00:00 Begrüßung durch beyond und Vorstellung von elbChai
Moderation (beyond): Guten Morgen. Wir warten noch ein paar Minuten, bis alle eingetrudelt sind, dann starten wir. Ich bin bei beyond für unsere internen Kommunikationsformate zuständig, also für unsere Konferenzen und für Webinare wie dieses. Wir haben uns bei den Webinaren auf das Du geeinigt, ich hoffe, das ist für alle in Ordnung. Fragen machen wir am Ende. Wer zwischendurch etwas in den Chat schreiben möchte, gern, dann schauen wir, ob wir es gleich einschieben oder fürs Ende aufheben. Heute reden wir über den Intranet-Masterplan, von der Software-Auswahl bis zum erfolgreichen Go-Live. Da gibt es viel zu beachten, viele Stolpersteine und Hürden, aber auch viel, worauf man sich bei der Einführung eines neuen Intranets freuen kann.
Felix Schröder: Vielen Dank für die Einladung, guten Morgen auch von meiner Seite. Ich bin Felix Schröder, CEO von elbChai. Wir sind eine Organisation, die es seit 2024 gibt und die ich mit einem ehemaligen Kollegen aus gemeinsamen HIRSCHTEC-Zeiten gegründet habe. Wir kümmern uns genau um das, was wir heute besprechen: Wie wählt man die richtige Softwarelösung aus? Vielleicht ist es die bestehende, vielleicht muss es eine neue sein, vielleicht braucht es Ergänzungen oder Anpassungen. Bei solchen Fragen unterstützen wir und haben schon eine ganze Menge Projekte gemacht.
Für uns sind das zwei Bausteine. Vorneweg die Strategie, die heute der Fokus ist: Wie soll der digitale Arbeitsplatz in eurer Organisation aussehen? Gibt es eine KI-Strategie? Dafür schauen wir uns zuerst die bestehenden Lösungen und Datenquellen an. Was ist vorhanden, kann man darüber überhaupt eine KI laufen lassen, oder muss vorher aufgeräumt werden? Das hat immer auch Datenschutz- und Sicherheitsaspekte. Dann schauen wir, welche Lösungen im Einsatz sind und wie man sie ergänzen kann. Wir berechnen eigentlich immer einen ROI, weil er hilft, ein besser passendes Budget zu bekommen. Viele denken, das könne man in solchen Systemen gar nicht berechnen. Doch, das geht. Man muss sich tiefer hineinwühlen und auf Ziel- und Anforderungsebene arbeiten, dann lässt es sich plausibel darstellen, so dass das Management folgen kann. Die Strategiephase endet meist mit einer Präsentation, mit der ihr zum Management Board gehen könnt.
Die zweite Phase ist die Umsetzung. Da unterstützen wir bei Implementierung und Projektmanagement, bauen teilweise kleinere KI-Assistenten für Kunden, automatisieren Arbeitsabläufe, und hin und wieder unterstützen wir die IT bei den neuen Systemen. Grundsätzlich ist unser Ansatz so aufgebaut, dass das Hauptprojekt direkt mit dem Hersteller läuft, denn der kennt sein System am besten. Wir sind eher das Vier-Augen-Prinzip und schauen, ob das, was gebaut wird, Sinn ergibt.
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04:15 Jalios in Kürze und die Agenda
Erwan Guiziou: Danke, Felix. Guten Morgen und danke für die Einladung. Ich bin Erwan Guiziou, Manager für die DACH-Region bei Jalios. Manche kennen uns, wir haben schon ein paar Webinare gemacht. Wir sind hier in Freiburg die Niederlassung der Mutterfirma in der Nähe von Paris. In Frankreich sind wir die Nummer eins unter den Herstellern von Social-Intranet- und Digital-Workplace-Software, mit mehr als 500 Kunden und seit etwa 26 Jahren, ich muss das jedes Jahr neu rechnen. Wir sind ein Softwarehersteller, das heißt, wir bringen den Gewinn zurück in die Innovation und investieren viel in Forschung und Entwicklung, mit mehr als 110 Mitarbeitenden. Zurzeit sehen wir viel Wachstum im Cloud-Bereich, das besprechen wir noch. Historisch kommen wir aus On-Premise, vor 25 Jahren gab es keine Cloud. Die GmbH hier gibt es seit zwei Jahren, sie arbeitet eng mit der Mutterfirma und mit Partnern in Deutschland und Frankreich, unter anderem einem Technologiepartner in Straßburg und einem Partner in Koblenz. Das funktioniert sehr gut.
Heute schauen wir uns vier Punkte an: Welche Funktionalitäten gibt es, welche sind wichtig, welche weniger? Die Frage Cloud oder On-Premise, was ist besser, oder gibt es je nach Budget eine bessere Lösung? Wir werden viel über Budget sprechen. Und wie führt man so ein System ein: Wie startet man, gibt es einen Weg, der besser ist als der andere, worauf muss man in den Phasen achten, was sind die Fallstricke und was tut man dagegen?
