Das moderne Intranet

Begrüßung, Ablauf und Aufzeichnung 00:00

Moderation: Herzlich willkommen zum heutigen Webinar „Das moderne Intranet: KI und Datenintegration zu besserer Zusammenarbeit“, gemeinsam mit Felix Schröder von elbChai und Erwan Guiziou von Jalios. Bevor ich inhaltlich an die beiden übergebe, kurz die Rahmenbedingungen: Wir haben uns auf das Du geeinigt, wir duzen also die ganze Zeit. Wir hoffen, das ist für alle in Ordnung.

Wenn ihr zwischendurch Fragen habt, könnt ihr sie jederzeit über den Chat oder das Frage-und-Antwort-Werkzeug stellen. Ich moderiere sie dann an gegebener Stelle zu Felix und Erwan hinein. Die Session wird aufgezeichnet, das Video kommt in unser Archiv. Ihr bekommt morgen eine Mail, dass die Aufzeichnung verfügbar ist, mit dem Link dazu. Falls ihr also etwas nachschauen wollt oder fünf Minuten früher raus müsst, ist das kein Problem.

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Worum es heute geht, und die Agenda 01:15

Felix Schröder: Ganz lieben Dank, und danke auch von meiner Seite, dass ihr Zeit gefunden habt, jetzt direkt nach der Mittagspause. Wir wollen uns heute um das Thema modernes Intranet kümmern, und dann natürlich um die zwei Hauptthemen, die das immer wieder tangieren: KI und Zusammenarbeit beziehungsweise Wissensmanagement. Also grundsätzlich: Was macht ein modernes Intranet aus?

Erwan Guiziou: Wir versuchen zu erklären, was aus unserer Sicht heute ein Intranet ist. Das hat sich schon ein bisschen gewandelt. Dann KI, das Thema der letzten zwei Jahre, und was sich dadurch ändert, denn es hat sehr viel gebracht und verändert, wie man arbeitet und wie man denkt. Das ist schon eine Revolution.

Wir gehen dann sogar weiter als bis zum Intranet, nämlich zum Digital Workplace mit Datenintegration, und was das für die Zukunft bedeutet. Am Anfang sagen wir auch: Achtung, was bringt KI, positiv und negativ, und wobei müssen wir aufpassen? Am Ende nehmen wir Fragen und geben Antworten. Wir sind hier blind, wir sehen nur die Präsentation, deshalb gibt die Moderation die Fragen an uns weiter.

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elbChai stellt sich vor 03:12

Felix Schröder: Ganz kurz zu uns und zu mir. Wir sind eine kleine Agentur, die sich dem Thema Strategie verschrieben hat. Wir schauen uns ganz am Anfang eines Projekts, oder wenn schon ein digitaler Arbeitsplatz besteht, den Ist-Zustand an: Ziele, Anforderungen, Voraussetzungen. Dann fragen wir, ob das alles passt, was man verbessern kann, welche Optimierungsmöglichkeiten es gibt und welche neue Lösung passt. In diesem Fall arbeiten wir mit Jalios zusammen und sind ein gemeinsamer Partner.

Gegründet haben wir Ende letzten Jahres, es gibt uns also knapp ein Jahr. Ich mache das zusammen mit Jan, den ich aus früherer Tätigkeit kenne, und wir beide haben schon eine ganze Menge unterschiedlichster Projekte gemacht. Wer mit uns zusammenarbeitet, bekommt diese Erfahrung. Ich bin der Geschäftsführer, sitze in Hamburg und mache das Thema Intranet und digitaler Arbeitsplatz seit 2009, also wirklich schon sehr lange.

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Was ein modernes Intranet auszeichnet 04:41

Felix Schröder: Warum sollte man sich überhaupt um ein modernes Intranet kümmern? Reicht nicht auch ein Blog, oder das klassische SharePoint-Intranet, das ohnehin da ist, in das ich meine paar News schreibe? Ehrlich gesagt: Wenn man ein modernes Intranet einführt und betreibt, hat das einen Multiplikatoreffekt, für Effizienz und für Produktivität. Und es tangiert extrem viele Bereiche der Organisation. Mir fällt kaum ein Projekt ein, das zentraler verankert ist als der digitale Arbeitsplatz, weil er alle betrifft. Er will alle Mitarbeitenden erreichen, und dementsprechend gibt es sehr viele Anwendungsfälle und Schnittstellen zu unterschiedlichsten Abteilungen.

