Endlich zur digitalen Behörde

vom Intranet bis zum Bürgerportal

Der öffentliche Sektor verrichtet viele Aufgaben, die im Idealfall digitalisierbar sind. Der Digita­li­sierungs- und Au­to­ma­ti­sie­rungs­be­darf der öf­fent­li­chen Ver­wal­tung ist wei­ter­hin enorm, der Druck auf Städte und Kom­mu­nen riesig.

Diese haben unlängst mit der Di­gi­ta­li­sie­rung begonnen. Nun ist es an der Zeit, Abläufe zu etab­lie­ren und Pro­zes­se zu fi­na­li­sie­ren – damit um­fang­rei­che Auf­ga­ben mü­he­los zu Work­flows wer­den. Mit dem Jalios Digital Work­place sind Sie den An­for­de­run­gen in der Ver­wal­tung ge­wach­sen.
Jetzt beraten lassen

Alle Ver­wal­tungs­pro­zes­se über eine­­ Lö­sung

Mit der Digital Workplace Platt­form von Jalios sprechen alle Ar­beit­neh­men­den die glei­che Spra­che. Jede Person wird ge­hört und das auf di­rek­tem Weg – wir sor­gen für echte In­ter­ak­tion in­ner­halb der Städte und mit ex­tern Wir­ken­den. Am En­de des Di­gi­ta­li­sie­rungs-Trich­ters lan­det nur auf Ihrem Tisch, was Sie auch wirk­lich brau­chen: ge­brauchs­fer­ti­ge Lösungen.

Der Jalios Digital Work­place stellt Ihnen simple, ge­brauchs­fer­ti­ge Module zur Ver­fügung.

Whitepaper

Erwartungen an die moderne Verwaltung

Lesen Sie alles Wissenswerte zu den Herausforderungen der Öffentlichen Verwaltung in 2023.

Das erwartet Sie in diesem Whitepaper

Über diese vier Herausforderungen und die passenden Lösungen dazu können Sie sich freuen:

  • Der Meldekanal für Whistleblower
  • Das barrierefreie Bürgerportal
  • Die Alternative zu Microsoft
  • Die zentrale Plattform für alle
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Alles Wissenswerte zu den aktuellen Herausforderungen von Städten und Kommunen finden Sie auch auf unserer Fokusseite.

Ihr Anliegen

Di­gi­ta­li­sie­rung des Aus­tau­sches

  • Die Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen Be­hör­den vereinfachen
  • Trans­ak­tions­pro­zes­se zwi­schen Ver­wal­tung und Po­li­tik
  • In­for­ma­tions- und Kom­mu­ni­ka­tions­tech­no­lo­gien bereitstellen

Unsere Lösung

  • Schnell, ein­fach und si­cher kom­mu­ni­zie­ren
  • Elek­tro­ni­sche For­mu­la­re, On­line-Por­ta­le für Kom­mu­nen / Be­rei­che mit Schnitt­stel­len und Ticke­ting
  • Extranet-Lösung oder Public-Links
  • Nutzer­zen­trier­tes Ar­bei­ten durch Pro­fi­le und Be­rei­che

Ihr Anliegen

Ver­wal­tungs­über­grei­fend ar­bei­ten

  • Be­ra­tungs­an­ge­bo­te in­tern im Ver­wal­tungs­dienst be­reit­stel­len
  • Be­hör­den­in­ter­ne (Trans­ak­tions-)­Pro­zes­se be­schleu­ni­gen und re­du­zie­ren
  • Flexibler digitaler Arbeitsplatz bereitstellen

Unsere Lösung

  • Arbeits­ab­läu­fe be­darfs­ge­recht ver­knüp­fen
  • Au­to­ma­ti­sche Syn­chro­ni­sa­tion von Do­ku­men­ten
  • Prozess und Zu­griffs­rech­te an Mitarbeitende an­pas­sen
  • Fragen via Instant-Mes­sa­ging

