Der Schritt-für-Schritt-Guide für die Intranet-Einführung

Begrüßung, Agenda und die beiden Sprecher 00:00

Marco Licht: Vielen Dank für das Intro, und auch von mir noch einmal herzlich willkommen zum heutigen Webinar. Es geht um den Schritt-für-Schritt-Guide für die Intranet-Einführung. Viele kennen mich sicher schon aus ihrem E-Mail-Postfach, heute sehen Sie endlich, wer sich hinter diesen Mails verbirgt. Mein Name ist Marco Licht, ich bin Project Success Manager bei Jalios. Ich zeige Ihnen eine detaillierte Anleitung, wie man so ein Projekt nach unserer Erfahrung am besten angeht. Mit dabei ist mein Kollege Erwan Guiziou, DACH-Manager bei Jalios. Er erzählt zum Ende des Webinars noch kurz etwas über die Software. Um das Webinar abwechslungsreicher zu gestalten, spielen wir uns den Ball immer wieder gegenseitig zu.

Die Agenda hat drei Hauptpunkte: die Intranet-Form, dann der Projektverlauf, das wird der größte Teil sein, und ganz zum Schluss zwei Folien über die Software.

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Vom Intranet der 1990er über das Social Intranet zum Digital Workplace 01:34

Marco Licht: Intranets gibt es von ganz einfach bis super komplex. Zuerst zeige ich Ihnen die Entwicklung vom Intranet bis zum Digital Workplace. Nicht einmal ein Jahrzehnt nach der Einführung des kommerziellen Internets gab es um 1994 die ersten Intranets. Grob umschrieben ist ein Intranet nichts weiteres als ein Internet für eine Organisation: einzelne Seiten mit Informationen, Verzeichnissen und Dateien, im besten Fall übersichtlich gebündelt und mit einem Menü, wie man es von Webseiten kennt.

Ein Beispiel aus meiner eigenen Geschichte: 2008 habe ich eine Ausbildung im Groß- und Außenhandel durchlaufen. Im Nachgang finde ich faszinierend, wie modern der Großhandel damals schon war. Das Haupthaus in Stuttgart hatte ein selbst programmiertes Intranet für die ganze Gruppe, und jedes einzelne Haus hatte darin noch seinen eigenen Bereich, quasi ein eigenes Intranet. So konnten Informationen entweder gruppenweit oder nur für ein Haus bereitgestellt werden. Ganz früher war das eine reine Top-down-Kommunikation: Das Management gab Informationen und Zahlen heraus, und über das Intranet wurden sie bis zum letzten Mitarbeitenden kommuniziert.

Um 2010 kam die soziale Komponente dazu. Mitarbeitende konnten zum ersten Mal Kommentare verfassen, an Abstimmungen und Umfragen teilnehmen und miteinander chatten. Ich erinnere mich, dass die Funktion vom Management damals sehr kritisch gesehen wurde, nach dem Motto: Jetzt arbeiten die Leute gar nicht mehr, die chatten nur noch den ganzen Tag. Heute ist ein Social Intranet kaum noch wegzudenken, und man muss den Mitarbeitenden auch so viel Vertrauen schenken, dass sie das nicht missbrauchen.

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Der Digital Workplace: Werkzeuge integrieren, Single Sign-on, Automatisierung 04:27

Marco Licht: 2020 war es dann so weit, der Digital Workplace hat Einzug genommen, mit dem Ziel der digitalen Transformation der täglichen Arbeit. Im Prinzip ist alles möglich: Jedes Werkzeug kann integriert werden, Arbeitsprozesse können digitalisiert und sogar automatisiert werden. Bei der Werkzeug-Integration lässt sich zum Beispiel die E-Akte anbinden, die Raumbuchung oder das Equipment, sodass man den Beamer für den Konferenzraum gleich mitbucht. Gern genutzt werden heute auch geteilte Arbeitsplätze: keine festen Plätze mehr, sondern man bucht sich seinen Platz für den Tag, an dem man in die Firma kommt.

Erwan Guiziou: Die Frage ist, was der Drittanbieter offenlässt. Manchmal sind Schnittstellen begrenzt, dann bekommt man nur einen Teil der Information. Die Idee ist, alles zu integrieren: Sie haben auf einer Seite Informationen aus dem ERP, dem CRM, der Logistik, der Personalabteilung. Daraus wird eine Art Dashboard, auf dem Sie schnell alles sehen und dann tiefer in ein Programm gehen können, entweder über den Workplace, weil einige Funktionen dort abgebildet sind, oder direkt in der Software. Wir haben nicht vor, alle anderen Programme zu ersetzen, das ist nicht der Sinn der Sache, sondern alles zusammenzubringen.

Marco Licht: Damit muss man sich morgens beim Hochfahren nicht an fünfzehn verschiedenen Stellen anmelden, sondern hat alles an einem Ort, am besten mit Single Sign-on: einmal anmelden und automatisch über alle Werkzeuge hinweg angemeldet sein.

Erwan Guiziou: Und dann automatisieren. Wenn eine Information aus einer Software kommt, kann das einen Workflow starten, also einen Auslöser. Und mit KI kommt jetzt natürlich eine Revolution.

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Die Zusammenfassung: fünf Bausteine und was KI ändert 07:11

Marco Licht: Zusammenfassend: Ganz früher gab es das klassische Intranet mit Top-down-Kommunikation vom Management bis zur untersten Ebene. Danach kam das Social Intranet, das erstmals Kommunikation in beide Richtungen bot. Und zuletzt der Digital Workplace als allumfassende Plattform, die Kommunikation, Effizienz, Zusammenarbeit und Wissen vereint. In der nächsten Zeit kommt mit KI definitiv noch etwas dazu. Gerade bei Software ist es heute so schnelllebig, das nimmt wahnsinnige Ausmaße an.