Ein paar Beispiele: Automatisierung von Prozessen, bessere interne und externe Vernetzung, flexiblere Zusammenarbeit. Nach Corona sind einige teilweise oder ganz im Homeoffice, also geht es darum, wie man dort gut zusammenarbeitet. Es geht auch um Kultur, also Mitarbeiterzufriedenheit und Leistung, und darum, Richtlinien und Vorschriften einzuhalten. Die muss man irgendwo zugänglich machen, vielleicht über Learning-Module abfragen. Auch da gibt es viele Anwendungsfälle.

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Warum sich jedes Investment heute rechnen muss 06:20

Felix Schröder: Man kann dafür auch einen Return on Investment berechnen. Das machen wir bei elbChai in sehr vielen Projekten, wenn die Frage kommt: Wir brauchen neues Budget, wie rechnet sich so ein Projekt? Früher hieß es meistens, das Intranet ist ohnehin da, wir müssen mal wieder etwas machen. Heute ist das anders. Man muss bei jedem Investment aufzeigen, was es bringt. Und diejenigen, die das gut aufsetzen, haben Wettbewerbsvorteile gegenüber denen, die keinen guten digitalen Arbeitsplatz haben.

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Die Hauptziele eines guten digitalen Arbeitsplatzes 06:52

Felix Schröder: Auf der rechten Seite stehen die Hauptziele, die man unserer Erfahrung nach mit einem guten digitalen Arbeitsplatz erreichen kann. Man kann einen zentralen Einstiegspunkt bieten und vieles deutlich effizienter nutzen, indem man die Lösungen gut miteinander verknüpft. Man kann viele Services unterstützen, gerade im Personalbereich. Man kann die technische Infrastruktur verbessern und alle Mitarbeitenden erreichen.

Dazu die Kulturthemen, also Mitarbeiterbindung nach innen und außen, die Auffindbarkeit von Wissen und den Zugriff darauf verbessern und das Wissen aufbauen. Wenn die Organisation wüsste, was die Organisation weiß, steckt darin ein riesiger Hebel. Das Ganze sollte man vernünftig messen können, um zu sehen, ob man auf dem richtigen Weg ist. Und die Marke stärken: Wofür steht die Organisation, welche Strategien verfolgt sie, warum macht sie das überhaupt? Und schließlich die Innovationsfähigkeit: Wer alle Kolleginnen und Kollegen auf einem guten Weg zusammenbringt, hilft der Organisation, sich den Herausforderungen clever zu stellen.

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Wie KI auf den zentralen Einstiegspunkt einzahlt 08:08

Felix Schröder: Wenn man das verstanden hat, ist die Frage: Wie zahlt künstliche Intelligenz eigentlich auf diese Ziele ein? Ich habe markiert, wo aus meiner Sicht die größten Hebel liegen. Beim zentralen Einstiegspunkt in bestehende Lösungen sind das Chatbots und virtuelle Assistenten, eine schnellere Navigation, weniger Routineaufgaben durch einen cleveren Ansatz und die Automatisierung von Workflows. Es ist ja alles schon da. Man macht den Zugriff nur viel besser, schneller und ein Stück weit persönlicher.

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Mitarbeiterservices und technische Infrastruktur 08:54

Felix Schröder: Bei den Mitarbeiterservices geht es vor allem darum, immer wiederkehrende Fragen clever zu beantworten, Genehmigungsprozesse zu automatisieren und Termin- und Aufgabenverwaltung durch KI-Komponenten zu unterstützen.

Bei der technischen Infrastruktur geht es um Sicherheit und Compliance: das Erkennen von Anomalien, also ob von außen gerade ungewöhnliche Zugriffe erfolgen, und die Unterstützung bei Datenschutz und Richtlinienkonformität. Auch hier lassen sich mit KI-Komponenten Verbesserungen erzielen.

