Begrüßung, Ablauf und das Muster-Leistungsverzeichnis 00:00
Erwan Guiziou: Herzlich willkommen. Ich bin Erwan Guiziou, DACH-Manager für Jalios hier in Freiburg. Heute sprechen wir über das Leistungsverzeichnis. Wenn Sie Fragen haben, stellen Sie sie einfach, am Ende gibt es eine kleine Runde für Fragen und Antworten. Normalerweise sehe ich die Fragen, wenn sie hereinkommen, und kann auch spontan antworten. Die Folien bekommen Sie am Ende, wenn Sie angemeldet sind. Und wer Interesse hat, dem schicken wir in den kommenden Tagen ein Muster-Leistungsverzeichnis. Sie können uns jederzeit per E-Mail oder über unsere Website erreichen.
Das Thema ist vielleicht ein bisschen trocken, aber es wird uns oft gestellt: Was muss in ein Leistungsverzeichnis? Also haben wir gedacht, wir machen ein kleines Webinar dazu. Ich schalte meine Kamera aus, dann können Sie sich auf die Folien konzentrieren. Wir haben zwei Teile. Erst: Warum wird so etwas überhaupt gebraucht, und was sind die wichtigen Komponenten eines Leistungsverzeichnisses? Danach gehen wir ins Thema hinein, mit Kontext, technischen und funktionalen Anforderungen und zusätzlichen Anforderungen.
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Definition und Zweck: warum ein Leistungsverzeichnis gebraucht wird 02:35
Erwan Guiziou: Fangen wir mit Definition und Zweck an. Es gibt nicht immer eines, aber bei Behörden braucht man in der Regel eins, weil das Projekt ziemlich groß ist. Ein Intranet oder ein Digital Workplace betrifft ohnehin alle in der Organisation, oder sollte es zumindest. Sonst ist es nicht besonders interessant, wenn nur eine kleine Abteilung mitmacht und nicht alle.
Wir bekommen viele Leistungsverzeichnisse und antworten darauf. Dabei haben wir manchmal Überlegungen, wie man das besser machen könnte. Uns fällt auf, dass wir an manchen Stellen nicht verstehen, was gemeint ist oder was gebraucht wird. Diese Gedanken haben wir gesammelt, und die teilen wir heute.
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Fünf Arten von Intranet: das Kommunikationsintranet 04:00
Erwan Guiziou: Bevor wir anfangen: Eine Information fehlt uns oft, und dazu machen wir gleich eine kleine Umfrage. Intranet, ja, oder Digital Workplace, aber welches? Wir unterscheiden mehrere Arten von Intranet. Das klassische ist das Kommunikationsintranet, mit Nachrichten, Verzeichnissen und Informationen, um Informationen für die ganze Organisation zu teilen.
Oft ist das alles, was gebraucht wird, aber es ist wichtig, das zu sagen. Denn natürlich hat heute jede Organisation schon andere Werkzeuge im Einsatz, und das Intranet ist dann ein zusätzliches Werkzeug, so gesehen nur für den Informationsaustausch, entweder von oben nach unten oder seltener auch von unten nach oben. Wenn das am Anfang des Leistungsverzeichnisses steht, verstehen auch wir als Anbieter, wie groß der Umfang ist, und dann ist es einfach klar.
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Das Social Intranet: Kommentare, Umfragen, Chat 05:42
Erwan Guiziou: Es gibt auch die Möglichkeit, ein Social Intranet zu haben. Das ist das Kommunikationsintranet plus einige Funktionen wie Kommentare, Umfragen, Profilbereich und Chat. Das sind nur Kategorien, man kann natürlich alles mischen. Manchmal sagen uns Interessenten oder Kunden: Bei mir bitte keine Kommentare oder Abstimmungen im Intranet. Das lässt sich natürlich ausschalten, und man kann trotzdem einen Chat in einem Kommunikationsintranet haben.
Die Idee eines Social Intranets ist, dass die Mitarbeitenden aktiver teilnehmen und sich vernetzen. Unter 100 oder 200 Leuten kennt man sich noch, aber darüber wird es schwierig, alle zu kennen. Dann will man die Möglichkeit haben, sich schneller mit anderen zu vernetzen.