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07:49 Neun Ziele, die ein modernes Intranet verfolgen kann
Felix Schröder: Zuerst die High-Level-Perspektive: Was zeichnet ein modernes Intranet oder einen modernen digitalen Arbeitsplatz aus, und welche Ziele kann man damit verfolgen? Wer einen digitalen Arbeitsplatz einführt oder ein Intranet auswählt, will das Bestehende verbessern, also Effizienz und Produktivität erhöhen. Unserer Erfahrung nach sind es neun Hauptziele: bestehende Lösungen effizienter nutzen. Einen zentralen Einstiegspunkt bieten, weil man viele zersplitterte Lösungen hat. Prozesse und Services, die Mitarbeitende täglich brauchen, zugänglich machen. Die Infrastruktur verbessern. Alle Mitarbeitenden erreichen und die Bindung erhöhen, auch Feedback einsammeln und ein Gespür für die Stimmung in der Organisation bekommen. Vorhandenes Wissen auffindbar machen, das oft in den unterschiedlichsten Lösungen liegt. Das Ganze messbar machen, um Verbesserungen nachweisen zu können. Die Marke stärken: Wir sind ein fortschrittliches Unternehmen mit einem zeitgemäßen Arbeitsplatz, das nicht ständig in Ordnerstrukturen sucht. Und dadurch, dass alles enger zusammenrückt, innovativer werden und auf neue Ideen kommen.
Das klingt alles super, und man hätte gern alles zum Start. Das ist in der Regel nicht möglich. Man sollte sich ein paar Ziele herauspicken, denn die Lösungen am Markt stellen das eine oder andere in den Vordergrund. Es gibt Lösungen wie Jalios, die sehr breit aufgestellt sind und viele dieser Punkte abdecken, und andere, die sich auf wenige Punkte spezialisiert haben. Wichtig ist zu wissen, was man erreichen will und was den größten Erfolg verspricht. Das könnt nur ihr aus der Organisation heraus wissen.
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10:13 Was Kunden fragen: alle erreichen, Effizienz, Suche, KI und Preis
Erwan Guiziou: Was uns oft gefragt wird: Das Ziel ist meist, alle Mitarbeitenden zu erreichen, oft über mehrere Standorte. Für die interne Kommunikation heißt das, dieselbe Nachricht erreicht alle, auch die ohne PC. Aber auch verschiedene Informationen für verschiedene Gruppen, dass man das anpassen und personalisieren kann, nach Gruppe oder nach Standort. Was Linz in Österreich oder Luzern in der Schweiz, Erlangen oder Potsdam interessiert, ist nicht dasselbe wie Magdeburg oder Frankfurt. Jeder hat lokal andere Interessen. Der zweite Punkt ist Effizienz. Es gibt überall Personalmangel und ein Rekrutierungsproblem, also soll man effizienter werden und nicht so viel Zeit verlieren mit: Wo ist die Datei, die mir jemand geschickt hat und die ich nicht mehr finde? Die Suche ist immer eine große Frage, erstaunlicherweise auch nach 20 Jahren noch.
Felix Schröder: Und wird sie wahrscheinlich auch bleiben.
Erwan Guiziou: Wir bieten verschiedene Wege, Inhalte zu erfassen: Wiki, Blog, PowerPoint und so weiter. Und jetzt kommt oft die KI-Frage, die hilft und nicht hilft. Ist die KI mit der Suche verbunden? Kann KI meine Probleme lösen, habe ich ein internes ChatGPT? Wir haben vor dem Webinar darüber diskutiert, wie ChatGPT helfen kann oder nicht, es gibt auch Halluzinationen, da muss man aufpassen. Das sind die Fragen, die wir zurzeit bekommen. Und natürlich: zu welchem Preis, das ist immer die zweite Frage.
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13:15 Modular, anpassbar, mobil, sicher: das Intranet als Digital Workplace
Erwan Guiziou: Was das moderne Intranet unserer Meinung nach sein sollte: modular. Die Firma in Potsdam, die Behörde in Linz oder der Verein in Luzern haben verschiedene Ziele und wollen verschiedene Funktionen. Man kann nicht allen dasselbe Paket verkaufen, das hätte keinen Sinn. Modularität ist sehr wichtig. Wir versuchen, alle Funktionen zu haben, die gefragt sind, aber anpassbar für jeden Fall. Skalierbar, manche wachsen schnell. Unabhängig, dazu später mehr. Und für alle: Es gibt Mitarbeitende ohne PC, die nur ein Smartphone haben und unterwegs sind, in einer Behörde Leute auf der Straße oder in der Kita, die haben keine Zeit, hinter einem PC zu sitzen. Dazu ein vernünftiger Preis. Und, das versteht sich von selbst, sicher und rechtskonform. Was heißt rechtskonform, wo sind meine Daten? Das ist zurzeit eine große Frage, und sie wird größer.
Das moderne Intranet ist für uns aber auch ein Digital Workplace. Ich meine damit, dass das klassische Intranet mit den anderen Informationssystemen verbunden sein soll. Es arbeitet nicht allein, sondern mit dem Ticketsystem, das wird uns oft gefragt, mit CRM, ERP oder dem Dokumentenmanagement, das schon existiert, mit oder ohne Microsoft. Über Konnektoren, und wir haben einige, kann man das Intranet verbinden. Das gefällt jedem IT-Leiter, wenn wir sagen: Wir können Daten von hier und da holen und auf einer Seite, einem Dashboard, zeigen. Dazu Single Sign-on, damit man sich nicht jedes Mal neu einloggen muss. Das ist auch Effizienz, weil man nicht für alle Anwendungen dasselbe Passwort nehmen darf. Das sind kleine Sachen, die Effizienz bringen, damit man sich auf den Inhalt konzentrieren kann und nicht auf die Software. Mehr und mehr Leute wollen einen Digital Workplace.