Erwan Guiziou: Der Teil Wissen ist auch total wichtig, weil wir Personalmangel haben. Da muss die Organisation das Wissen sammeln, für das Onboarding, aber auch für das Offboarding. Es werden mehr Leute in Rente gehen, und das Wissen sollte in der Organisation bleiben. Mit KI und den E-Learning-Werkzeugen kann man da sehr viel machen und Zusammenarbeit, Effizienz und Kommunikation verbessern.

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Umfrage 1: Auf welchem Stand ist Ihre Organisation? 08:56

Marco Licht: Seit meiner Ausbildung 2008 sind einige Jahre vergangen. Mich würde brennend interessieren, auf welchem Stand sich die Organisationen heute befinden. Dazu haben wir eine kleine Umfrage.

Moderation: Liebe Teilnehmende, bitte geben Sie per Klick eine kurze Einschätzung, wo Sie sich sehen.

Marco Licht: Da ist doch einiges ausgeglichener, als ich gedacht hätte. Ich hätte persönlich vermutet, dass es noch mehr Richtung Intranet geht. Wobei ein Social Intranet heute auch schnell angedockt oder erweitert ist, und von dort ist der nächste Schritt zum Digital Workplace auch nicht mehr weit. Es lohnt sich auf jeden Fall.

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Projektverlauf: das Projektteam zusammenstellen 10:27

Marco Licht: Jetzt zum Projektverlauf: Wie gehe ich so eine Plattform überhaupt an, sei es ein Intranet oder gleich ein Digital Workplace? Im Kern ist die Vorgehensweise ziemlich ähnlich. Am Anfang ist es wichtig, die richtigen Leute und Stabsstellen an Bord zu holen. Also: Wie gestaltet sich das Projektteam, wer muss an einem Strang ziehen? Wenn Sie die Plattform selbst hosten wollen, ist die IT sehr wichtig. Mit Cloud-Lösungen können Sie die IT-Abteilung weniger oder gar nicht belasten. Bei der technischen Umsetzung sind wir flexibel: On-Premise bei Ihnen vor Ort mit eigenen Servern, PaaS, also Platform as a Service, oder SaaS, Software as a Service.

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On-Premise, PaaS oder SaaS: eine Strategiefrage 11:47

Erwan Guiziou: Es gibt alle Möglichkeiten bei uns, wir passen uns an, was der Kunde möchte. Das ist eine Strategiefrage. Man kann mit On-Premise anfangen und danach in die Cloud gehen oder umgekehrt, das ist überhaupt kein Problem, wir können die Daten mitnehmen. Es hängt davon ab, ob Sie ein IT-Team haben oder nicht, oder ob Sie eines haben, das ohnehin keine Zeit hat, weil es eigene Projekte bearbeitet.

Es ist auch eine Frage des Datenschutzes. Bei On-Premise stehen die Server sozusagen zu Hause und nicht in der Cloud bei einem Anbieter, obwohl das mittlerweile sicher geworden ist. Wir sehen einen Trend in Richtung Cloud, der auch von einigen Anbietern wie Microsoft gepusht wird, weil es für den Anbieter rentabler ist: Updates gehen schnell, es ist fast dieselbe Lösung für alle. Unsere Philosophie ist etwas anders, wir lassen den Kunden die Lösung anpassen und personalisieren. Deshalb haben wir auch die PaaS-Lösung. Fazit: Wir bieten alle Möglichkeiten an, und Sie wählen aus, was Sie brauchen, nicht was wir uns wünschen.

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Sponsor, Digitalisierung, Kommunikation, Pressestelle und Personal 14:18

Marco Licht: Weiter mit dem Sponsor: Er muss hinter dem Projekt stehen und Budget bereitstellen, er finanziert quasi die Reise. Die Digitalisierungsstelle hält alle zusammen und zieht die Fäden im Hintergrund, sie koordiniert das Projektteam, die Termine, Schulungen und Workshops. Die interne Kommunikation sorgt für ein reibungsloses Onboarding der Mitarbeitenden im neuen Portal, und die Pressestelle füllt die fertige Plattform regelmäßig mit Inhalten, News und relevanten Themen, damit es interessant bleibt und immer etwas Neues zu entdecken gibt.

Erwan Guiziou: Die Personalabteilung gehört ebenfalls dazu. Im Intranet gibt es ein Profil, besonders im Social Intranet, und diese Informationen kommen aus der Personalabteilung. Sie müssen richtig sein, denn das ist das Erste, was Mitarbeitende sich im Intranet anschauen: ob ihre eigenen Informationen stimmen. Auch für die Schulungen hat die Personalabteilung viel zu sagen und viel Erfahrung zu teilen.

Erwan Guiziou: Wichtig ist zu verstehen: Das ist ein Projekt, das die ganze Organisation betrifft. Wenn man IT, interne Kommunikation oder Change Management daneben lässt, ist das Projekt gefährdet. Man sollte alle an Bord haben.

Marco Licht: Die Kunst ist, so viele wie möglich mit an Bord zu nehmen, aber auch nur so viele wie nötig. Das ist die Herausforderung.

