Effizientes Wissensmanagement

00:00 Jalios in Kürze und die Agenda

Die Aufzeichnung setzt mit dem Beginn der Präsentation ein.

Erwan Guiziou: Jetzt eine kurze Präsentation, die Folien teilen wir später mit Ihnen: wie wir Wissensmanagement mit unserer Plattform sehen. Wir sind ein Softwarehersteller aus Frankreich, 25 Jahre am Markt, und wir haben selbst Fragen zum internen Wissensmanagement. Einige unserer Kunden betreiben Wissensmanagement, und wir sehen es im Rahmen des Intranets, denn Wissensmanagement ist sehr breit, und es gibt viel zu tun. Heute möchte ich in diesem Format ein paar Punkte besprechen: Warum brauchen wir Wissensmanagement? Wie können wir es strukturieren? Welche Plattformen gibt es, dazu stelle ich unsere Plattform kurz vor. Was sind die Erfolgsfaktoren, worauf müssen Sie achten, wenn Sie anfangen? Und ein paar Praxistipps aus unserer Erfahrung.

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01:41 Warum Wissensmanagement: Personalmangel, eine Generation geht, Wissen in Köpfen und Ordnern

Erwan Guiziou: Wissensmanagement gibt es seit Jahren. Mit KI verändert sich alles, aber die Grundprinzipien bleiben. Warum brauchen wir das überhaupt? Das Problem ist einfach: Wir, aber auch andere Firmen und unsere Kunden, haben mehr und mehr ein Problem mit Personalmangel. Es gibt Leute, die die Firma verlassen. Die Generation von etwa 1950 bis 1970 geht bald in den Ruhestand oder ist schon dort, und die Erfahrung, die sie gesammelt hat, geht mit diesen Leuten weg.

Kurze Unterbrechung wegen Nebengeräuschen: Ein Kindergarten liegt in der Nähe, das Fenster wird geschlossen.

Wir brauchen gerade diese Kinder in Zukunft, nicht nur, damit sie die Pensionen zahlen, sondern damit das Wissen weiterlebt. Wie geben wir das Wissen an sie weiter? Man denkt oft an das Onboarding, an Leute, die ins Unternehmen kommen, aber selten an das Offboarding: Leute, die gehen, eine Generation, die geht, und wie man dieses Wissen zusammennimmt. Dazu kommt ein Problem der Struktur. Bei unseren Kunden liegt das Wissen immer noch viel in E-Mails, in Ordnern, auf irgendeinem SharePoint oder ganz einfach in Köpfen. Das kann man nicht zentral nutzen, und es ist schwierig, etwas damit zu machen.

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04:38 Umfrage 1: Wie hoch ist die Priorität für Wissensmanagement?

Erwan Guiziou: Vorher eine erste Umfrage, um zu wissen, wo die Zuschauer stehen: Beherrschen sie Wissensmanagement schon, oder möchten sie es?

Moderation: Liebe Teilnehmer, bitte per Klick einsortieren. Diesmal muss man sich entscheiden, wie hoch die Priorität für Wissensmanagement bei Ihnen ist und wie es um das Budget für das Projekt steht. Fünf Antwortmöglichkeiten, es wird fleißig geklickt. Das Ergebnis: Noch gar keine Priorität sind 10 Prozent. Noch nichts umgesetzt, aber die Bedeutung ist bewusst: 22 Prozent. 41 Prozent haben begonnen, aber bisher nur in Einzelprojekten mit wenig Budget. Bei 7 Prozent ist es ein wichtiges und finanziertes Projekt, aber auf einer isolierten Plattform. Und integriert sind 20 Prozent. Damit zurück zu Ihnen.

Ergebnis der ersten Umfrage

Erwan Guiziou: Man sieht das Problem: Nur 27 Prozent tun wirklich etwas und haben genügend Budget dafür. Das sollte viel mehr sein, besonders mit der Gefahr der Demografie. Klar, wir haben KI, das kann helfen, aber es wird nicht alles ersetzen.

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07:09 Erfassen: Schlüsselpersonen, Wissensinventur, Wissenslandkarte

Erwan Guiziou: Was können wir konkret tun, um das zu ändern? Erst erfassen: die Wissensträger und das Wissen identifizieren. Dann strukturieren, dann teilen. Erfassen heißt zuerst, die Schlüsselpersonen zu identifizieren. Nicht jeder in der Organisation hat das Wissen. Wir müssen wissen, wer wichtig ist, wer welches Wissen hat und welche Kompetenzen für die Firma wichtig sind, damit es weitergeht. Dann eine Wissensinventur durchführen: Was haben wir heute? Wo ist es gespeichert, auf dem Computer, im SharePoint, auf der Festplatte, in verschiedenen Anwendungen? Was fehlt uns, und wo ist das Wissen, das uns fehlt? Daraus entsteht eine Wissenslandkarte, eine Art Mindmapping, wie wir es vorhin gesehen haben. Das ist ein Werkzeug, das hilft.