Felix Schröder: Das kann ich nur bestätigen. Diese Lösungen wachsen immer stärker zusammen. Dass man Dinge als Insellösung betrachtet, wird immer mehr aufgeweicht. Deshalb ist es wichtig, saubere Übergänge zu schaffen. Das kann manchmal nur ein Link sein, es muss nicht immer die tiefste Integration sein, aber man sollte die Wege ermöglichen. Teilweise ergibt eine tiefere Integration Sinn, das muss man sich im Detail anschauen.
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17:36 Basisfunktionen: Suche, Redaktion, Workflows, Verzeichnis, Chat, Rechte, ISO 27001
Erwan Guiziou: Wir haben versucht zusammenzufassen, was heute die Basisfunktionen sind. Die Liste ist begrenzt, wir haben mehr als 150 Module, wir bräuchten drei Tage, um alles zu zeigen. Die Suche haben wir schon erwähnt. Das Intranet ist ein internes Kommunikationswerkzeug: Blog- und Wiki-Seiten, Artikel, und die verbreiten. Das ist die Basis. Mit der Zeit sind neue Funktionen dazugekommen, zum Beispiel Workflows: Ich möchte eine Nachricht veröffentlichen, aber vorher soll mein Manager sie prüfen, vielleicht auch dessen Manager. Dann braucht man einen Workflow. Oder: Ich habe schon einen Kalender in Outlook und möchte ihn verknüpfen, also gibt es die Integration mit dem Kalender. So ist es langsam größer und damit auch etwas komplexer geworden. Wir haben Kunden, die von Papier direkt zum Digital Workplace gesprungen sind. Nicht so einfach: Wer gewohnt ist, alles zu drucken, muss plötzlich ein Dokumentenmanagement mit Sperren, Kommentaren und Likes benutzen. Aber die Effizienzvorteile sind groß, etwa das automatische Verzeichnis und Organigramm. Wir haben mit Kunden gearbeitet, die haben das für rund 9.000 Leute gedruckt, und nach zwei Wochen war es obsolet.
Wichtig und zunehmend: Gruppen- und Einzelchats, damit die Leute intern nicht WhatsApp benutzen, denn dann gehören die Daten nicht mehr der Organisation. Rollen- und Rechtemanagement, damit nicht jeder alles sieht, ändern oder löschen kann. Die Anbindung an das Active Directory, also die LDAP-Verbindung mit dem Verzeichnis der Firma, wird oft gefragt. DSGVO-konform und barrierefrei. Und seit kurzem sind wir ISO 27001 zertifiziert, das ist die Sicherheitsnorm. Das war eine Arbeit von ein bis zwei Jahren.
Felix Schröder: Das ist wichtig zu verstehen: Die meisten Hersteller sind zwar auch nach 27001 zertifiziert, aber nur deren Hosting-Partner, nicht der Softwarehersteller selbst. Das ist hier der Unterschied.
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21:22 Überschneidungen mit Teams und SharePoint: ergänzen statt verdoppeln
Felix Schröder: Eine Frage, Erwan: Wie geht ihr mit Überschneidungen um? Viele Zuhörer haben für den Chat zum Beispiel schon Teams, bei Workflows eine Personalsoftware. Integriert ihr das eher, oder nehmt ihr eure Funktionen raus?
Erwan Guiziou: Das kann man machen, deshalb war die Modularität am Anfang wichtig. Wir haben ein Basispaket und Optionen, und auch vom Basispaket kann man sagen: Das brauche ich nicht, das habe ich schon. Zwei Chats zu haben wäre Blödsinn, die halbe Organisation benutzt den einen, die andere Hälfte den anderen. Dafür braucht man eine Strategie, und wir passen uns an. Wenn die Strategie lautet, wir benutzen den Chat von Teams, dann verknüpfen wir den. Wir empfehlen natürlich unseren Chat, weil er viel tiefer integriert ist und aus unserer Sicht DSGVO-konformer. Gleiches beim Dokumentenmanagement: Ich habe schon SharePoint, was soll ich machen? Dann integrieren wir SharePoint in unsere Plattform, das kann zusammenleben, und die Suche oder die KI kann auch in SharePoint suchen und die Information nach vorne bringen. Deshalb gibt es vor der Installation immer Workshops. Wir passen uns an, was Sie wollen, deshalb dauert es etwas länger. Wir könnten sagen, hier ist das Produkt, fertig, nehmen Sie es, wie es ist. Das ist nicht unsere Philosophie. Lieber angepasst, damit Sie nur benutzen, was Sie benutzen müssen, und nicht mehr.
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23:52 Publikumsfrage: Braucht es das Intranet neben KI-Agenten noch?
Felix Schröder: Eine Frage aus dem Publikum, die ich extrem spannend finde: Glaubt ihr, dass wir das Intranet als zusätzliche Plattform immer brauchen werden? Mit integrierten Agents können Informationen direkt aus Teams gesucht und gefunden werden. Wie befriedigt man in so einem Umfeld die natürliche Neugier der Mitarbeitenden und hält nicht aktiv gesuchte Informationen bereit, News oder Mitarbeiterstories? Also: Brauchen wir das Intranet in Zukunft noch, und wenn ja, wofür?