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Ist-Zustand und IT-Analyse: welche Werkzeuge bleiben 16:34

Marco Licht: Haben wir das Projektteam zusammen, geht es an den Ist-Zustand und die IT-Analyse. Welche Systeme werden zu welchem Zweck verwendet, und werden sie überhaupt noch benutzt? Kann ich bestehende Werkzeuge durch Module ersetzen, die weniger kosten? Wie Erwan Guiziou schon gesagt hat, ist das Ziel nicht, rigoros alle Werkzeuge zu ersetzen. Aber man sollte kritisch hinterfragen, welche man wirklich noch braucht und an welchen man nur der Vergangenheit geschuldet hängt. Das Ziel sollte immer sein, so viele Werkzeuge wie möglich zu bündeln und effizient zu reduzieren.

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Painpoints und die passenden Module 17:32

Marco Licht: Sobald die Ist-Analyse steht, geht es an die Painpoints: Wo gibt es Verbesserungsmöglichkeiten in der Organisation, bei welchen Punkten stoßen wir täglich auf Hindernisse? Es gilt, das tägliche Arbeiten zu hinterfragen und zu klären, welche Module man braucht, um diese Hindernisse zu beseitigen. Ein kleiner Vorgriff: Wir entwickeln gerade einen interaktiven Finder für unsere Webseite. Dort gibt man an, auf welchem Stand man ist und was man verbessern möchte, und bekommt per E-Mail Vorschläge, mit welchen Modulen man in den einzelnen Bereichen gegensteuern kann.

Ein Beispiel: Für bessere Kommunikation gibt es Chats, für abteilungsübergreifendes Arbeiten eignen sich Communities, und um Informationen schneller zu finden, ist eine starke Suchfunktion nötig. Glauben Sie mir, so eine Suche auf die Beine zu stellen ist technisch anspruchsvoll, eine Suche, die sowohl Titel als auch die Dokumente selbst durchsucht. Was ich auch sagen möchte: Es gibt nie nur einen Weg. Sie kommen auch mit einer Kombination von Modulen ans Ziel oder über einen ganz anderen Weg. Bei der IT habe ich schnell gelernt, dass es immer vier bis fünf Wege zum Ziel gibt.

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KI-Assistenten für die Suche über eigene Dokumente 20:01

Erwan Guiziou: Für die Suche gibt es auch die Möglichkeit, KI zu benutzen. Wir haben ein Modul, mit dem man Assistenten erstellen kann. Ich erstelle zum Beispiel einen Assistenten für Sicherheitsfragen oder für Fragen an die Personalabteilung, füttere ihn mit allen Dokumenten und Informationen zu dem Thema, und dann kann ich in meiner Sprache Fragen stellen und bekomme die Antwort in meiner Sprache, auch wenn die Dokumente in verschiedenen Sprachen vorliegen. Das ist erstaunlich. Wir haben das bei uns gemacht, mit Dokumenten auf Deutsch, Englisch und Französisch.

Natürlich muss man aufpassen, die Antworten sind nicht immer hundertprozentig richtig, wir sind erst am Anfang von KI. Aber es hilft, die richtige Antwort zu finden, und der Assistent gibt die Referenz an, wo er die Information gefunden hat.

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Zusammenfassung Strategie: rund drei Wochen 21:33

Marco Licht: Zusammenfassend zur Strategie: Diese Phase dauert in der Regel plus minus drei Wochen. Auf dieser Folie stehen die wichtigsten Punkte, auf die es dabei ankommt. Wichtig ist außerdem: Zögern Sie nicht, den Softwareanbieter mit ins Boot zu holen. Er kann helfen, die Ziele zu definieren, die Systeme zu analysieren und den Modulumfang zu erarbeiten. Ich würde mich natürlich freuen, wenn Sie mich ins Boot holen, es kann aber auch jeder andere Softwareanbieter sein. Das heutige Webinar ist universell übertragbar.

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Umsetzung: Rechtevergabe aus dem Verzeichnisdienst 22:27

Marco Licht: Nun geht es ans Machen, denn in der Theorie ist alles möglich. Wichtig bei der Umsetzung ist die Rechtevergabe, darauf basiert alles. Sie kann direkt aus dem Verzeichnisdienst gezogen werden und dient als einzige Quelle der Wahrheit. Von dort kommen die wichtigsten Angaben wie Vorname, Nachname und Abteilung. Die Profile lassen sich auf der Plattform dann anreichern, mit Sprachen, mit Fähigkeiten wie CSS, oder wenn jemand Talent für Fotografie hat. Die Schuhgröße kann man auch dazupacken, da sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt.

Es empfiehlt sich aber, immer eine Quelle zu haben, die nicht überschrieben wird und aus der die harten Daten kommen. Schon allein, um später ein strukturiertes Verzeichnis aufzubauen. Sonst haben Sie irgendwann die lustigsten Stellenbezeichnungen im Verzeichnis, und das Organigramm zerfällt Ihnen komplett.

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Die RACI-Matrix: wer verantwortet, wer liefert, wer wird gefragt 24:08

Marco Licht: Zur konkreten Umsetzung empfiehlt sich eine RACI-Matrix. Keine Sorge, das hört sich kompliziert an, ist aber nur ein Management-Werkzeug. Alle Aufgaben werden im Vorfeld gesammelt und verteilt. In diesem Beispiel ist eine Person für Aufgabe eins verantwortlich, eine zweite sorgt dafür, dass sie auch wirklich umgesetzt wird, und macht Dampf. Eine dritte wird bei speziellen Fragen als Fachperson kontaktiert, weil sie sich in diesem Bereich sehr gut auskennt, und eine vierte wird nur über den aktuellen Stand informiert.