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Personalisierung, Suche, Verschlagwortung, Übersetzung 09:33

Felix Schröder: Beim Ziel, alle Mitarbeitenden zu erreichen, geht es vor allem um Personalisierung: passende Informationen und Empfehlungen zu bestimmten Themen. Bei Auffindbarkeit und Wissen sind es Themen wie eine intelligente Suche, die schon Dinge vorschlägt, das Erkennen von Kontext statt reiner Stichwortsuche, das automatische Hinterlegen von Schlagworten und das teilweise oder vollständige Generieren von Inhalten. Viele Intranet-Hersteller sind in diesem Bereich sehr aktiv.

Dazu kommt die Übersetzung. Das ist eigentlich das Erste, was einem einfällt, wenn man an Übersetzungen und KI-Modelle denkt. Auch da gibt es viele Möglichkeiten.

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Kommunikationsanalysen, Innovationsfähigkeit, Zwischenfazit 10:21

Felix Schröder: Bei der Effektivität der Kommunikation lassen sich jetzt wirklich gute Analysen fahren, zum Nutzerverhalten und zu Kommunikationsmustern, mit Vorschlägen, die man daraus ableiten kann. Man erkennt, welche Themen gerade in dem einen oder anderen Bereich aufpoppen.

Beim Punkt Innovationsfähigkeit fallen mir Dinge ein wie die Identifikation von Fachleuten oder die Optimierung eingereichter Ideen, also dass eine Idee eingestellt und von einer KI angereichert und weiterentwickelt wird.

Zusammenfassend: Der digitale Arbeitsplatz betrifft nahezu jede Organisationseinheit, und KI zahlt wiederum auf nahezu jede Komponente des digitalen Arbeitsplatzes ein. Daran merkt man, warum KI gerade in aller Munde ist. Es betrifft einfach unglaublich viele Bereiche.

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KI verändert schon, wie gesucht wird 11:44

Erwan Guiziou: Danke. Es ist zurzeit in aller Munde, weil es so viele Enden hat. Wir haben zum Beispiel auch mit Suchmaschinen-Software zu tun, und dafür ist es total anders geworden. Sie müssen nur auf Google schauen: Jetzt antwortet eine KI, statt dass Sie selbst suchen müssen. Das ändert schon, wie man arbeitet, und das ist erst der Anfang.

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Baustein 1: das Kommunikationsinstrument 12:16

Erwan Guiziou: Was wir unter einem modernen Intranet verstehen, können wir natürlich nicht komplett zeigen. Wir haben ein paar Beispiele genommen. Das ist eine Klassifikation, es gibt mehrere Möglichkeiten, das aufzuteilen.

Am Anfang und immer noch ist es ein Kommunikationsinstrument, mit dem man Artikel und Seiten teilen kann, Flash-Infos, Blogs, Umfragen. Und das jetzt auch KI-gestützt, deshalb dieses Symbol. Einen Artikel zu schreiben, dabei kann die KI helfen. Und wie du gesagt hast: Es sollte für alle zugänglich sein.

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Zugriff von überall, mit jedem Gerät, dazu die App 13:18

Erwan Guiziou: Ein modernes Intranet sollte allen Zugriff geben, egal von wo und egal mit welchem Gerät: Tablet, PC, Smartphone. Auf dem Smartphone sieht man natürlich weniger und kann mit dicken Fingern nicht so viel tun, aber lesen sollte man können, damit alle dieses Zugehörigkeitsgefühl haben.

Wir haben sehr viele Behörden als Kunden. In einer Stadt arbeiten Leute im Gartenbau, im Straßenbau, in Kindergärten und so weiter. Die stehen nicht ständig vor dem PC und sollen die Information trotzdem über Tablet oder Smartphone bekommen. Auch dabei kann KI helfen.

Felix Schröder: Ihr habt ja wie andere Intranet-Hersteller auch eine native App, die ich mir aus dem App Store laden kann und über die ich Push-Nachrichten bekomme. Das zeigst du jetzt nicht, aber das ist ja das, was du meinst mit: Man kann alle erreichen.

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Baustein 2: Zusammenarbeit und Gäste im Gruppenraum 14:52

Erwan Guiziou: Der zweite Punkt ist nicht Kommunikation, sondern Zusammenarbeit. Da unterscheidet sich unsere Plattform, denke ich, weil wir sehr viele Werkzeuge dafür haben. Hier sehen Sie das Aufgabenmanagement mit Gruppenräumen, in die Leute hineinkommen können.