Erwan Guiziou: Die nächsten zehn Jahre hoffe ich schon, danach ist es nicht mehr mein Problem. Nein, im Ernst: Ich denke schon. Klar, es gibt KI, und man könnte sagen, ich habe eine KI-Engine und füttere sie mit Informationen. Das glaube ich nicht, denn es gibt weiterhin die Top-down-Kommunikation. Die Geschäftsführung sagt: Wir wollen diese Information an alle Mitarbeitenden, egal was die KI will. Und bei KI muss man aufpassen, Garbage in, Garbage out: Wie ist es kontrolliert, von wem? Die Organisation will das steuern. Gleichzeitig sollen Leute aus den Teams schreiben und in kleinen Communities Informationen teilen können. Das wird sich ändern, es ist nicht mehr wie früher nur top-down und statisch, sondern viel lebendiger, mit viel mehr Kollaboration. Aber wir sehen auch mit Microsoft und Copilot: Die Leute sind verloren. Sie brauchen Struktur, sie müssen wissen, wo die wichtigsten Informationen sind. Da hilft das Intranet: Das sind die Seiten und die meistgenutzten Dokumente für den Anfang, das sind die Communities, in denen ich mit Projekt und Team arbeite, und das sind Urlaubsantrag und Ticketsystem, der dritte Teil des Intranets. Das Intranet pusht nicht nur Nachrichten, es ist ein Digital Workplace.
Felix Schröder: Ich glaube sogar, dass das Intranet gestärkt wird. Die Oberfläche wird sich ändern. Wir werden wegkommen von der horizontalen Navigation, unter der irgendwelche Punkte liegen, die jeder woanders suchen würde. Deshalb zieht sich das Thema „Die Suche funktioniert nicht“ durch die letzten Jahre. Das wird reduziert, man wird mehr über den Chat-Agenten kommunizieren. Dennoch brauche ich die verlässliche Information, das Kuratieren, das Zusteuern von Dingen, die Mitarbeitende wissen müssen, ob sie wollen oder nicht, und den zentralen Ort, wo ich hingehen kann. Und das Stöbern nach Informationen wird bleiben. Wenn man an die ganz frühen Intranets denkt, da war es der Speiseplan und drei, vier Dokumente, dann hat man mit dem Social Intranet versucht, Leben hineinzubringen, mal besser, mal weniger gut. Jetzt hat man die Möglichkeit, das ganze verteilte Wissen an einem Ort darzustellen und zu wissen: Hier ist mein Chatpartner, wenn ich Fragen habe. Wenn man das sauber aufbaut und an die anderen Applikationen anbindet, kann eine sehr gute Lösung entstehen.
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29:05 Wissen teilen, Assistenten und die Nice-to-haves
Erwan Guiziou: Dazu kommt das ganze Wissensmanagement. Jeder hat Wissen im Kopf, kann es aufschreiben und teilen, das ist auch Kultur, und mit KI und den Daten findet man es wieder. Ich sage immer: Wir müssen die Informationen ins Intranet geben, nicht nur im Kopf behalten, denn wer weiß, was der Nächste braucht. Und der Nächste ist auch der Mitarbeiter, der in sechs Monaten kommt und noch nicht da ist. Ab etwa 100 Leuten kennt man nicht mehr alle und weiß nicht mehr, wer was weiß und an wen man sich wenden soll. Da hilft das Intranet, auch mit spezialisierten KI-Assistenten. Wir haben zum Beispiel einen HR-Assistenten, dem man alle HR-Fragen stellen kann, damit ich die Kollegen aus HR nicht für einfache Fragen störe. Oder den Support: Kunden haben den ganzen Support um diese Wissensdatenbank herum gebaut und nutzen dafür die KI.
Die Nice-to-have-Funktionen sind nur ein kleiner Zusatz. Gästekonten für ein Extranet sind sehr wichtig, denn die Organisation ist nicht nur die Firma selbst, sondern auch Lieferanten und Kunden, die mitmachen. Dafür sind externe Communities interessant, um Wissen zu teilen. KI haben wir schon viel besprochen. Signaturen. Gamification, denn die Frage kommt immer wieder: Wie bringe ich die Leute auf mein Intranet, damit es lebendig wird? Lustigerweise auch Kleinanzeigen: Wenn es so etwas intern gibt, gehen die Leute dorthin und sehen dabei die anderen Nachrichten. Kompetenzen steuern, Mindmapping, und das ganze E-Learning, das ist ein großer Teil. Das Intranet ist viel mehr als interne Kommunikation.
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32:43 Was Kunden mögen: Event-Management, Aufgaben, alles in einem, On-Premise
Erwan Guiziou: Was mögen die Leute bei uns? Nach dem Alleinstellungsmerkmal fragt man immer. Eines gibt es nicht, wir haben so viel Funktionalität, es ist eine Kombination von Faktoren. Aber sehr gefragt ist das Event-Management, dafür haben wir ein kleines, sehr beliebtes Modul: Wann ist der nächste Termin? Das Aufgabenmanagement, praktisch wie Trello, ist beliebt, weil man es als Modul hat statt als externes Werkzeug, das extra kostet und nicht integriert ist. Dazu alles rund um die Zusammenarbeit, die Communities. Beliebt ist, dass alles in einem Werkzeug kommt und modular ist.
