatisch num­me­riert und kön­nen leicht abgerufen werden.

Bereit, Jalios als Lösung für Ihr Doku­men­ten­manage­ment ken­nen­zulernen?

Vereinbaren Sie eine kostenlose Demo oder kontaktieren Sie uns auch gerne, wir beraten Sie zu Ihren Doku­men­ten­ma­nage­ment An­for­de­run­gen.
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