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Das kollaborative Intranet und die Frage nach Microsoft 07:02
Erwan Guiziou: Die dritte Möglichkeit ist ein kollaboratives Intranet. Der Fokus liegt auf kollaborativen Räumen für Projekte und Themen, um Ideen auszutauschen. Aufgabenmanagement ist wichtig, ein Dokumenten- oder Inhaltsmanagement-System ebenfalls, manchmal auch Whiteboards, damit die Leute wirklich zusammenarbeiten können. Auch hier lassen sich diese Funktionen mit den anderen Arten mischen, zum Beispiel ein Whiteboard in einem Kommunikationsintranet, und sonst nichts.
Wir werden oft gefragt: Wir haben schon Microsoft und nutzen SharePoint, um zusammenzuarbeiten. Kann man das mit dem Intranet mischen? Die Antwort ist natürlich ja, aber das muss man definieren. Es sollte klar sein, welche Funktion hier und welche dort benutzt wird. Wir können mit unserer Erfahrung beraten, aber es ist einfacher, wenn das im Leistungsverzeichnis schon klar ist.
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Das Wissensintranet: E-Learning, Suche und KI 08:52
Erwan Guiziou: Die vierte Art ist das Wissensintranet. Der Fokus liegt auf E-Learning, also darauf, Wissen zu teilen, in Blogs und Wikis. Die Suche spielt eine große Rolle. In den anderen natürlich auch, aber hier ist es entscheidend, Informationen schnell zu suchen und zu finden. Und heute, last but not least, die künstliche Intelligenz. Das ist eine neue Funktion, die schon einiges ändert.
Es gab sogar die Überlegung: Braucht man noch ein Intranet, oder kann man nur mit KI arbeiten? Nicht ganz, denken wir. Für uns ist sie eine Ergänzung, sie wird das Intranet unserer Meinung nach nicht ersetzen. Wichtig ist, dass die Kultur stimmt, dass die Leute ihre Informationen im Intranet teilen. Hauptziel ist eine lernende Organisation, in der Wissen schnell gefunden wird. On- und Offboarding sind ebenfalls wichtig: Neue schnell ins Boot holen, und das Wissen derer bewahren, die irgendwann nicht mehr da sind oder in Rente gehen.
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Der Digital Workplace: Dashboards, Konnektoren, Single Sign-on 10:45
Erwan Guiziou: Das letzte ist der Digital Workplace, sozusagen das Intranet plus. Der Fokus liegt auf Dashboards: Sie bekommen Informationen von überall im Intranet, das Intranet ist der zentrale Punkt und holt Informationen aus anderen Anwendungen, ERP, CRM und so weiter. Dazu kommt die Integration von Werkzeugen wie SAP, Microsoft, HubSpot oder Videokonferenzwerkzeugen. Der Fokus liegt auf Konnektoren und vielleicht auch auf einem Extranet, also nicht nur intern, sondern auch mit Kunden oder Lieferanten. Man teilt die Informationen mit der erweiterten Organisation.
Das bringt viel, weil Sie nur einen zentralen Punkt haben. Die Idee ist, dass sich die Mitarbeitenden morgens einloggen und gleich alle Informationen im Intranet haben, auch aus anderen Systemen. Sie müssen sich dort nicht mehr einzeln anmelden, das macht das Intranet automatisch. Einmal einloggen, und man ist automatisch in den anderen Anwendungen angemeldet. Dieses Single Sign-on kann man auch mit den anderen Arten von Intranet erreichen, beim Digital Workplace gehört es sozusagen selbstverständlich dazu.
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Die Komponenten eines Leistungsverzeichnisses im Überblick 12:51
Erwan Guiziou: Die nächste Frage ist, welche Komponenten in einem Leistungsverzeichnis wichtig sind. Zuerst die Strategie: Irgendwo sollte ein Absatz oder ein Kapitel stehen, in dem sie erklärt wird. Warum machen Sie überhaupt ein neues Projekt mit einem Intranet, was war ursprünglich der Auslöser, warum wurde alles gestartet, und was ist das Ziel? Zweitens: wie man das alles verwaltet, also Rollen und Rechte. Anwendungsfälle sind ebenfalls interessant, ich zeige gleich, warum.