Felix Schröder: Als unabhängiger Betrachter würde ich das Alleinstellungsmerkmal genau darin sehen: Mit euch kann man, wenn man will, weitestgehend alles abdecken, muss es aber nicht. Diese Modularität scheint schier endlos zu sein. Jede Funktion, die fehlt, könnt ihr ergänzen. Bei vielen anderen Lösungen sieht man einen deutlich stärkeren Fokus, positiv formuliert, da enden bestimmte Lösungen. Bei euch ist Fehlendes entweder schon da und wird zugeschaltet oder wird ergänzt. Das Zweite ist das Hosting: Viele unterstützen On-Premise gar nicht mehr, ihr schon, und mit vollem Funktionsumfang. Das ist auch eine Besonderheit, die bei KI ein spannendes Thema sein kann.
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34:46 Hosting: On-Premise, Cloud, hybrid und vier Kriterien der Anbieterauswahl
Felix Schröder: Welche Hosting-Möglichkeiten gibt es? Wir sehen drei. On-Premise im eigenen Rechenzentrum, teilweise ausgelagert in ein anderes. Cloud-Hosting, entweder Software as a Service oder eine Art Managed Hosting. Und hybrides Hosting, das oft vergessen wird: eine Kombination aus beiden Welten. Man nimmt bestimmte Aspekte heraus, die nicht so kritisch sind oder um die man sich nicht selbst kümmern will, und gibt sie in die Cloud. Andere Dinge, in denen Firmengeheimnisse stecken oder sehr viel Know-how, bleiben on-premise. Das sieht man oft bei ERP-Systemen: Wenn das steht, steht die Produktion.
On-Premise heißt maximale Kontrolle, mit Vorteilen bei Datenhoheit und Datenschutz, gerade in der heutigen politischen Lage. Ich habe kürzlich mit einigen gesprochen, die sagten: Erst dachten wir, wir sind mit unserem On-Premise total hinterm Mond, jetzt fühlen wir uns ganz gut, weil man nicht genau weiß, was in Amerika passiert. Man muss aber mehr investieren: Hardwarekosten, laufende Kosten, und man muss selbst für die Sicherheit sorgen, was nicht zu unterschätzen ist, weil die Angriffe zunehmen. Traut man sich zu, das selbst zu regeln? In der Cloud kann ich sofort bereitstellen, viel besser skalieren, ausfallsicher. Die Herausforderung: Die Daten verlassen die eigene Hoheit, und ich habe eine Anbieterabhängigkeit. Was mache ich, wenn die Kosten nach oben getrieben werden oder die Daten in die USA weitergeleitet werden müssen? Hybrides Hosting ist das Beste aus beiden Welten, aber auch der Nachteil aus beiden. Man muss sich anschauen, was man wohin packt.
Bei der Anbieterauswahl gibt es vier Punkte. Die Sicherheitsanforderungen: Kann ich mich sicher einloggen, funktioniert das? Compliance und Datenschutz: Im Intranet hat man personenbezogene Daten in tieferer Ausprägung, etwa in Mitarbeiterprofilen, ist das alles geklärt? Zugänglichkeit: Nutzer sollten von überall zugreifen können, sonst spare ich eine große Nutzergruppe aus. Und Zukunftssicherheit: Was machen die Hersteller, wo verbleibt das Hosting, wie entwickelt es sich, kann ich Systematiken weiterentwickeln und anpassen?
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38:23 Updates, IT-Aufwand, Preiserhöhungen und KI on-premise
Erwan Guiziou: Es gibt Vorteile und Nachteile. Man muss fragen: Habe ich wichtige Daten, oder ist es nicht so schlimm, wenn jemand anders sie liest? Im ersten Fall ist On-Premise besser. Bei On-Premise entscheidet man selbst, wann das Update kommt. In der Cloud führen wir die Updates einfach weiter, und das hat Konsequenzen für das Change Management: Wenn plötzlich ein Button nicht mehr da ist, muss ich die Mitarbeitenden vorher informieren und gegebenenfalls schulen. Bei einem Button ist es okay, manchmal ist es mehr. Dazu haben wir ein Whitepaper geschrieben, das man auf unserer Website kostenlos herunterladen kann. Nachteil von On-Premise: Man braucht oft ein internes Team, das es verwaltet, obwohl wir mit einer neuen Technologie den internen Aufwand reduzieren und mehr für die Kunden machen können. Bei der Cloud ist es spiegelbildlich: weniger IT-Personal nötig, obwohl man trotzdem IT und eine Strategie braucht, denn wir sollen nicht Ihre Strategie definieren. Und ja, Preise können durch Anbieter erhöht werden. Wir haben Anbieter gesehen, ich nenne keine Namen, mit 38 Prozent Erhöhung von einem Jahr zum nächsten. Das finde ich unverschämt, als Anbieter finde ich es verrückt. Das ist eine Methode, die rentableren Kunden zu behalten und die anderen loszuwerden. In der Cloud kann das passieren, bei uns nicht, wir haben Verträge dafür.