Sie müssen sich vorstellen, dass auf dieser Grafik später sehr viele Buchstaben verteilt sind. Das sieht wild aus, aber es lohnt sich definitiv, sich die Arbeit zu machen. Wenn man die Grafik einmal vor sich hat und Aufgabe für Aufgabe nachvollziehen kann, hilft das der gesamten Projektstruktur enorm.

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Anwendungsfälle und Workflows 25:33

Marco Licht: Ganz wichtig sind auch die Anwendungsfälle, um später Workflows auf der Plattform nachvollziehen zu können. So hat man eine Art Leitfaden, und falls Anwendungsfälle fehlen, sollten sie geschaffen werden. Hier hat zum Beispiel die Abteilungsleitung den Wunsch, Wissen in unterschiedlichsten Formaten zu sichern, damit es im jeweils effektivsten Format zur Verfügung steht, sei es ein Dokument, ein Video oder eine Sprachdatei.

Und das Management ist bestrebt, die Organisationsstruktur übersichtlich und digital darzustellen. So haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihr Anliegen gleich an die passende Stelle zu richten. Es gibt kein Telefonbuch mehr, und man muss das Verzeichnis nicht permanent ausdrucken. Papier ist endlich, und ein digitales Verzeichnis ist immer aktuell. Man tut auch etwas für die Umwelt und spart einiges an Papier, und dazu gibt es sicher konkrete Zahlen, die man dagegenstellen kann.

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Muss, Nice-to-have, Optional: der Rollout-Plan 27:07

Marco Licht: Nachdem die Painpoints identifiziert und die passenden Module klar sind, empfehlen wir, noch einmal alles anzuschauen. Man kann nicht alles auf einmal angehen, deshalb sollte man die Anwendungsfälle in Muss, Nice-to-have und Optional unterteilen. Es gibt sicher den einen oder anderen Anwendungsfall, der auf dem Papier toll klingt, aber auf der Plattform nie genutzt werden wird. Da muss man kritisch mit sich selbst sein.

Mit dieser Matrix verteilen Sie die Module. Der absolute Tipp von uns: Schalten Sie die Muss-Module im Rollout-Plan direkt frei, und die Nice-to-haves kommen dann Monat für Monat dazu. Das dient auch dazu, die Mitarbeitenden nicht zu überfordern. Wenn Sie zum Start plötzlich 35 Module auf die Plattform bringen, ist das zu viel. Machen Sie die wichtigsten fünf zum Start, danach kommt Monat für Monat eines dazu. Die Priorisierung können Sie im Projektplan flexibel bewegen, wenn Sie Budget oder Zeit einsparen müssen. Die Muss-Module werden auf jeden Fall bis zum Termin realisiert.

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Das Grundsetup: Suche, mobiler Zugriff, Dokumentenmanagement, Social Network 28:47

Marco Licht: Ich habe Ihnen ein beispielhaftes Grundsetup zusammengestellt, auf Basis der beliebtesten Module. Die Suche ist automatisch immer dabei und macht im heutigen Datendschungel absolut Sinn. Ein weiterer wichtiger Grundpfeiler ist der mobile Zugriff, ATAWAD, also any time, any where, any device: dass man von überall auf seine Daten zugreifen kann, mit dem Handy, dem Tablet oder dem Rechner. Dazu ein Dokumentenmanagement-System, das hilft, die Abteilungen zu strukturieren, und das Social Network mit Chats, das sehr beliebt ist und die kurze Absprache fördert. Wichtig dabei ist die GIF-Funktion, denn ein gut platziertes GIF sagt oft mehr als tausend Worte und hebt die Moral.

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Virtuelles Büro und Communities 30:04

Marco Licht: Durch das eigene virtuelle Büro können News abonniert werden oder Blogthemen, einfach Dinge, die mich interessieren. Man kann sich hier ein eigenes Intranet im Intranet zusammenstellen. Davon bin ich großer Fan, weil Mitarbeitende oft eigene Methoden haben, zu arbeiten und ihre Aufgaben zu verwalten. So haben sie einen personalisierten Bereich, in dem sie ihren Arbeitsalltag selbst strukturieren können. Communities können universell eingesetzt werden, entweder pro Abteilung oder pro Thema, wie zum Beispiel die Katzen- oder die Pizza-Community.

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Integrationslandschaft: Systeme, Abteilungen, Externe 31:09

Marco Licht: Um bei der Integration nichts zu vergessen, sollten Sie die bisherigen Systeme erfassen. In diesem Beispiel wollen wir ERP, CRM, Mail, Kalender und Dokumente anbinden. So können Sie alles sammeln und darstellen, einfach auf einem weißen Blatt Papier. Danach kommt dran, welche Abteilungen angedockt werden sollen. Nicht jede Organisation hat eine Produktion oder eine Logistik, das kann also wegfallen. Und ganz zum Schluss, falls gewünscht, Externe wie Partner, Lieferanten und Kunden.

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Gäste und Extranet: Rechte fein steuern 32:30

Marco Licht: Mit unserer Software können Sie jederzeit sehr einfach Nutzende einladen und die Berechtigungen steuern. Sie brauchen keine Angst zu haben, dass die plötzlich das ganze Intranet sehen. Wenn Sie ein Dokument oder einen bestimmten Bereich haben, klicken Sie auf die drei Punkte, wählen externe Teilnehmende einladen, geben E-Mail-Adresse und Namen ein, und schon ist die Person angedockt.