Wir konzentrieren uns heute auf die funktionale Architektur, also welche Funktionen hineinmüssen, denn das ist wichtig, um den richtigen Anbieter zu finden. Dazu Ergonomie und Navigation. Dann die Anwendungsarchitektur: Welche anderen Anwendungen haben Sie? Das steht oft nicht im Leistungsverzeichnis, wir bekommen dazu sehr wenig Information. Dabei wäre es wichtig, denn man könnte sagen: Diese Anwendung, die Sie schon haben, ist eigentlich als Modul schon Teil des Intranets, und man könnte sie ersetzen oder auch nicht. Damit der Anbieter Vorschläge machen kann, wie ein Partner und nicht wie ein Lieferant, ist diese Anwendungsarchitektur interessant.
Dann die technische Architektur: Welche Umgebung haben Sie? Das ist wichtig, weil nicht jeder Anbieter alles kennt. Manche brauchen zum Beispiel Microsoft, manche nicht. On-Premise oder Cloud ist entscheidend, denn manche Anbieter konzentrieren sich nur auf die Cloud, weil On-Premise weniger rentabel ist. Das muss man wissen, denn es ist ein Kriterium dafür, welche Anbieter für Sie in Frage kommen. Dazu das Projektmanagement: Wie stellen Sie sich vor, dass das Projekt läuft? Und last but not least der Finanzplan.
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Umfrage 1: Welche Art von Intranet haben Sie heute? 16:22
Erwan Guiziou: Bevor wir ins Detail gehen, würde ich gern Ihre Meinung hören: Über welches Intranet verfügen Sie heute?
Moderation: Ich habe die Umfrage gestartet. Wir würden Sie bitten, sich einmal einzusortieren: Welche Art von Intranet entspricht Ihrem derzeitigen? Natürlich vorausgesetzt, dass Sie überhaupt eines im Einsatz haben.
| Kommunikationsintranet | 60 % |
| Wissensintranet | 47 % |
| Kollaboratives Intranet | 30 % |
| Digital Workplace | 23 % |
| Social Intranet | 17 % |
Mehrfachauswahl, die Summe liegt deshalb über 100 Prozent.
Erwan Guiziou: Interessant. Die Mehrheit hat noch ein Kommunikationsintranet, was auch normal ist, weil ein Intranet oft so gesehen wird, nur für Kommunikation. Social ist nicht so verbreitet, da merken wir auch eine gewisse Zurückhaltung, ob sich die Leute vernetzen sollen, oder es gibt schon andere Werkzeuge dafür. Kollaborativ liegt bei 30 Prozent, und Wissen ist ziemlich hoch. Das freut uns, denn Wissen sollte man verteilen, und beim heutigen Personalmangel braucht es das Intranet genau in dieser Rolle: Wissen teilen und bewahren.
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Strategie: warum das Projekt überhaupt startet 19:26
Erwan Guiziou: Was oft fehlt, und das finden wir schade, ist die Strategie. Warum haben Sie dieses Projekt überhaupt gestartet, was versuchen Sie zu lösen, welche Painpoints und Probleme haben Sie heute? Wenn wir das als Anbieter wissen, können wir auch etwas vorschlagen, andere Lösungen, eine Mischung von Lösungen oder andere Wege. Wenn wir die Information über Kontext und Strategie nicht haben, wird es viel schwieriger.
Sie haben schon ein Intranet, warum wollen Sie es ersetzen? Dafür gibt es gute Gründe: Manchmal ist die Technologie veraltet, oder der Anbieter ist nicht mehr da. Es gibt auch politische Gründe. Wir sehen zurzeit den Trend zu mehr Souveränität bei Werkzeugen, also zu weniger Abhängigkeit von Anbietern außerhalb Europas. Was fehlt Ihnen am Intranet, und warum?