Felix Schröder: Eine Ergänzung. Viele haben im Kopf, wir müssen jetzt mit KI etwas machen, und laufen los. Was ich sehe: Sobald auf den eigenen Daten trainiert wird, holen sich die meisten das KI-System ins eigene Rechenzentrum. Die wenigsten sagen: Ich schicke Copilot von Microsoft über meine E-Mails und lasse alles scannen. Man hat das Gefühl, damit zieht man sich komplett aus, Geschäftsgeheimnisse aus E-Mails gehen nach draußen. Das zeigt, wo man wieder einen Schritt zurückgeht und sich Dinge ins Haus holt. Im Intranet ist das meiste eher unkritisch und kann in die Cloud, aber es gibt Bereiche mit Geschäftsgeheimnissen, und da ist die Frage, ob man das in die Cloud packt. Für mich spannend, weil ich jahrelang gesagt habe: Wie lange wollt ihr On-Premise noch betreiben, schiebt das doch in die Cloud. Da findet gerade ein Umdenken statt. Ob man es dann macht, ist die Frage, aber viele denken ernsthaft darüber nach, Sachen zurückzuholen oder on-premise zu behalten. Bei KI kann man klar sagen: Systeme, die über eigene Datenquellen laufen, sind in der Regel on-premise. Wenn alle anderen Daten in der Cloud liegen, kann auch das KI-System in der Cloud sein.
Erwan Guiziou: Das sieht man: Erst in der Cloud probieren, dann überlegen die Firmen, es intern zu machen, weil es weniger Halluzinationen gibt und man die KI richtig füttern und trainieren kann. Das dauert und braucht größere Server, aber es ist interessant.
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43:21 Budget: alle Kosten mitrechnen, Miete oder Kauf, sieben Jahre Laufzeit
Erwan Guiziou: Klar brauchen wir ein Budget für das alles, es ist nicht kostenlos. Der Preis ist vernünftig, sage ich immer, und man kann mit uns verhandeln. Wichtig ist, alle Kosten zu berücksichtigen. Es sind nicht nur Lizenzen und Installation, und danach ist alles okay. Das ist nur ein Teil des Change Managements insgesamt: Kommunikation und Schulungen, interner Support, also Zeit, und die Updates. Das System bleibt nicht dasselbe, in drei Jahren ist es anders als heute. In der Cloud sind die Updates im Tarif inbegriffen, on-premise sollte man dafür ein Budget haben, entweder machen wir die Installation oder Sie. Darüber muss man ehrlich sprechen, und wir versuchen, bei den Kosten so transparent wie möglich zu sein und mit Ihnen nachzudenken, was Sie in Zukunft brauchen, je nachdem, ob die Organisation digital ist oder weniger.
Die Tendenz geht zur Miete statt zum Kauf. Klar, das ist praktisch, ein monatliches Budget, für Aktionäre attraktiv, für den Endkunden vielleicht nicht so interessant. Auf lange Sicht: Ein Intranet lebt im Durchschnitt sieben Jahre, das muss man im Kopf haben. Mit der Cloud können die Kosten erheblich steigen, und man kann Anschaffungen nicht abschreiben. Kauf ist also nicht verkehrt. Mieten ist einfacher zu verwalten, kostet langfristig aber mehr, nach etwa drei Jahren liegt der Break-even. Man muss langfristig denken, nicht nur an das Angebot für die nächsten zwei Jahre, weil die Installation etwas kostet und amortisiert werden muss.
Felix Schröder: Das ist auf jeden Fall ein Alleinstellungsmerkmal: Ich kenne ganz wenige Lösungen, die Kauf noch anbieten, ihr seid eine davon.
Erwan Guiziou: Für den Kunden ist das nicht verkehrt. Nach einigen Jahren, pro Kopf und Monat gerechnet, wird es günstiger. Es gibt auch die Lernkurve: Man kann nicht alle zwei Jahre eine neue Software in die Firma bringen, das kostet alles etwas. Man sollte amortisieren.
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46:55 Publikumsfrage: KI on-premise und die Modellwahl bei Jalios
Felix Schröder: Noch eine Frage: Gibt es wirklich schon KI-Tools, die on-premise gut betrieben werden können? Das wäre für Enterprise-KI der beste Weg. Hat euer Tool eine eigene KI-Lösung inkludiert? Was man sagen kann: Das KI-Modell nehmen die Kunden und installieren es bei sich selbst und lassen es auf den eigenen Daten trainieren, so dass die Informationen und das, was das Modell damit macht, die Organisation nicht verlassen. Man baut keine eigenen Modelle wie ChatGPT, man nimmt welche, installiert sie und trainiert sie auf den eigenen Daten, damit die Informationen nicht zu OpenAI oder sonst wohin wandern.
Erwan Guiziou: Bei uns wählen Sie das Modell aus: OpenAI, Claude von Anthropic, was Sie wollen, oder Mistral, das europäisch ist. Das würden wir empfehlen, weil wir wissen, wie es gebaut ist. Das können Sie intern oder extern nehmen, wir passen uns an, das diskutieren wir zusammen.
Felix Schröder: Jalios selbst hat kein KI-System im Bauch, aber man kann nehmen, was man möchte. Das ist wieder ein Alleinstellungsmerkmal, die meisten haben ein, zwei Präferenzen, die integriert werden können, und das war es. Hier hat man die freie Wahl.