Wenn ich alle Mitarbeitenden sage, meine ich die der Organisation, aber auch externe. Sie brauchen zum Beispiel einen Rechtsanwalt oder eine Ärztin in einer Gruppe, dann holen Sie sie als Gäste hinein, und diese sehen nur diesen Raum und nicht den Rest des Intranets. Bei uns sind das ein paar Klicks. So teilen Sie Information mit einer bestimmten Gruppe, ohne lange zu überlegen, wer was sehen darf. Das ist in der Software schon inbegriffen, dazu kommen Funktionen wie Mindmapping, Anwesenheit und Event-Management, für interne wie für externe Beteiligte.

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Baustein 3: Wissen, und warum KI eine Revolution ist 16:08

Erwan Guiziou: Der dritte Punkt ist das Wissen. Mit KI ist das die Veränderung der nächsten Jahre. Wir hatten die industrielle Revolution, und jetzt haben wir sozusagen die Revolution des Denkens: KI geht daran, wie wir denken und überlegen.

Ganz ehrlich, eine Zusammenfassung eines Gesprächs, also von dem, was wir hier gerade besprechen: Es wird aufgenommen, ein Protokoll geschrieben, eine Zusammenfassung gemacht, in fünf Minuten. Früher hat das eine halbe Stunde gedauert, weil man alles schreiben und clever zusammenfassen musste. Das braucht man nicht mehr. Wir benutzen das sogar selbst intern, wenn es erlaubt ist, dass wir aufnehmen.

Das wird dann im Intranet gespeichert und ist danach wieder durchsuchbar. In zwei Monaten, in sechs Monaten, in zwei Jahren kann man es wieder benutzen. Wer in acht Monaten neu dazukommt und uns noch nicht kennt, den würde dieses Gespräch vielleicht interessieren. Deswegen brauchen wir das alles im Intranet gespeichert.

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Schlanke Lösung oder Suite? Alles ist modular 17:50

Felix Schröder: Wie würdest du das einordnen, Erwan? Es gibt Hersteller, die einen schlankeren Weg gehen. Die sagen: Zusammenarbeit und Wissen sehen wir woanders, wir kümmern uns um die reine Kommunikation, also die Verteilung von Informationen, und vielleicht noch die Chatgruppen. Alles darüber hinaus sehen wir in anderen Lösungen. Wie seht ihr das?

Erwan Guiziou: Kann man auch machen. Bei uns ist ohnehin alles modular, der Kunde kann also sagen: Ich möchte nur das, bekommt nur das und zahlt auch nur dafür. Aber es gibt schon einen Vorteil, wenn es in einer Suite ist. Im Aufgabenmanagement gibt es zum Beispiel Dokumente, die aus dem Wissensmanagement kommen, ein Video oder etwas anderes, und das kann man in einem Workflow automatisieren. Sie haben ein Textdokument oder eine Präsentation, geben eine Anleitung dazu und packen diese in eine Aufgabe. Dann müssen Sie nur klicken, und die Information ist da, ohne dass Sie suchen müssen. Die Idee ist Effizienz: so schnell wie möglich an die Information kommen, ohne suchen zu müssen.

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Behörden, Unabhängigkeit und die Frage nach den Daten 19:14

Felix Schröder: Zusammengefasst: Ihr könnt auch schlank, aber wenn erforderlich, könnt ihr auch viele Komponenten übernehmen. Wahrscheinlich habt ihr auch deshalb gerade einen Schwerpunkt bei den Behörden. Da stellen sich in Deutschland aktuell viele neu auf und überlegen, wie sie unabhängiger von amerikanischen Herstellern werden.

Erwan Guiziou: Dazu kommen wir später, das ist total wichtig: Wo sind meine Daten, und wer kann darauf zugreifen? Manche Informationen sind vertraulich, da möchte man nicht, dass jeder sie bekommt.

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Baustein 4: Effizienz, Konformität und Automatisierung 20:20

Erwan Guiziou: Dahinter steckt eine große Rollen- und Rechteverwaltung, damit man alles einschränken kann, wenn man will. Und der vierte Punkt, über den wir schon gesprochen haben: Effizienz, Konformität und Sicherheit, die Datenschutz-Grundverordnung natürlich, aber auch Übersetzung und Mehrsprachigkeit sowie die Verbindung mit vorhandener Software, etwa über LDAP.