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Der Horizont: fünf bis sieben Jahre, Skalierbarkeit, Return on Investment 21:10
Erwan Guiziou: Zu selten bekommen wir die Information, wo Sie in sieben Jahren sein wollen. Ich sage sieben Jahre, weil das die durchschnittliche Lebensdauer eines Intranets ist, bevor man eine große Änderung macht oder wechselt. Man baut ein Intranet nicht für zwei Jahre. Wir bekommen viel zu oft Anfragen nach einem Angebot über drei oder vier Jahre. Die Investition ist groß, das ist zu kurz gedacht. Man muss eher in Richtung fünf bis sieben Jahre denken.
Wichtig ist deshalb ein Intranet, das skalierbar ist und sich erweitern lässt. Heute brauchen Sie vielleicht nur dieses oder jenes Modul, aber in drei oder fünf Jahren vielleicht mehr. Es wäre gut, das vorauszudenken und diesen Plan mit dem Anbieter zu teilen. Haben Sie einen Return on Investment kalkuliert? Wenn ja, teilen Sie ihn. Beim Intranet ist das immer schwierig, dazu machen wir ein eigenes Webinar. Und von der Strategie her die technische Frage: On-Premise oder Cloud? Man kann auch mit On-Premise starten und später in die Cloud wechseln oder umgekehrt. Diese Flexibilität sollte da sein, aber schreiben Sie hinein, was Sie planen.
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Painpoints und Fokus: Kommunikation, Projekte oder Wissen 23:26
Erwan Guiziou: Teilen Sie außerdem, welche Painpoints Sie heute haben. Gibt es ein Problem mit Personalmangel, gibt es eine Onboarding-Frage, ist die Software veraltet? Und von der Taktik her: Versuchen Sie eine bessere Kommunikation innerhalb der Organisation, liegt der Fokus auf Projektmanagement, wollen Sie sich mit Externen austauschen, oder soll das Wissen besser fließen? Der Fokus ist wichtig, denn danach richtet sich, welches Modul man anbieten kann.
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Verwaltung: wer entscheidet und wie es heute läuft 24:22
Erwan Guiziou: Der dritte Punkt ist die Verwaltung, also wer was beim Intranet macht. Wer hat das Intranet-Projekt entschieden, wer trägt es, welche Abteilung? Und wie funktioniert es heute? Das wissen wir oft nicht. Was ist gut und sollte weitergehen, was funktioniert nicht und sollte geändert oder ergänzt werden? Wie läuft die Kommunikation, können alle eine Nachricht schreiben oder nur einige, gibt es ein Kommunikationsteam, gibt es einen Workflow, wer entscheidet, was ins Intranet kommt?
Das wird sehr selten beschrieben, fast nie. Das ist schade, denn es hilft uns zu wissen, wie es heute läuft, und Vorschläge zu machen, etwa mit einer RACI-Matrix, also wer was macht. Dazu die Beschreibung der Aufgaben der verschiedenen Rollen. Die Frage, welche Rollen und Rechte Sie im Intranet haben, können wir besser beantworten, wenn wir wissen, wie es heute funktioniert.
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Wer das Projekt tragen sollte: Sponsor, IT, Kommunikation, Personal 26:14
Erwan Guiziou: Zur Frage, welche Abteilung das Projekt trägt: Aus unserer Sicht sollten mindestens diese Rollen mitmachen. Der Sponsor natürlich, der das gestartet hat und das Budget trägt. Man sollte darauf achten, welches Ziel er verfolgt. Was ist das Ziel der IT, was braucht die IT, Statistiken, Zugriffe und so weiter? Das sind Punkte, die die interne Kommunikation so vielleicht nicht hat.
Wir haben oft Workshops zu Key Performance Indicators gemacht, und die Erwartungen unterscheiden sich schon zwischen interner Kommunikation, IT und Personalabteilung. Auch die Ziele sind unterschiedlich, und wir sollten alle Ziele kennen, damit die Antwort vollständig und ausreichend ist. Mittlerweile gibt es oft auch eine Digitalisierungsabteilung, und Change Management sollte ebenfalls dabei sein. Und dann: Wie wollen Sie das organisieren, mit welchen Gremien, wer macht was, wie oft trifft man sich im Projekt, aber auch danach, wenn das Intranet live ist? Solche Informationen bekommen wir sehr selten, dabei würden sie helfen.