Erwan Guiziou: Wir lassen die Wahl, das ist die Philosophie. Wir haben etwa zehn KI-Modelle, die wir anbinden können, einige sind für das eine besser, andere für das andere. Man kann auch mehrere nehmen: Gladia zum Beispiel für Videos, Mistral für Texte. Je nachdem, welche Anwendungsfälle Sie haben. Was wollen Sie mit der KI überhaupt machen? Wenn man das weiß, kann man empfehlen.
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49:28 Fünf Jahre vorausplanen, Change Management und Change Champions
Erwan Guiziou: Planen Sie voraus. Denken Sie nicht nur an heute, sondern an neue Funktionen und neue Anforderungen. Planen Sie für fünf Jahre, auch wenn das Budget nur für zwei reicht, denn normalerweise wechselt man das Intranet nach zwei Jahren nicht. Planen Sie auch für Change Management. Es wird immer Anfragen für Schulungen geben. Wir erleben es gerade mit einem Kunden: Der Unterschied zwischen den Mitarbeitenden ist verrückt. Der eine sagt, ich verstehe gar nichts, das ist so kompliziert, der braucht mehr Schulung. Der andere sagt, das ist ganz einfach, das habe ich alles verstanden, da reicht eine Viertelstunde. Trotzdem sollte man planen, nicht nur Geld, auch Zeit. Sie brauchen intern Leute, die helfen: Change Champions nennen wir das, einen Projektleiter, einen Sponsor, aber auch Leute, die motiviert sind und es weiterbringen.
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50:47 Die Kostenpositionen und der ROI als Argument
Felix Schröder: Wir haben versucht zusammenzufassen, was man beachten muss. Aus unserer Sicht sind das die Positionen: Lizenzkosten, einmalig und laufend, sowie inflationäre Anpassungen der Hersteller. Deshalb mein Tipp: längerfristige Verträge abschließen, weil man ein Intranet sowieso nicht nach zwei Jahren herausreißt, und sich die Preise für einen längeren Zeitraum sichern. Das geht am Anfang der Verhandlung immer gut. Dann Implementierung und Projektumsetzung: Konfiguration, Entwicklung und so weiter. Migration wird häufig vergessen, wenn man von einem System aufs nächste wechselt. Laufende Kosten für Ausbau, Entwicklung und Verbesserung, für Training und für den laufenden Support. Und, je nachdem, was aktuell vorliegt, interne zusätzliche Personalkosten: Wer ein statisches Intranet hat und in Richtung Social gehen will, sollte vielleicht eine halbe Stelle einkalkulieren, je nach Größe der Organisation, damit man Communities händeln kann. Es kann sein, muss nicht, manchmal hebt man sogar Effizienzen und senkt den Aufwand, aber es ist ein Faktor, den man sauber kalkulieren sollte.
Deshalb noch einmal: Es gibt einen ROI für so einen digitalen Arbeitsplatz, und der sollte bekannt sein und genutzt werden, wenn man intern in die Argumentation geht. Sonst ist man immer der Bittsteller: Wir wollen ein neues Intranet. Warum? Das andere ist zu alt. Das ist eine Argumentation, aber sie ist relativ kurz gesprungen.
Erwan Guiziou: Nicht nur die Effizienz, die man gewinnt, weil es integriert ist, sondern auch: Dieses Modul habe ich jetzt im Intranet, dann brauche ich die extra Software nicht mehr, die mich zehn Euro pro Kopf und Monat kostet. Das kann in das Intranet-Budget gehen. Wir sehen das mit Trello und all den Werkzeugen, die kurz vor knapp ohne Strategie von einer Fachabteilung gekauft wurden. Man sollte sich ein Bild vom Ist-Zustand machen und fragen: Brauche ich das alles, oder kann ich einige Module kaufen, und es ist erledigt?
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53:33 Einführung: alle an Bord, vier Phasen, kein Big Bang
Erwan Guiziou: Die Einführung des Systems, ganz wichtig. Ich gehe etwas schneller, wir müssen noch Fragen beantworten. Back to Basics: Das ist ein Thema für die ganze Organisation, nicht nur für die IT oder nur für die interne Kommunikation. Alle sollten im Boot sein, der Sponsor, auch der Datenschutzbeauftragte. Der hat schwierige Fragen, aber sie sind wichtig. Dann die vier Phasen: Strategie, Umsetzung, Rollout, Optimierung. Optimierung, weil es nie fertig ist, das ist die schlechte Nachricht von heute. Es ist immer ongoing, es gibt immer neue Anwendungsfälle und neue Fragen, und die Werkzeuge entwickeln sich weiter. Das Intranet von vor zehn Jahren hat mit heute nichts zu tun. Für den Rollout haben wir Felix' geheime Waffe: Wir raten vom Big Bang ab, alles auf einmal zu installieren bringt nichts. Schritt für Schritt.