Ihr Anliegen

Kul­tu­rel­len Wandel im Ver­wal­tungs­ap­pa­rat vo­ran­trei­ben

  • Von der Ma­nage­ment- / Lei­tungs­ebe­ne pro­ak­tiv be­glei­ten und kom­mu­ni­zie­ren
  • Ver­än­de­rungs­pro­zes­se mit Mit­ar­bei­ten­den ge­stal­ten

Unsere Lösung

  • In­for­ma­tions­struk­tu­ren an­bie­ten
  • Top-down-Kom­mu­ni­ka­tion über ein so­zia­les Un­ter­neh­mens­netz­werk, z.B. Mitarbeiterblogs
  • Be­reichs­spe­zi­fi­sche Nach­rich­ten
  • Ver­wal­tungs­über­grei­fen­de Nach­rich­ten

Ihr Anliegen

Per­so­nal­ent­wick­lung &
Bil­dung von Di­gi­tal Na­tives

  • Ver­än­de­rungs­be­darf er­mit­teln, digi­ta­le Wei­ter­bil­dung anbieten, Wis­sen lang­fris­tig spei­chern und ver­tei­len
  • Neues Personal gut einarbeiten, be­ste­hen­des Per­so­nal för­dern

Unsere Lösung

  • Digital Learning mit Fort­schritts- / Teil­nah­me­an­zei­ge
  • Ge­führ­te Tou­ren um die Ver­traut­heit mit dem Ar­beits­platz ge­ne­ra­tions­über­grei­fend zu be­wir­ken
  • FAQs und Wikis als ge­mein­sa­me Wis­sens­da­ten­ban­ken

Ihr Anliegen

On­boar­ding-Pro­zess di­gi­ta­li­sie­ren zur Ge­win­nung von Mit­ar­bei­ten­den

  • Nach­wuchs­kräf­te für die Ver­wal­tung ge­win­nen
  • Zeit­rau­ben­de Pro­zes­se ver­ein­fa­chen, lang­same büro­kra­tische Auf­gaben stan­dar­disieren
  • Neues Per­so­nal auf sozialer, kul­tu­rel­ler und fach­li­­cher Ebe­ne ein­bin­den

Unsere Lösung

  • Bereiche für Neu­an­kömm­lin­ge
  • ~In­for­ma­tions­ma­te­ri­ali­en hin­ter­le­gen
  • ~Rechtliches in ge­si­cher­tem Be­reich als Vor­la­gen be­reit­stel­len
  • ~Elek­tro­ni­sche For­mu­la­re mit Echt­zeit­ak­tu­ali­sie­rung
  • Vor Ort, hy­brid oder di­gi­tal ein­binden, über Video-Tools, Chat-Funktionen oder digitalen Lernumgebungen

Ihr Anliegen

Si­cher­heits­lü­cken schlie­­ßen

  • Etablierung einer sicheren und zu­kunfts­fä­hi­gen IT-In­fra­struk­tur
  • Zen­trier­ter Zu­gang zu Ihren Daten

Unsere Lösung

  • Single-Point-of-Access
  • Zwei-Faktor-Au­then­ti­fi­zie­rung
  • Richtlinien für die Ad­mi­ni­stra­tion
  • Ein­rich­tung von Grupp­en oder in­di­vi­du­el­len Per­so­nen mit dif­fe­ren­zier­ten Zu­gangs­rech­ten
  • Ein­wil­li­gungs­er­klä­run­gen bei erst­ma­li­ger Nut­zung und je­der wei­te­ren Ak­tu­ali­sie­rung

Unsere Lese­emp­feh­lung für Sie:

Jalios Studie

Er­fah­run­gen von Mit­ar­bei­tern des öf­fent­li­chen Sek­tors als Schlüs­sel zur di­gi­ta­len Trans­for­ma­tion

In den letzten Jahren sind Mit­ar­bei­ten­de und ihre Ar­beits­erfahrung zurecht in den Mittel­punkt des Interesses von öffent­lichen Ver­wal­tun­gen ge­rückt, denn auf dem heu­ti­gen Ar­beit­neh­men­den­markt geht es da­rum, Ar­beits­kräfte zu hal­ten und zu fördern. Ohne Digi­ta­li­sie­rung bleibt man dabei auf der Strecke.  Um nach den aus­schlag­ge­ben­den Kriterien für die digi­tale Arbeits­er­fah­rung von ÖV-Mit­ar­bei­ten­den zu fra­gen, gab Jalios eine Studie in Auf­trag.  Be­fragt wurden 100 Ent­schei­dungs­trä­ger­*in­nen des öffent­lichen Diens­tes nach den ihrer Meinung nach vor­rangi­gen Themen zur Verbes­serung der internen Zu­sam­men­ar­beit. Die Digi­talisierung spielt dabei eine Schlüs­sel­­rolle.