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Anwendungsfälle: der Punkt, den fast niemand liefert 28:12
Erwan Guiziou: Der nächste Punkt sind Anwendungsfälle. Damit wir den Kontext besser verstehen, sind sie sehr interessant. Statt zu sagen: Ich brauche diese und jene Funktion, weil Sie schon entschieden haben, was Sie bauen, ist es hilfreicher, den Anwendungsfall zu beschreiben. Also: Ich habe dieses Problem, das Thema ist so und so, das ist die Rolle, die es betrifft, und mein Ziel ist zum Beispiel, Inhalte in unterschiedlichen Formaten zu sichern. Wie soll das funktionieren?
Dann können wir sagen: Für diesen Anwendungsfall gibt es drei Funktionen, entweder die, die oder die. Wir kennen die Vorteile und Nachteile jeder Variante, und je nachdem, welches Budget gewünscht ist, können wir verschiedene Optionen anbieten. Wenn wir nicht wissen, warum eine Funktion benötigt wird, können wir das auch nicht darstellen, dann wird es schwieriger. Diese Anwendungsfälle habe ich leider nur ein einziges Mal in einem Leistungsverzeichnis gesehen.
Dabei hilft es, weil so eine Art Kooperation zwischen Anbieter und Auftraggeber entsteht. Es geht darum zu verstehen, was das Intranet leisten soll und was nicht, also welchen Umfang es hat und wie weit Sie gehen wollen. Wir haben zum Beispiel ein Werkzeug, das sehr viel kann, wir können sehr viel anbieten. Aber wo setzen wir die Grenze? Das zu wissen, wäre praktisch.
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Muss, Kann, Option und klar formulierte Anforderungen 31:41
Erwan Guiziou: Natürlich ist der Preis wichtig, aber Sie sollten einen Partner haben und nicht nur einen Lieferanten. An der Antwort sehen Sie auch, ob der Anbieter sich Gedanken über den Kontext gemacht hat und versucht, ihn zu verstehen, statt automatisch zu antworten, wir können alles, und damit geht es nur noch über den Preis.
Zu den funktionalen Anforderungen ein paar allgemeine Bemerkungen. Das wird oft gemacht und ist keine große Frage: Anforderungen sollten in Muss, Kann und Option geteilt sein, damit man weiß, was die K.-o.-Kriterien sind, was wünschenswert ist und was Option. Es ist einfacher zu antworten, wenn Sie Fragenfamilien definieren, wie ich sie nenne, zum Beispiel Verwaltung, Seitenmanagement oder Mitarbeiterverzeichnis, damit die Funktionen gruppiert sind.
Wichtig ist auch, nicht zu viele Muss-Anforderungen und K.-o.-Kriterien zu setzen. Sonst fragt man sich, ob überhaupt Spielraum bleibt. Es kann passieren, dass ein Anbieter 95 Prozent erfüllt, aber bei einer Muss-Funktion nicht, und dann theoretisch nicht antworten kann. Nehmen Sie als Muss nur, was wirklich wichtig ist, und den Rest in Kann und Option. Bei Kann und Option vergeben Sie Punkte, das zeigt dem Anbieter, was wichtig ist und was weniger. Oder machen Sie eine Kommentarspalte und erklären dort, dass eine Option zwar schön wäre, aber nicht entscheidend.
Und die Anfragen sollten klar formuliert sein. Manchmal fragt man sich, was gemeint ist. Lieber mehr Informationen als weniger. Ich weiß, das kostet Zeit, aber es hilft, besser zu antworten. Ein Beispiel, das wir einmal gesehen haben: Klar definierter Softwareentwicklungslebenszyklus, bitte als Teil des Angebots beschreiben. Dass es Teil des Angebots ist, ist klar, sonst stünde es nicht da. Aber was ist mit Softwareentwicklungslebenszyklus gemeint? Wir haben eine Interpretation, Sie haben eine. Sagen Sie einfach, was Sie damit meinen, dann kann man besser antworten.