Die Nutzenden sollen nicht überlegen müssen, wo ihre Daten liegen und wie sie drankommen. Das Werkzeug sollte das machen. Im Aufgabenmanagement zum Beispiel: Wenn ich eine Aufgabe fertig habe und sie in die nächste Spalte bewege, geht automatisch eine Benachrichtigung an die beteiligten Personen und an die Beobachter der Aufgabe, ohne dass jemand eine Mail schreibt. Das System hilft sehr, mit Workflows zu automatisieren.

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Zentraler Einstieg, skalierbar von 40 bis 250.000 21:29

Erwan Guiziou: Wichtig ist der zentrale Einstieg, dass man die Information aus allen Anwendungen an einem zentralen Punkt hat. Das ist, was wir unter einem modernen Intranet verstehen, und das ist skalierbar: von 40 Leuten bis, ich glaube, 250.000 beim größten Kunden.

Die Probleme sind aber gleich. Die Anforderung ist, Informationen mit allen zu teilen und sie so effizient wie möglich wiederzufinden. Wir haben Personalmangel, wir haben überall Rekrutierungsprobleme. Also sollte man die vorhandene Information effizient wiederfinden, ohne erst jemanden fragen zu müssen, der längst in Pension ist. Die Information bleibt im Intranet und bleibt in der DNA der Organisation.

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Vom Intranet zum Digital Workplace: Konnektoren 22:39

Erwan Guiziou: Das moderne Intranet ist eigentlich ein Digital Workplace, also mit allen anderen Anwendungen verbunden, die im Informationssystem stecken. Jeder hat da etwas anderes, mehr oder weniger. Wir bieten verschiedene Konnektoren, um das zu machen. Und genau daher kommt die Kraft des Intranets, wenn es gut mit dem Rest verbunden ist.

Felix Schröder: Das spiegelt euer Verständnis eines Intranets ganz gut wider: Es muss im Digital Workplace verbunden sein, um diesen zentralen Einstiegspunkt bieten zu können.

Erwan Guiziou: Genau. Vielleicht liegt die Information, die mich interessiert, in SharePoint, ein Teil in SAP, ein Teil in einem CRM. Wir bieten auch eine Integration mit Microsoft an. Das sollte man zusammenbringen, statt ständig überall zu suchen.

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Was passiert, wenn eine Schnittstelle fehlt? 23:47

Felix Schröder: Was ist, wenn ihr so eine Schnittstelle noch nicht habt? Baut ihr die dann?

Erwan Guiziou: Können wir bauen. Es kostet dann ein bisschen mehr. Aber wir fragen alle Kunden, wir haben mittlerweile 450, und wir sind seit 25 Jahren am Markt. Wir fragen einfach, wer daran interessiert ist, investieren dann auch selbst in den Konnektor und teilen die Kosten auf die verschiedenen Kunden auf.

Felix Schröder: Also lohnt es sich als Kunde mit einem bestimmten System immer, euch zu fragen, ob es vielleicht schon da ist oder ob es entwickelt wird.

Erwan Guiziou: Wenn es mehrere wollen, kommt es in die Roadmap. Und wir bauen auch spezifisch für einen Kunden, wenn es sonst niemand möchte. Das kommt manchmal vor, wenn es sehr speziell ist.

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Das Unterscheidungsmerkmal: Anpassbarkeit 24:48

Felix Schröder: Wir versuchen bei elbChai immer, eindeutige Merkmale der Hersteller zu identifizieren, und bei Jalios würde ich wirklich sagen, dass es dieses Anpassen ist. Wenn ich bestimmte Anforderungen habe, gibt es theoretisch nichts, was es nicht gibt. Und wenn doch, dann baut man es. Das ist anders als bei vielen anderen Herstellern im Markt, die eher standardisiert arbeiten: Was es gibt, gibt es, und wenn nicht, kann man darüber reden, aber eher ungern. Bei euch ist das in der DNA verankert: Wenn man das braucht, dann braucht man das.

Erwan Guiziou: Genau, das ist der anpassbare Teil. Ein Kollege von mir sagt dazu: Nimm es, wie es zu dir passt. Wir schauen, welche Anforderungen da sind, und passen an, weil wir sehr viel parametrisieren können. Wir haben auch sehr viel in ein Paket gepackt, damit es einfacher ist. Früher haben wir versucht, alles zu erklären, aber das dauert drei Tage. Jetzt ist alles im Paket, und dazu gibt es Optionen.