Erwan Guiziou: Ein Gast sieht nur, was erlaubt ist. Wir haben ein sehr fein entwickeltes Rechtemanagement, damit lässt sich alles steuern. Der Gast sieht nur Informationen, die in dieser Community oder diesem Bereich liegen, und nichts vom Rest des Intranets. Man kann auch innerhalb der Community begrenzen und sagen: diese und jene Dokumente nicht. Ein Extranet zu bauen ist ganz leicht, ein paar Klicks, die E-Mail-Adresse und dann die Rechte setzen.

Erwan Guiziou: Das geht auch mit Kunden, um Informationen zu teilen. Wenn Sie eine Dokumentation haben und sie mit verschiedenen Kunden teilen wollen, kreieren Sie diesen Raum und teilen die Informationen dort. Dann sind Sie sicher, dass jeder sie rechtzeitig bekommt. Man kann dort auch eine FAQ anlegen oder Konversationen ermöglichen. Bei uns in der Support-Community sprechen Kunden miteinander, stellen sich Fragen, und einige Kunden antworten sogar anderen Kunden. Das ist total interessant.

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Alle Puzzleteile sammeln und zusammenführen 34:47

Marco Licht: Ganz wichtig, und das zieht sich wie ein roter Faden durch dieses Webinar: alle Puzzleteile sammeln, auf den Tisch legen und dann zusammenführen, wie hier in einer Integrationslandschaft. Dafür gibt es auch kostenlose Werkzeuge wie Whimsical für Mindmaps, damit lässt sich das visualisieren. Wenn man analog bleiben möchte, führt man die Schnipsel auf dem Tisch zusammen und macht ein Foto. Auch da kann man kreativ sein. Wichtig ist nur, jede Kleinigkeit zu sammeln.

Erwan Guiziou: Wir haben unser eigenes Modul und draw.io integriert. Hier kann man auch Fachleute einladen. Sie brauchen zum Beispiel einen Rechtsanwalt, dann laden Sie ihn in diesen Raum ein, diskutieren dort, und er sieht den Rest nicht. Genauso können Sie mit Partnern arbeiten und Informationen teilen. Das wird sehr mächtig. Die Idee ist: Man sieht oft nur die eigene Organisation, aber man muss die erweiterte Organisation sehen, also mit Partnern, Lieferanten, Fachleuten und Kunden.

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Branding und Design: warum das Portal attraktiv sein muss 36:20

Marco Licht: Wenn das alles steht, kommen wir zum Branding. Das macht mir persönlich sehr viel Spaß und liegt mir am Herzen. Ich brauche eine gute Benutzeroberfläche und ein gutes Nutzungserlebnis, so macht mir das Arbeiten mehr Spaß. Beim Branding und Design ist wirklich alles möglich. Ich habe hier ein Beispiel, um die Unterschiede zu verdeutlichen.

Erwan Guiziou: Das rechte Design war ein Entwurf, ich weiß nicht, ob er genommen wurde. Es soll nur zeigen, was möglich ist. Schöne Fotos sind natürlich attraktiver als nur Text und ein paar Vorschaubilder, und das spielt eine Rolle. Die Idee ist, dass jede und jeder immer wieder ins Intranet kommt. Wenn es attraktiv ist, mit Nachrichten, die ständig da sind, mit neuen Fotos, mit schönem Design, dann hat man mehr Lust darauf.

Erwan Guiziou: Das sollte man nicht vergessen, es gehört dazu und nimmt Zeit. Es ist nicht einfach, denn bei Design und Grafik weiß jeder alles besser als der andere und möchte lieber Rot als Blau. Es gibt zwar Regeln, aber im Ergebnis ist es wichtig, daran zu arbeiten. Was wir regelmäßig bei Kunden sehen: Nach drei oder vier Jahren wird das Design geändert. Auch das hilft, dass die Leute wiederkommen. Man muss denken wie bei einer Webseite: Damit die Leute wiederkommen, muss man etwas Attraktives bieten, nicht nur schön, sondern hilfreich für die tägliche Arbeit.

Marco Licht: Beim Design holt man sich entweder jemanden ins Boot, der Ahnung hat, oder man nutzt die Standarddesigns, die heute schon sehr viel hergeben. Nicht umsonst sind wir so lange in dieser Branche unterwegs, wir wissen, worauf es beim Design ankommt.

Erwan Guiziou: Ganz oben sieht man auch ein paar Schaltflächen, die mittlerweile immer erscheinen: das Profil mit Bild, das Plus, um neue Inhalte zu erstellen, den App-Launcher, mit dem man alle Anwendungen sieht und gleich hineingeht, und natürlich die Suche. Das sieht man mittlerweile auf allen Intranets, damals war das nicht der Fall.

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Zusammenfassung Umsetzung: zwei bis drei Monate, und wie lange es wirklich dauert 40:49

Marco Licht: Zusammenfassend dauert die Umsetzung in der Regel zwei bis drei Monate. Je nachdem, ob man sich im Standard bewegt oder eigene Entwicklungen möchte, kann der Zeitraum variieren, das ist unser Mittelwert. Ein weiterer Tipp: Holen Sie mich gern ins Boot, ich sorge für den nötigen Drive und versorge Sie mit nützlichen Informationen. So profitieren Sie von externem Wissen und haben jemanden, der schon unzählige Projekte in diesem Umfang gestemmt hat. Und wenn Sie bei Umsetzung und Integration so weit wie möglich im Standard bleiben, spart das extrem viel Zeit und Kosten.