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Die Funktionsliste, Ergonomie und Barrierefreiheit 35:37
Erwan Guiziou: Kommen wir zu den Funktionen selbst, der funktionalen Architektur. Sie müssen entscheiden, was wichtig ist und was nicht. Das sind die typischen Punkte, die wir sehen: Verwaltung, Seitenmanagement, Social Network, Aufgabenmanagement, Feedback und Fragen. Die Suche ist wirklich wichtig, Chat ebenfalls, und Statistiken sind oft wichtig, damit Sie wissen, wie das Intranet genutzt wird.
Bei Ergonomie und Navigation sehen wir Anpassung und Personalisierung mit Designelementen, angepasst an Ihre Corporate Identity. Barrierefreiheit ist sehr wichtig, Zertifizierung ebenso. Aber beschreiben Sie auch, was damit gemeint und erwartet ist. Responsives Design ist mittlerweile ein Klassiker. Ladezeiten sehen wir nicht oft, dabei sind sie wichtig für das Nutzungserlebnis: Wenn eine Seite drei Sekunden braucht, ist das für die Nutzenden nicht schön. Und A/B-Tests, also die Möglichkeit, die eine oder die andere Seite auszuspielen, um zu testen, was besser funktioniert.
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Anwendungsarchitektur: welche Systeme wie integriert werden sollen 37:28
Erwan Guiziou: Dann die Anwendungsarchitektur. Wie wollen Sie das Intranet oder den Digital Workplace mit anderen Werkzeugen und Portalen integrieren? Eine Liste wäre schön, denn dazu haben wir oft wenig oder gar keine Information. Was wollen Sie integrieren, und wie? Ist es nur ein Link, ist es ein Link mit Single Sign-on, sodass Sie in der anderen Anwendung gleich angemeldet sind, oder ist es eine volle Integration?
Volle Integration heißt: Sie holen die Information über eine Schnittstelle aus einer anderen Anwendung und bringen sie ins Intranet. Sie müssen dann nicht mehr in die andere Anwendung gehen, um die Information zu bekommen. Das ist eine ganz andere Art zu arbeiten. Wenn Sie so etwas wollen, geben Sie bitte so viele Informationen wie möglich über das andere System. Manchmal heißt es nur, wir wollen mit dieser Datenbank integrieren, und wir haben überhaupt keine Ahnung, was darin ist, was sie macht und wie sie konzipiert ist. Dann sollen wir eine Schätzung abgeben, und die wird zwangsläufig entweder zu hoch oder zu niedrig.
Gibt es Schnittstellen, die schon existieren, in welchem Format, und wie soll sich das Intranet allgemein in die bestehende Anwendungslandschaft einfügen?
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Technische Architektur: Cloud oder On-Premise, Verzeichnisdienst, Rechte 39:49
Erwan Guiziou: Dann die technische Architektur. Wie schon gesagt: Cloud oder On-Premise, das ist entscheidend, denn das sind zwei verschiedene Konzeptionen. Wenn Sie wissen, welche Betriebssysteme Sie haben und welche Datenbank Sie benutzen, geben Sie es an. Browser sind mittlerweile Standard, aber trotzdem: so viele Informationen wie möglich über die bestehende IT-Landschaft.
Wie wollen Sie mit dem Mitarbeiterverzeichnis synchronisieren? Diese Frage wird oft gestellt, ob man das Mitarbeiterverzeichnis mit dem Intranet verknüpfen kann. Da bin ich immer etwas erstaunt, denn das ist mittlerweile ziemlich klassisch, aber scheinbar kann es nicht jeder. Deswegen könnte genau dieses Kriterium entscheidend sein, um den richtigen Anbieter zu finden. Auch das manuelle Anlegen von Benutzerkonten wird gefragt, und scheinbar kann auch das nicht jeder. Praktisch ist es, weil nicht alles im LDAP oder im Active Directory steht. Und natürlich: Welche Zugriffskontrolle gibt es, kann man Ausnahmen über Zugriffslisten machen?