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Was KI im Intranet heute kann: Texte schreiben 26:40

Erwan Guiziou: Was kann man heute mit einem Intranet und KI machen? Das gehe ich schnell durch, weil es mittlerweile klassisch ist, früher aber nicht war. Texte erstellen zum Beispiel: Sie haben keine Idee und müssen irgendetwas schreiben. Ich habe es etwa für das Zeugnis eines Werkstudenten benutzt. Ich gebe ein paar Ideen hinein, das ist in unserem Intranet angebunden, und die KI schreibt den Text. Ich kann ihn zusammenfassen lassen, verbessern lassen, den Ton ändern. Bei fast jedem Inhaltstyp unseres Intranets gibt es diese kleine KI-Möglichkeit, die man aufrufen kann.

Es erleichtert auch den Dialog zwischen internationalen Teams. Nicht jeder spricht Englisch, Deutsch oder Französisch. Es gibt die Übersetzungsmöglichkeit, und man kann die KI darum bitten, am besten mit einem europäischen Werkzeug.

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Zusammenfassen, verschlagworten, abonnieren 28:05

Erwan Guiziou: Dann gibt es die Möglichkeit, Inhalte zu verbessern und zusammenzufassen, aber auch zu verschlagworten. Für das Wissensmanagement ist das Kategorisieren sehr wichtig. Ich kann sagen: Nimm diesen Text und zieh die fünf Kategorien heraus. Dann kann ich eine Kategorie abonnieren und bekomme alle Informationen dazu, nicht nur Artikel, sondern alle Inhaltstypen: Wikis, Blogs, Diskussionen, FAQ, Glossar.

Deswegen ist das Organisieren wichtig. Nur machen es die Leute sehr selten, weil es zusätzliche Arbeit ist: Ich habe meinen Artikel geschrieben, soll ich ihn jetzt auch noch kategorisieren? Genau das kann man die KI machen lassen, und es geht schneller.

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Fragen an große Dokumente stellen 29:14

Erwan Guiziou: Wir haben auch große Dokumente, etwa Verordnungen. Sie können ein Dokument mit 60 oder mehr Seiten nehmen und ein paar Fragen in Ihrer eigenen Sprache stellen. Dann bekommen Sie eine Antwort auf Deutsch, und die KI sagt: Ich habe die Antwort hier und hier gefunden, in dem Absatz auf Seite 53 und auf Seite 136. Das ist sehr praktisch und natürlich viel effizienter.

Welches Modell dahintersteckt, können Sie auswählen. Sie sagen uns, welche KI Sie wollen, und wir haben den Konnektor dafür. Empfehlen können wir natürlich auch, dazu habe ich später eine Matrix.

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Assistenten und Lucia, die Assistentin der Personalabteilung 30:37

Erwan Guiziou: Dieses Fragen und Antworten mit Dokumenten haben wir auch global gemacht, mit Assistenten. Bei uns heißt die Assistentin der Personalabteilung Lucia. Wir haben ihr eine FAQ gegeben und alle Dokumente, die für das Personal wichtig sind: die verschiedenen Regelungen, Urlaub und so weiter, also alle Fragen, die man sich stellen kann. Man kann Lucia dann fragen, wie die Regelung zu diesem oder jenem ist. Sie schaut in diese Dokumente, und das ist bewusst beschränkt: Man weiß, wo die Quellen sind, und sie zeigt auch an, wo sie die Antwort gefunden hat.

Wir empfehlen, eine FAQ von der Personalabteilung füttern zu lassen, denn dadurch werden die Antworten der KI besser und besser. Man kann auch eigene Assistenten anlegen. Ich habe vor kurzem damit gespielt und einen gebaut, der mir sagt, ob die Stimmung in einem Dokument oder in einer Konversation gut oder schlecht ist, auf einer Skala von eins bis zehn. Das kann man auf das ganze Intranet loslassen, aber mit Achtung auf die Zugriffsrechte: Die KI gibt die Antwort nur, wenn die Person die Berechtigung hat. Löhne und andere vertrauliche Dokumente kommen nicht heraus, wenn jemand darauf keinen Zugriff hat.