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54:58 Praxis-Check: Ziele, Zielgruppen, schlank starten, Arbeit nach dem Go-Live
Felix Schröder: Die wichtigsten Hürden und der Praxis-Check, wie wir ihn sehen. Kenne deine Ziele. Kenne deine Zielgruppen, und zwar alle, spar nicht 50 Prozent aus, weil sie in der Produktion stehen. Kenne die Zugriffsmöglichkeiten der Zielgruppen: Manchmal hängt man Monitore auf, manchmal ist es die Mobile App, aber nicht immer ist die Mobile App der Heilsbringer. Es gibt Nutzer, die gar keine Mobile App nutzen dürfen, wo sie arbeiten, und privat vielleicht nicht wollen. Starte pragmatisch und dicht am Standard: Die wirklich relevanten Anforderungen ergeben sich im laufenden Betrieb, deshalb der Start in zwei Phasen. Am Anfang hat man so viele Pläne, dann startet man und merkt, was wirklich relevant ist. Wir empfehlen, klein und schlank zu starten und von dort aus mit den Nutzern und den Anwendungsfällen weiterzuentwickeln, statt sich alles vorher auszudenken, denn die Welt ist nie so, wie man sie plant.
Erwan Guiziou: Fragt einfach die Mitarbeitenden, wo es heute schwer ist, wo die Pain Points sind. Wenn man die löst, beginnt der Zirkel: Das bringt mir etwas, und dann geht es weiter.
Felix Schröder: Die wirkliche Arbeit beginnt erst nach dem Go-Live. Das sehe ich immer wieder, ich habe schon erlebt: Das Projekt ist endlich live, jetzt gehe ich in Urlaub. Nein, dann beginnt die Arbeit, dann sind die Nutzer da, dann gibt es Feedback, dann sieht man, was man anpassen muss. Das ist ein Grund, früher zu starten und es nicht Monate hinauszuzögern. Deshalb ausreichendes und laufendes Budget einplanen, lieber ein schlankes Projekt am Anfang und dann kontinuierlich weiterdenken, und deshalb wieder der ROI, sonst bekommt man nicht, was man braucht. Die Nutzer werden auch nicht die Tür einrennen. Man macht nicht das Tor auf, und das Wasser fließt hinein. Das ist ein langer, stetiger Prozess, in dem man sich am Anfang über jedes Feedback freut und der, wenn man es richtig macht, immer besser wird und durch die Anwendungsfälle deutlich optimiert werden kann. Und wähle die technische Lösung weise, sonst werden Zielgruppen und Ziele vielleicht nicht erreicht, weil der Ansatz zu kurz gesprungen ist, Anforderungen können nicht umgesetzt werden, und das Budget wird nicht eingehalten, weil man doch noch etwas dazukaufen muss.
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58:01 Fragen: Microsoft 365, Abdeckung und Lizenzkosten
Felix Schröder: Es ist genau 11 Uhr, aber wir haben noch Fragen von Christian, die klären wir kurz. Die erste teilt sich in drei: Ist die Lösung eine Cloud-Lösung, auch als Standalone-Lösung in Microsoft 365 integrierbar, oder basiert sie auf M365 wie zum Beispiel Powell?
Erwan Guiziou: Sie basiert auf nichts, es geht alles. Man muss Microsoft nicht haben, kann es aber haben, mit oder ohne, wie Sie wollen. Unsere Philosophie ist Come as you are, wir passen uns an. Wir sagen nicht, das muss weg.
Felix Schröder: Die zweite, die Gretchenfrage: Braucht man M365, oder deckt euer Tool die zentralen Use Cases wie SharePoint, Dokumentenablage, Formulare, Workflows, Prozesse und Gruppenräume auch ab?
Erwan Guiziou: Was aufgelistet ist, ist abgedeckt. E-Mail machen wir nicht, aber das muss auch nicht Microsoft sein, es gibt viele andere Anbieter.
Felix Schröder: Dritte Frage: Wenn man euer Tool allein oder zusätzlich zu M365 nutzt, hat man dann Lizenzkosten pro Nutzer und Monat? Und dazu: Die Lösung scheint mächtig, aber dann habe ich zwei Lizenzen, M365 und eure. Er hat Claude gefragt: acht Euro pro Nutzer und Monat plus Installationskosten, also 8.000 Euro bei 1.000 Nutzern.
Erwan Guiziou: Das stimmt überhaupt nicht, da sieht man die Halluzination. Das sind die öffentlichen Preise, die Frankreich auf die Website geschrieben hat, das finde ich Unsinn. Wir sind in der DACH-Region und haben andere Preise, sprechen Sie einfach mit mir. Der Preis ist nicht linear, sondern degressiv, da kann man verhandeln. Und wenn Sie schon Microsoft haben, fallen einige Funktionen weg, dann wird es billiger.
Felix Schröder: Also deutlich günstiger, da hat Claude weit über das Ziel hinausgeschossen.
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1:00:47 Verabschiedung
Moderation (beyond): Ich habe eure LinkedIn-Profile in den Chat gepostet, da sieht man auch Mailadressen und Telefonnummern. Wenn noch Fragen auftauchen, manche konnten heute nur an der Oberfläche beantwortet werden, meldet euch bei Felix und Erwan oder bei mir, dann leite ich es weiter. Manchmal merkt man erst beim zweiten Hören, dass man etwas noch nicht ganz verstanden hat.
Erwan Guiziou: Kontaktieren Sie uns später, dann antworten wir speziell in Ihrem Kontext.
Moderation (beyond): Vielen Dank für den Input, ihr hattet euch viel vorgenommen und habt euch gut geschlagen, mit nur drei Minuten Überziehung. Gern wieder. Bis zum nächsten Mal, Erwan, Felix, vielen Dank und einen sonnigen Tag.
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Die Mitschrift endet mit der Aufzeichnung.