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Skalierbarkeit, Hochverfügbarkeit, Betriebszeiten und Container 41:46
Erwan Guiziou: Die Skalierbarkeit ist sehr wichtig, technisch wie funktional: Ist es modular, kann man erweitern, kann man klein anfangen und im Lauf der Zeit mehr dazunehmen? Hochverfügbarkeit ist ab einer gewissen Zahl von Nutzenden wichtig. Welche Anforderungen haben Sie? Wann soll das Intranet laufen, von 8 bis 17 Uhr, von 8 bis 22 Uhr, am Wochenende auch oder nicht? Je nachdem kann man verschiedene technische Systeme installieren.
Wie soll das Backup laufen? Das fragt man vor allem für die Cloud, denn bei On-Premise macht es der Kunde selbst. Betriebssysteme habe ich schon erwähnt. Würden Sie Container einsetzen oder nicht? Das ist heute der Trend und hilft bei Updates. Auch das ist wichtig zu wissen.
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Mobile, API, Datenschutz und Sicherheit 43:07
Erwan Guiziou: Zugang per App oder mobil: Wie viele Mitarbeitende nutzen nur das Handy? Ich denke an unsere Kunden, wir haben viele Städte, und die haben natürlich viele Leute, die unterwegs sind. Aber auch in der Privatwirtschaft, etwa im Vertrieb, wird mobil sehr viel genutzt. Nicht jede und jeder hat den ganzen Tag einen Computer vor sich.
Dann die Schnittstellen: Was bietet das Intranet als API an, welche Dokumentation gibt es? Kann das Intranet Schnittstellen bereitstellen, damit andere Anwendungen die Informationen abholen können? Im Intranet stehen zum Beispiel viele Informationen über eine Person, über das Profil, und das ist vielleicht für andere Anwendungen interessant. Natürlich muss das der Datenschutz-Grundverordnung entsprechen, und für die Cloud gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Dann die Sicherheitsfragen: Was sind die Codierungsstandards, gibt es Penetrationstests, gibt es Multifaktor-Authentifizierung, wie funktioniert das Management von Patches und Updates? Ich habe hier nicht alles aufgeschrieben, natürlich gibt es weitere Fragen, aber sprechen Sie bitte mit der IT-Abteilung. Ganz wichtig, dass sie dabei ist. Ein Intranet sollte nicht nur von der IT geleitet werden, aber auch nicht nur von der internen Kommunikation, und die Personalabteilung sollte ebenfalls dabei sein. Es betrifft alle, und alle sollten etwas beitragen. Wir merken schon, wer das Leistungsverzeichnis geschrieben hat. Besprechen Sie es intern also zuerst gemeinsam.
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Zusätzliche Anforderungen und was besonders gefragt ist 45:38
Erwan Guiziou: Dann gibt es zusätzliche Anforderungen, die dazukommen. E-Learning habe ich schon erwähnt, das wird immer größer. Oft ist die Anwendung für E-Learning völlig getrennt, und es ist schade, wenn man sie nicht mit dem Intranet verknüpfen kann. Es gibt auch Fragen zur digitalen Signatur, zu geführten Touren, die beim Onboarding helfen, zu Whiteboards, und natürlich zur KI. Das ist zurzeit die große Frage. Wir haben schon ein paar Webinare dazu gemacht, fragen Sie uns, wenn Sie ein weiteres möchten.
Was ist besonders beliebt, was fällt uns bei den Leistungsverzeichnissen auf? Diese fünf Punkte: Aufgabenmanagement für Projekte wird sehr oft gefragt, Eventmanagement natürlich auch für ein Kommunikationsintranet, Chat mittlerweile ebenfalls. Und geschätzt wird die Integration mit anderen Anwendungen sowie die Modularität, dass man auswählen kann, welche Module hineinkommen und welche nicht.
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Projektmanagement, Support, Change Management und Migration 47:30
Erwan Guiziou: Zum Projektmanagement sollte es einen Absatz geben, bitte mit vielen Informationen. Wie stellen Sie sich die Implementierung vor, haben Sie zeitliche Einschränkungen, muss der Go-live bis zu einem bestimmten Termin stehen? Dann teilen Sie das. Welche Schulungen brauchen Sie, kann man die Schulung wiederverwenden? Wie läuft der Support? Das ist wichtig: Gibt es Service Level Agreements, wie häufig kommen Updates, wie managt der Anbieter das, gibt es verschiedene Support-Stufen, wie funktioniert das mit den Tickets?