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Frage aus dem Chat: Ist Jalios von den großen Modellen überholt? 33:07

Moderation: Es kommt eine spannende Frage herein: Ist Jalios damit nicht längst von den großen Modellen überholt, wenn man diese bereits im Einsatz hat? Macht nicht eher die Integration ins Social Intranet Sinn, statt etwas Eigenes zu bauen?

Erwan Guiziou: Eigentlich nicht, denn wir bauen keine eigene KI. Wir benutzen die KI anderer Anbieter.

Moderation: Man würde also beispielsweise ein großes Modell nutzen, es aber auf die eigenen Dokumente trainieren. Richtig verstanden?

Erwan Guiziou: Genau. Und dann muss man trainieren, denn es gibt Halluzinationen, also Antworten, die nicht richtig sind. Dafür bieten wir Workshops an.

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Der Hebel sind die eigenen Daten 33:56

Felix Schröder: Da muss man ein bisschen unterscheiden. Es gibt die klassischen Chatsysteme, in denen ich meine allgemeinen Fragen stellen kann. Das große Potenzial hebe ich aber erst, wenn ich ein Modell auf meine eigenen Daten hin trainiere. Das ist das, worüber Erwan gerade spricht: wirklich eigene Dokumente hineingeben.

Und wenn man das nicht vernünftig macht, gilt: Kippt man Mist hinein, kommen auch Quatschempfehlungen heraus. Wenn die Dokumente, die ich hineingebe, extrem gut sind, dann kommen auch extrem gute Dinge heraus. Deswegen ist es nicht unwichtig, dass man das sauber aufsetzt, sonst funktioniert es nicht. Dann kann ich meine allgemeinen Fragen in ein Chatsystem packen, aber da wollen die Unternehmen ja nicht hin. Wir wollen auf Basis dessen, was wir wissen, Optimierungen erreichen. Und dafür ist wichtig, welche Datenbasis ich habe.

Erwan Guiziou: Genau, und die Modelle sind für manche Zwecke besser und für andere schlechter. Dazu komme ich noch mit der Matrix.

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Lebensläufe und die Grenze des Datenschutzes 35:18

Erwan Guiziou: Ein anderer Anwendungsfall: Ich bin im Personalbereich, habe einen Lebenslauf und möchte ihn schnell analysieren, dann kann ich direkt Fragen dazu stellen. So weit würde ich es allerdings nicht empfehlen. Ich habe von Großunternehmen gehört, dass die KI dort nicht nur Lebensläufe analysiert und auswählt, sondern auch die Antwort gibt, ob die Person für den Job geeignet ist.

Felix Schröder: Das hat auch eine datenschutzrechtliche Seite. Ich kann Bewerberdaten nicht einfach in ein Modell kippen, und dann wandern sie in die USA. Das ist ein Datenschutzverstoß, wenn das herauskommt, mit hohen Strafzahlungen.

Erwan Guiziou: Und von der Philosophie her lässt man die Entscheidung eine Maschine treffen. Ich habe in meiner Laufbahn viele Leute eingestellt, und die richtig guten sahen auf dem Lebenslauf manchmal nicht so gut aus. Im Gespräch hatten wir dann das Gefühl, dass sie trotzdem passen, und das hat sich gelohnt.

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Was einmal im Modell ist, kommt nicht mehr heraus 37:36

Felix Schröder: Beim Lebenslauf ist es ein sehr gutes Beispiel: In so einem KI-Modell sind diese Daten dann hinterlegt. Ich muss einen Lebenslauf, wenn ich die Person nicht eingestellt habe, spätestens nach sechs Monaten löschen. Wie soll ich das im KI-Modell löschen? Kann ich nicht. Damit habe ich ein rechtliches Problem.

Das ist genau die Herausforderung, die wir aktuell mit KI-Modellen sehen. Man hat viele Potenziale im Kopf und viele spannende Sachen, aber einfach mal machen ist hier der falsche Schritt, weil ich die Sachen nicht mehr aus dem System herausbekomme. Nicht einmal die Entwickler selbst können das herausnehmen.