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08:32 Strukturieren: zentrale Plattform, Volltextsuche, Wiki mit Metadaten

Erwan Guiziou: Dann braucht man eine Struktur, also eine Plattform, auf der man alles lagern und speichern kann, am besten zentral. Mit der Möglichkeit, alle Dokumente in jedem Format zu durchsuchen, damit das Wissen schnell auffindbar ist. Oft benutzt und beliebt sind Wikis als Wissensbank, weil es Textbeiträge sind, die sich einfach speichern und mit verschiedenen Metadaten kategorisieren lassen. Aber ich höre zu oft: Wir haben Wissensmanagement, wir haben Wikis. Das reicht nicht.

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09:24 Teilen: Foren, Ideen und Themen, gezielte News, Kommentare, KI-Suche

Erwan Guiziou: In der ganzen Wissensmanagement-Landschaft ist es schön, wenn das Wissen gespeichert ist. Aber man muss es teilen, es muss leben. Die Leute müssen wissen: Diese Information habe ich hier, und ich kann sie holen. Intern haben wir zum Beispiel sehr viele Diskussionsforen, in denen wir uns austauschen: Ich habe eine Frage, wo finde ich das? Dann teilen die Mitarbeiter kollaborativ ihr Wissen, oder neue Ideen und Themen. Diese Diskussionen über Ideen und Themen sind auch Wissensmanagement, weil die Leute aufschreiben, was sie kennen. Dazu gehören die News, also die interne Kommunikation, gezielt auf verschiedene Gruppen zugeschnitten. Und inzwischen kommt KI mit der Suche dazu. Man kann sehr viel mit KI machen und vieles automatisieren, das haben wir vorhin gesehen.

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10:49 Eine zentrale Plattform statt Logins in CRM, ERP, Support-Tool und Dateiablage

Erwan Guiziou: Welche Plattformen gibt es? Mehrere. Am besten ist aus unserer Sicht eine zentrale Plattform, damit Sie sich nicht in verschiedene Tools einloggen müssen, um Informationen zu suchen: ein Teil im CRM, ein Teil im ERP, ein Teil im Support-Tool, ein Teil in der Dateiablage. Besser ist, wenn alles in einer zentralen Plattform verknüpft ist. Das machen wir als Softwarehersteller: Wir bringen diese Plattformen zusammen, am Desktop und mobil. Wir fangen mit dem Intranet an und bauen das Wissensmanagement mit verschiedenen Modulen dazu.

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11:40 Die Basismodule: Wiki, Explorer, Expertenverzeichnis, Fragen und Ideen, Indizierung, Kommentare

Erwan Guiziou: Welche Module sind verfügbar? Es gibt das Fundament für Erfassen, Strukturieren und Teilen. Wikis habe ich erwähnt. Der Explorer: Man sollte Dokumente leicht finden können. Ein Verzeichnis von Experten und Wissensträgern, wer welche Kompetenz hat, sollte heute ein Muss sein: Wer spricht Japanisch in meiner Organisation, weil ich morgen japanische Kunden habe? Das sollte ganz einfach sein. Die Frage ist, wer die Kompetenzen definiert, oder ob jeder seine eigenen Kompetenzen einträgt. Fragen, Ideen und Themen habe ich erwähnt. Dokumentindizierung: Die Volltextsuche sollte überall greifen. Und Kommentare, denn die kollektive Intelligenz kommt auch aus Kommentaren. Man sollte alle Dokumente und alle News kommentieren und Feedback geben können, diese Kommentare sind Teil des Wissensmanagements. Das ist die Basis.

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12:51 Add-ons: KI-Assistenten, Mindmap, Lernpfade, Übersetzung, geführte Touren, Gamification

Erwan Guiziou: Dazu gibt es Add-ons, mit denen wir das Wissensmanagement erweitern. Natürlich KI: Sie kann Inhalte erstellen, aber auch Assistenten zur Verfügung stellen. Ich habe bei uns zum Beispiel einen Assistenten, der mir Metadaten aus einem Dokument erstellt. Ich gebe ein oder mehrere Dokumente hinein, und er erstellt die Metadaten. Für den Benutzer ist das sehr leicht, dahinter muss man das KI-Tool gut konfigurieren, wie wir vorher gesehen haben. Es gibt Mindmaps, das übliche Werkzeug im Wissensmanagement, aber eine Mindmap allein reicht nicht. Wir brauchen die anderen Werkzeuge auch, und aus Mindmaps sollte man Informationen extrahieren können.