Kann der Anbieter Change Management anbieten, mit Schulungen, Kommunikation und einer Analyse? Und die Migration ist auch wichtig. Oder wollen Sie gar keine Migration machen? Dann sollte auch das dastehen: Wir fangen neu an, neues Intranet, das alte vergessen wir, ein paar Seiten übernehmen wir selbst. Wie viel Volumen haben Sie heute im Intranet? Damit man schätzen kann, wie viel Zeit man dafür im Projekt einplanen muss.
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Finanzen: Lizenzmodell, Wartung und die Preiserhöhungen im Abonnement 48:58
Erwan Guiziou: Und last but not least die Finanzen: Auf welcher Grundlage erfolgt die Lizenzierung? Gibt es verschiedene Kontotypen, mit und ohne Rechner, Gäste, externe und interne? Wollen Sie lieber kaufen oder mieten? Alles ist möglich, aber es sollte klar sein. Und rechnen Sie bitte nicht auf drei Jahre, sondern etwas länger, weil die Investition am Anfang höher ist als die Wartung danach.
Wie funktioniert die Wartung, was ist darin enthalten und was nicht? Kann man Preiserhöhungen festschreiben? Wir sehen besonders in der Cloud Preiserhöhungen anderer Anbieter, die ziemlich hoch sind, von 5 bis 38 Prozent pro Jahr. Das haben wir gesehen, und wir denken, das ist nicht richtig. Das sollte man vertraglich begrenzen können. Vielleicht mehr für Behörden: Gibt es einen EVB-IT-Vertrag? Haben Sie Referenzen, welche Referenzen, und was wollen Sie darin sehen? Auch das sollte dabei sein.
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Umfrage 2: Haben Sie schon ein Leistungsverzeichnis erstellt? 50:27
Erwan Guiziou: Bevor wir Schluss machen, haben wir noch eine kleine Umfrage für Sie, um zu wissen, was Sie geplant haben.
Moderation: Wir haben noch eine Frage für Sie vorbereitet: Haben Sie schon einmal ein Pflichtenheft oder Leistungsverzeichnis für ein Intranet erstellt?
| Nein, aktuell nicht und nicht geplant | 32 % |
| Nein, wir haben bereits ein etabliertes Intranet | 24 % |
| Ja, in der Erstellung | 16 % |
| Geplant in den nächsten sechs Monaten | 16 % |
| Muss angegangen werden, Zeitpunkt offen | 12 % |
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Muster-Leistungsverzeichnis, Ziele messen und Jalios in Zahlen 52:29
Erwan Guiziou: Wenn Sie uns per Mail fragen, schicken wir Ihnen ein Muster-Leistungsverzeichnis, das ist überhaupt kein Problem. Sie können es nehmen, ändern und anpassen. Und für diejenigen, die schon ein Intranet haben, gibt es darin vielleicht ein paar Ideen, um welche zusätzlichen Module man erweitern kann.
Worauf es ankommt, ist, dass Sie Ihre Ziele erreichen. Das habe ich noch nicht gesagt: Bei der Implementierung muss man die Ziele vorher definieren und mit Kennzahlen messen, um zu wissen, ob das Projekt erfolgreich ist oder nicht. Darüber sprechen wir nächstes Mal.
Vielleicht wissen Sie es noch nicht: Wir sind Jalios, hier die Jalios GmbH für die DACH-Region in Freiburg. Jalios ist eine Firma mit mehr als 100 Mitarbeitenden und mehr als 500 aktiven Kunden, seit 24 Jahren am Markt, und wir sind die Nummer eins in Frankreich. Stellen Sie uns gern Fragen, das kostet nichts. Wir teilen auch gern Erfahrungen unserer Kunden, wenn diese es erlaubt haben. Wir haben einige Erfolgsgeschichten dazu, was man mit einem Intranet machen sollte und was nicht. Der Ideenaustausch ist uns wichtig, und wir setzen einen großen Fokus auf Innovation.
Diese Stelle im Video ansehen (52:29)