Erwan Guiziou: Wie lange es dauert, ist eine Frage, die uns oft gestellt wird. Es hängt nicht nur von uns ab, sondern auch vom Kunden. Es ist kein schneller Kauf per Kreditkarte, der in drei Tagen installiert ist. Mit der Cloud-Lösung geht es innerhalb von zwei Wochen, wenn alles im Standard bleibt, aber dann ist es nicht angepasst.

Erwan Guiziou: Wichtig ist, dass das Projektteam verfügbar ist, besonders die Projektleitung, aber auch die anderen. Das sind nicht zehn Prozent meiner Arbeitszeit, sondern in der Umsetzungsphase kann es ziemlich viel Zeit kosten, bis zu 30, 40 oder 50 Prozent. Alle sollten an Bord sein, IT, Personalabteilung, Change Management, Digitalisierung. Und ganz am Anfang ist es wichtig, Etappen und Meilensteine zu definieren, damit es vorwärtsgeht. Sonst zieht es sich monatelang, es gibt keinen Drive und keine Begeisterung. Der Sponsor ist auch wichtig, er kann sagen: Bis dann und dann muss es gemacht sein. Man sollte in solchen Projekten einen Rhythmus haben.

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Rollout: Einverständniserklärung, Netikette und weniger ist mehr 43:57

Marco Licht: Kommen wir zum Rollout. Die Show startet, der Vorhang geht auf, das Projektteam präsentiert sein Meisterwerk. Ganz wichtig und gern vergessen: Auch auf der neuen Plattform bedarf es einer Einverständniserklärung. Sie klärt die Netikette, also was erlaubt ist und was nicht, die Regeln des guten Benehmens. Das Intranet ist ein Arbeitsmittel und keine Dating-Plattform. Und sie klärt über die Datenspeicherung auf, was mit den Daten passiert. Beim Rollout gilt außerdem: weniger Module sind mehr. Erschlagen Sie die Mitarbeitenden nicht gleich zum Go-live mit den verschiedensten Modulen und Funktionen.

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Communities zulassen oder nicht, und Feedback einholen 44:54

Marco Licht: Ein heißer Tipp an die Administration: Wenn jeder eine Community erstellen darf, hat man nach kurzer Zeit hunderte Communities, die Pizza-Community, die Katzenvideo-Community und vieles mehr. Es kann aber auch gut sein, denn über eine Hobby-Community trauen sich Mitarbeitende eher, mit der Plattform zu arbeiten, wenn sie erst einmal etwas über ihr Hobby posten. Überlegen Sie trotzdem vorher: Was ist in meiner Organisation erlaubt, was nicht, möchte ich so etwas überhaupt? Man kann sehr eingeschränkt starten und es später öffnen.

So hat es meines Wissens auch eine Kommune gemacht. Am Anfang durfte niemand eine Community erstellen, aber als die Verantwortlichen gemerkt haben, dass sich damit das Engagement auf der Plattform fördern lässt, haben sie es doch zugelassen. Was auch wichtig ist: Holen Sie sich regelmäßig Feedback von den Mitarbeitenden, über Umfragen und Interviews, um die Plattform später weiter zu verbessern.

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Nach dem Go-live: Change Champions, Schulungen und die Sprechstunde 46:29

Marco Licht: Der Projektgruppe fällt nach dem Go-live wahrscheinlich ein Stein vom Herzen, die Plattform ist nach der ganzen Planung endlich online. Es bietet sich aber an, sich weiterhin in festen Abständen zu treffen. Jetzt lohnt es sich, sogenannte Change Champions zu identifizieren, also Mitarbeitende, die mit der neuen Plattform zufrieden und überzeugt sind, gern damit arbeiten und vor allem das Talent haben, andere mitzureißen. Dem Change Management sollte man generell hohe Beachtung schenken und einen Plan dahinter haben. In der Rollout-Phase kann man auch ein externes Community-Management buchen.

Ganz wichtig: Schulen Sie nicht einfach nur die Mitarbeitenden, sondern bilden Sie Lehrende zu bestimmten Bereichen oder Themen aus. In der Rollout-Phase kann es eigentlich nicht genug Schulungen geben. Schulung, Schulung, Schulung, Workshop, Workshop, Workshop. Was sich bei einer Kommune absolut bewährt hat, sind Sprechstunden. Da hat sich ein Mitarbeiter immer dienstags und donnerstags sein Pausenbrot geschnappt und sich zwischen zwölf und vierzehn Uhr in einen separaten Raum gesetzt. So haben sich die Leute auch außerhalb von Workshops eher getraut, Fragen zu stellen, und der Change Champion konnte individuell auf einzelne Punkte eingehen.

Der Rollout dauert in der Regel plus minus zwei Wochen. Am wichtigsten sind die internen Freigaben, die Treffen des Projektteams und eben die Schulungen. Das Projektteam darf sich an dieser Stelle auch mal kräftig feiern und stolz auf sich sein, denn es hat einiges geschafft. Man darf nicht vergessen, auch mal durchzuatmen.

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Umfrage 2: Planen Sie ein solches Projekt? 49:16

Marco Licht: Nachdem Sie jetzt sehen, wie geschmeidig so ein Projekt vonstattengehen kann, würde mich interessieren, wie es bei Ihnen aussieht und ob Sie schon etwas in Planung haben.

So vorgelesen; die genannten Werte ergeben zusammen 96 Prozent.