Das erwartet Sie in dieser Studie

  • Zu­sam­men­fassung der Stu­dien­er­geb­nis­se
  • Auf dem Weg zu einer kol­la­bo­ra­ti­ven und mobilen Mit­ar­bei­ter­er­fah­rung
  • Vom Kom­pe­tenz­ma­nage­ment bis zum in­ter­ak­ti­ven Aus­tausch
  • Schlüs­sel­rolle der Per­so­nal­ab­tei­lun­gen bei der Etab­lie­rung einer digi­talen Unter­neh­mens­kul­tur unter den Mit­ar­bei­tern
  • Feed­back der Stadt Neuilly-sur-Seine
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Ein Kom­mu­ni­ka­tions­sys­tem, das ga­ran­tiert an­kommt

Teilen Sie Mitarbeitende Ihren rele­vanten Bereichen zu, um Doku­mente und Infor­ma­tionen folge­richtig zu spei­chern und abzu­legen. Jemand aus der Buch­haltung interes­siert sich für die Arbeit des Stadt­mar­ke­tings? Wunder­bar! In diesem Fall können Sie der betref­fen­den Person Leserechte erteilen.

Es steht Ihren Mitarbeitenden frei, die Auf­nahme in andere Bereiche anzu­fragen. Ob 200 oder 20.000 Ange­stellte: Wir stel­len die Weichen an der rich­tigen Stelle, ver­netzen Wissen mit Menschen und pflegen so­ziales Miteinander. Durch die Möglich­keiten zum Aus­tausch verbinden Sie einzelne In­for­ma­tions­inseln, stellen Kon­takt in den Abtei­lungen und unter­einander her.

Stadtverwaltungen vertrauen auf Jalios

Zahlreiche Städte und Kommunen setzen länderübergreifend bereits auf Jalios. Dazu gehört beispielsweise auch die Stadt Leipzig. Diese stand und steht wie viele Kommunen und öffentliche Verwaltungen vor immensen Herausforderungen – nicht erst seit Corona.

Der Druck zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen, der demografische Wandel unter den Mitarbeitenden, der Fachkräftemangel sowie eine veränderte Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger und der Wirtschaft. Diese Faktoren zwingen dazu, Abläufe effektiver zu gestalten und verstärkt Arbeitsmittel zu nutzen, die einen zielgerichteteren Austausch und bessere Abstimmungsprozesse sowie mehr Transparenz ermöglichen und fördern.

Mit der Digital Workplace Software Jalios fand die Stadt Leipzig den idealen Partner für Ihre Herausforderungen.

Stadt Leipzig

Stadt Leipzig

„Die daraus entstandene kollaborative Intranet-Lösung von Jalios ermöglicht es der Stadt Leipzig, die Kommunikation und den Austausch zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weiter zu entwickeln und zu erleichtern."

Volker Rasch, stellvertretender Referatsleiter des Referats Kommunikation und Projektleiter für das Intranet der Stadt Leipzig

Lesen Sie die ganze Erfolgsstory 
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Maximale Möglichkeiten für Ihre Behörde

(A)synchron arbeiten, gemeinsam weiterentwickeln

Ihre Bedürfnisse treffen auf unsere Expertise: Wir stellen die Weichen der öffentlichen Ver­wal­tun­gen neu und denken an die Menschen hinter den Ver­wal­tungs­pro­zes­sen.

Sie wollen direkt Einblick zu den spezifischen Lösungen Ihrer Branche? Wir gehen in unserer personalisierten Demo auf Ihre konkreten Wünsche ein.
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