Weiterbildung: Aus Dokumenten und Inhalten sollte man Lernpfade bauen können, Onboarding und so weiter, damit Leute, die in die Firma kommen oder gehen, ihr Wissen gleich weitergeben können. Wenn Sie eine multinationale oder mehrsprachige Organisation haben: automatische Übersetzung. Nicht jeder versteht Kroatisch oder Französisch, das sollte live sein, damit die Leute es verstehen. Und die KI arbeitet mit verschiedenen Sprachen, egal in welcher Sprache Sie sie füttern. Geführte Touren sollten da sein, damit die Akzeptanz steigt und die Leute Wissen teilen. Und Gamification, nicht zuletzt: Es sollte spielerisch sein. Ich sehe das bei der neuen Generation, die will Motivation und Challenges. Warum soll ich überhaupt mein Wissen teilen? Weil ich mehr Punkte bekomme, weil ich der Beste in der Firma bin. Das hilft und funktioniert, das haben wir bei mehreren Kunden gesehen.

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15:32 Erfolgsfaktoren: Management-Support, Schlüsselpersonen früh beteiligen, Win-win

Erwan Guiziou: Was sind die Erfolgsfaktoren für Einführung und Akzeptanz von Wissensmanagement im Unternehmen? Erst brauchen Sie den Support des Managements. Ohne den können Sie es vergessen: Wenn das Management nicht an das Projekt glaubt, wird es nicht passieren. Es muss klar kommunizieren, dass es wichtig ist. Die Schlüsselpersonen müssen Sie früh mitnehmen und beteiligen. Es gibt Leute, die gehen, und Leute, die das Wissen aufnehmen sollen, beide brauchen Sie. Dann sieht jeder: Das ist ein Win-win. Wenn ich mein Wissen verteile, bekomme ich auch etwas zurück. Geführte Touren, damit das Werkzeug einfach ist, und Motivation durch Challenges, wie gesagt.

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16:33 Umfrage 2 und eine Frage aus dem Chat: Wie bleiben KI-Antworten richtig und vollständig?

Erwan Guiziou: Dann noch eine kleine Umfrage.

Moderation: Sie ist vorbereitet, Sie dürfen auch hier Feedback geben: Wie sieht die Planungssituation bei Ihnen aus? Es wird schon fleißig geklickt, vielen Dank dafür. Herr Guiziou, ich gebe Ihnen eine Frage aus dem Chat mit, es geht um die KI-Antworten: Wie wird sichergestellt, dass diese Antworten richtig und vollständig sind?

Erwan Guiziou: Erstens muss man die Mitarbeiter schulen, damit sie die KI richtig benutzen. Das darf man nicht vergessen, das ist nicht selbstverständlich. Zweitens kann man die KI intern begrenzen, so dass sie nur ein bestimmtes Set von Dokumenten benutzt, und sie mit einem Prompt vorkonfigurieren. Dazu die Rechte, damit nicht alle alles sehen. Es gibt Dokumente, auf die ich keinen Zugriff haben sollte, und darauf muss die KI achten. Sonst könnte ich die KI fragen, wie viel mein Mitarbeiter verdient. Man kann also begrenzen, welches Wissen und welche Informationen welcher Assistent benutzt.

Moderation: Wir haben inzwischen ein Ergebnis bei der Umfrage. Immerhin ist bei einigen die konkrete Planung im Gange. Damit zurück zu Ihnen.

Erwan Guiziou: Man sieht: Es braucht noch Zeit, bis die Idee des Wissensmanagements weitergeht. Manche haben schon etwas angefangen, manche nicht. Wir haben absichtlich die Antwort „wenn der ROI stimmt“ aufgenommen. Natürlich muss man die Führungskräfte überzeugen und zeigen, dass es etwas bringt und dass Wissensmanagement strategisch ist.

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19:27 Praxistipps: Wissensziele, Module, Kultur vor Technologie, der Kreislauf

Erwan Guiziou: Ein paar Tipps. Eine Pilotierung ist wichtig, aber zuerst: Welche Ziele wollen Sie erreichen? Die Wissensziele definieren, sonst wissen Sie nicht, ob Sie Erfolg haben. Dann das Wissen ermitteln, also die Schlüsselpersonen identifizieren. Die passenden Module wählen: Was brauchen Sie, was nicht, und wie führen Sie die Module ein, langsam oder in einem Big-Bang-Ansatz? Dann verankern. Die Kultur ist wichtig, nicht das Tool, obwohl wir ein Softwarehersteller sind: Wollen die Leute kollaborativ arbeiten und Wissen teilen? Wenn sie merken, dass es ihnen selbst etwas bringt, finden sie es interessant, Wissen zu teilen.

Das Wissen absichern heißt, den Kreislauf aus Erfassen, Strukturieren und Teilen immer wieder zu durchlaufen, eine endlose Schleife. Die richtige Plattform, am besten unsere, die skalierbar ist: Sie starten mit ein paar Modulen und nehmen später mehr dazu. Kultur vor Technologie, also Akzeptanz und Kommunikation: erzählen, warum wir dieses Projekt machen und warum es strategisch ist. Und das Management sollte voll dahinterstehen, denn im Endeffekt geht es darum, ob die Organisation weiterlebt und vorankommt. Damit bin ich fertig.

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Die Mitschrift endet mit der Aufzeichnung. Die Fragerunde ist nicht im Video enthalten.