Marco Licht: 70 Prozent, das ist ein starkes Ding. Was ich nur mitgeben kann: Schieben Sie es nicht zu lange vor sich her, die Vorteile überwiegen definitiv. Allein was man durch so ein Portal an Kosten einspart, durch effizientere Arbeitsabläufe, ist wirklich enorm, und die Plattform amortisiert sich in der Regel schon nach wenigen Jahren.

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Optimierung: Iteration und der kontinuierliche Verbesserungsprozess 51:25

Marco Licht: Wir wissen alle: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt. Die Optimierung der neuen Plattform steht an, hier sage ich immer gern: noch einmal alles von vorne bitte. Wichtig ist eine ständige Iteration, denn durch die Benutzung kommen neue Herausforderungen und neue Painpoints dazu. Man kann nicht von Beginn an jede Eventualität auf dem Schirm haben. Deshalb nutzen Sie Umfragen und Interviews, um Feedback zu bekommen und neue Anwendungsfälle zu schaffen.

Ich hatte noch die Buchstaben KVP im Kopf, das hatte ich vor Jahrzehnten gehört, und ich habe extra die Definition nachgeschlagen, weil sie passt: der gute alte kontinuierliche Verbesserungsprozess. Der ist auch heute noch hoch im Kurs, und die Kontinuität ist das, worauf es ankommt. Wenn die Plattform stabil läuft und niemand in Tränen ausbricht, weil Dinge fehlen, kann man langsam daran denken, alte Plattformen, Software oder Werkzeuge auslaufen zu lassen. Dabei lohnt es sich, konkrete Fristen zu setzen und wie immer Schulungen zu geben.

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Messung und Datenerhebung: was die Zahlen verraten 53:09

Marco Licht: Eine weitere unterschätzte Disziplin ist die Messung und Datenerhebung. Ganz banal: Welche Seiten werden oft besucht, welche News oder Blogthemen werden oft gelesen, und kann man davon mehr erstellen? Ein heißer Tipp: Wenn im FAQ-Bereich ein Artikel sehr oft aufgerufen wird, kann man dort mit einer Schulung gegensteuern, denn es liegt auf der Hand, dass in diesem Bereich noch Defizite bestehen. Deshalb lohnt es sich, dem FAQ-Bereich große Aufmerksamkeit zu schenken, oder eben den Wiki-Bereich entsprechend auszubauen.

Heute besteht unser Gold aus Daten. Bei neuen Indikatoren bitte nicht vergessen, sie wieder in die Einverständniserklärung aufzunehmen. Wenn Sie neue Daten erheben und neue Messungen machen, muss das laut Datenschutz-Grundverordnung kommuniziert, transparent dargestellt und bestätigt werden. Die Optimierung sollte, wie der KVP schon sagt, kontinuierlich weiterverfolgt werden. Schaffen Sie weitere Anwendungsfälle und bauen Sie vorhandene Workflows Schritt für Schritt aus. Kommunizieren Sie das Ende der Lebensdauer alter Systeme klar, und nutzen Sie kräftig Wartung und Support beim Softwarehersteller, denn dafür haben Sie schließlich bezahlt.

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Bonus: Rollout-Plan, Schritteübersicht und Lastenheft 54:38

Marco Licht: Als Bonus habe ich Ihnen einen Rollout-Plan mitgegeben. Ganz oben die Phasen, Vorbereitung, Pilotphase, Rollout-Phase, links die Ebenen Change, Funktion und Technik. Sie sehen, die Workshops und Schulungen sind wild verteilt, weil sie einfach essenziell sind, um alle mitzunehmen, sodass sie auf der Plattform klarkommen und vor allem wissen, wie man sie benutzt.

Durch das Rechtemanagement können die Nutzenden nichts kaputt machen, das sage ich auch immer gern. Mein Intranet sieht zum Beispiel von den Berechtigungen her nicht so aus wie das von Erwan Guiziou, weil er in seiner Managementfunktion noch andere Dinge sieht, die ich nicht sehe. Als weiteren Bonus gibt es eine Folie, auf der alle Schritte übersichtlich dargestellt sind, die können Sie ausdrucken und beim Projektteam aufhängen. Und ich kann Ihnen auch helfen, ein Lastenheft für Ihr Projekt zu formulieren, dann vergessen Sie nichts. Sagen Sie einfach Bescheid.

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Jalios in Zahlen 57:23

Erwan Guiziou: Zur Vorstellung von Jalios ganz kurz: Wir haben sehr viel Erfahrung, 22 Jahre, mittlerweile mehr als 500 Kunden. Wir sind Softwarehersteller, das heißt, unser Umsatz fließt wieder in Forschung und Entwicklung. Und wir haben mehr als 120 Module. Aber die Fragerunde ist meiner Meinung nach wichtiger als ein paar Funktionen.

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Frage: Soll die alte Lösung parallel weiterlaufen? 58:07

Moderation: Ich lese die Frage lieber vor: Was ist, wenn man die traditionelle Intranetlösung neben der neuen weiterlaufen lässt? Marco Licht hat ja gesagt, man kann sie gern eine Weile laufen lassen. Sie sind also kein Freund von verbrannter Erde und sofort nur noch dem neuen Werkzeug. Wie macht man das?

Erwan Guiziou: Das ist schwierig. Wenn man die alte Plattform lässt, denken die Leute: Ich kann weiter die alte Plattform benutzen, warum soll ich wechseln? Ich habe oft gesehen: Wenn man sagt, in drei Monaten wird es sie nicht mehr geben, warten die Leute bis eine Woche vorher und merken dann plötzlich, dass sie wechseln müssen. Menschen sind Menschen, das ist Change Management und Gewohnheit. Am besten also feste Daten setzen und sagen: bis Ende Juni, und dann gibt es sie nicht mehr. Bis dahin ist die Migration zu machen. Also nicht zu lange parallel laufen lassen, sonst wechselt niemand.

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Frage: Bietet Jalios die Workshops an? 59:47

Moderation: Werden die ganzen Workshops von Jalios mit angeboten, oder wie kann man sich das vorstellen? Wir schauen ja auch immer auf die Ressourcen vor Ort: Wie viel brauche ich selbst, damit ich so ein Projekt stemmen kann?

Erwan Guiziou: Ja, klar, die Workshops. Wir helfen sowieso mit, bis es ein Erfolg ist, bis es live ist. Wir können uns auch am Anfang als Ziel setzen, wie viele Nutzende wir live auf dem System haben wollen, das kann ein Ziel für uns und für den Kunden sein. Im Endeffekt ist es nicht unser Projekt, sondern das Projekt des Kunden. Das heißt, jemand beim Kunden muss da sein und es in die Hand nehmen. Wir geben die Schlüssel, wir sind nicht so, dass Sie ohne uns nichts machen können, das ist nicht unsere Philosophie. Aber natürlich bleiben wir bis zum Ende, bis es funktioniert. Wir machen nicht die Installation und gehen dann weg.

Marco Licht: Und ich bin auch immer gern als externer Projektmanager dabei, wenn man das möchte. Deshalb gebe ich immer Informationen, Tipps und Dokumente mit, was auch immer in die Situation passt.

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Frage: Sind Outlook, Teams und SharePoint schon ein Intranet? 1:01:45

Moderation: Eine Verständnisfrage: Sind Outlook, Teams, SharePoint oder die Google-Plattform auch ein Intranet?

Erwan Guiziou: Große Frage. Kurz gesagt: Outlook ist ein Mailsystem, SharePoint ein Dokumentenmanagement-System, und es gibt Anbieter, die auf SharePoint ein Intranet bauen. Meiner Meinung nach reicht SharePoint nicht, es ist zu kompliziert, also nicht benutzerfreundlich. Wir haben sehr viele Kunden, die damit anfangen und nach einigen Monaten zu uns kommen und sagen: Ich schaffe das nicht, es ist zu kompliziert, können wir das vereinfachen? Dann sagen wir: Unsere Plattform kann auch andere Systeme andocken und mit ihnen arbeiten. Wir nehmen das Beste aus zwei Welten. Was funktioniert, wollen wir nicht ändern, und was nicht funktioniert, können wir verbessern und ergänzen.

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Frage: Sucht die Software über alle Laufwerke und Dateiformate? 1:03:08

Moderation: Eine Frage zur Software: Durchsucht sie die Ressourcen aus dem Unternehmen über alle Laufwerke und Dateiformate, oder gibt es hier Einschränkungen?

Erwan Guiziou: Das kann man machen, wenn es erlaubt ist und wenn wir den entsprechenden Konnektor haben. Die andere Lösung ist, die Daten von einem Laufwerk direkt ins Intranet zu migrieren. Wir müssen schauen, wie die Konfiguration ist, aber wir können schon sehr viel machen. Wir haben auch die Möglichkeit, in anderen Plattformen zu suchen, wenn die Plattform sich indexieren lässt, was nicht immer der Fall ist. Und es ist abhängig vom Rechte- und Rollenmanagement. Bei uns ist das sehr weit entwickelt, bei anderen Systemen haben wir das so nicht gesehen.

Marco Licht: Das wäre ein schönes Beispiel: So könnte man ein vorhandenes Laufwerk noch eine Weile mitlaufen lassen, es an die neue Plattform anbinden und beides benutzen. Dann kommuniziert man aber klar ein Ende der Lebensdauer, wann dieses Laufwerk vom Netz genommen wird.

Erwan Guiziou: Oder man definiert es anders und sagt: Das existierende Laufwerk ist für die Archivierung, und das Intranet ist für die Kommunikation. Informationen für die Kommunikation liegen im Intranet, Informationen für die Logistik auf dem Laufwerk. Das ist auch eine Strategiefrage, die man mit der IT-Abteilung besprechen muss. Technisch ist sehr vieles möglich.

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Abschluss und Veranstaltungshinweise 1:05:36

Moderation: Mit Blick auf die Uhr müssen wir zum Ende kommen. Einige Punkte sind offensichtlich noch offen, und die Umfrage hat gezeigt: Wenn so viele konkret vor der Planung stehen, hat man natürlich mehr Fragen.

Erwan Guiziou: Einfach uns kontaktieren, wir machen Termine und Demos und versuchen, alle Fragen zu beantworten.

Marco Licht: Vielen Dank für die Zeit auf jeden Fall, es hat mich sehr gefreut. Was mir gerade noch eingefallen ist: Zögern Sie nicht, ich bin für Sie da, ich habe noch keinen Sommerurlaub angemeldet, ich habe Zeit, wir können das Projekt starten.

Moderation: Ich möchte noch auf weitere Angebote hinweisen: Nächste Woche gibt es zwei Veranstaltungen, ein Praxiswebinar am Dienstag und einen Doppelvortrag am Donnerstag. Beides können Sie sich inhaltlich auf der Webseite anschauen und sich dort anmelden. Vielen Dank, dass Sie mitgemacht haben, und Ihre vielen Fragen bleiben nicht offen: Nutzen Sie die Gelegenheit und nehmen Sie Kontakt auf.

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