Es gibt einen Fall: Ein Reporter hat über Gerichtsurteile und Verfahren geschrieben, darunter viele zu Kindesmissbrauch. Die Namen der Angeklagten durfte er nicht nennen. Sein Name war also der, der immer mit diesen Artikeln verknüpft war. Was die KI daraus gemacht hat: Er ist der Täter. Das ist natürlich ein Problem. Man ist dann auf die Hersteller zugegangen, und was die gemacht haben, war, Sonderregeln einzuführen. Sollen wir jetzt fünf Millionen Sonderregeln einführen? Daran sieht man, wie weit diese Systeme aktuell sind. Noch nicht ganz so weit.

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Wie es funktioniert, und warum sieben plus fünf wahrscheinlich zwölf ist 38:49

Erwan Guiziou: Dann die Fragen: Sind die Informationen korrekt, ist die Antwort zuverlässig, ist sie überhaupt relevant, sind die Quellen relevant? Es gibt sehr viele Parameter in Kauf zu nehmen, und dabei können wir helfen.

Wie es funktioniert, sieht man hier: Der Inhalt wird genommen und in Abschnitte geteilt, die in eine Vektordatenbank kommen. Genau dasselbe passiert mit der Frage. Dann werden die Abschnitte verglichen, die passenden herausgenommen, daraus die Antwort gebaut und präsentiert. Das ist reine Wahrscheinlichkeitsarbeit, das ist maschinell, das hat nichts mit Menschen und nichts mit Intelligenz zu tun.

Felix Schröder: Ich habe ein sehr gutes Beispiel, das könnt ihr euch alle mitnehmen, es erklärt am besten, wie KI-Modelle funktionieren. In der alten IT ist sieben plus fünf gleich zwölf. Das weiß man, das ist Fakt. In den KI-Modellen ist sieben plus fünf höchstwahrscheinlich zwölf. So funktionieren diese Systeme, und deswegen gibt es Halluzinationen. Natürlich geht die Entwicklung weiter, aber es bleibt immer eine Wahrscheinlichkeit.

Erwan Guiziou: Und dann muss man daran arbeiten und sagen: Diese Antwort ist relevant, diese nicht. Es gibt also Arbeit zu tun, das führt sich nicht einfach so ein. Nichtsdestotrotz kann es sehr viel helfen, die Vorteile sind riesig.

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Umfrage: Wie weit sind Sie mit Intranet und KI? 40:36

Erwan Guiziou: Wir haben noch eine Frage, die wir stellen wollten. Wir haben jetzt ein bisschen erklärt, was Intranet und KI sind, und uns würde interessieren: Wie weit seid ihr damit?

Felix Schröder: Wir haben sogar Kunden, die zu uns kommen und sagen: Wir kaufen das KI-Modul. Wir wissen auch nicht, was wir damit machen wollen, aber es klingt erst mal gut, und wir bekommen Budget dafür. Dann arbeiten wir zusammen, um zu definieren, was sie damit machen wollen.

Erwan Guiziou: Und auch, was sie können und was sie dürfen. Dafür gibt es Workshops. Es ist ziemlich wichtig, die Ziele zu haben.

Erwan Guiziou: Man sieht, dass wir noch am Anfang sind, das ist klar.

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Wie weit soll die KI gehen? Ein Blick ins eigene Intranet 42:37

Erwan Guiziou: Dann sollte man sich fragen: Wie weit soll ich gehen? Soll ich der KI Zugriff auf meine E-Mails geben? Ich zeige das kurz an unserem eigenen Intranet.

Wir hatten hier ein Treffen in Freiburg. Es gibt ein Protokoll dazu, das hier gespeichert wird. Und wenn ich zu diesem Kunden noch Fragen habe: Wir haben ein Ticketsystem, und dort gibt es einen Fehlerbericht zu diesem Kunden. Den kann ich öffnen und die Informationen von dort mitnehmen. Ich könnte also alles kombinieren.

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Der zentrale Einstiegspunkt am Beispiel Jira 44:20

Felix Schröder: Kurz zur Erklärung, das ging schnell, da konnten nicht alle mitkommen. Das hier ist die Startseite des Intranets: klassisch horizontale Navigation, Suche oben in der Mitte, rechts Absprünge und Push-Nachrichten.

Und was wir eben gemacht haben: Wir sind auf ein anderes System navigiert, in diesem Fall Jira, ein klassisches Ticketsystem. Dieses Ticketsystem ist voll in Jalios integriert. Wenn man darauf klickt, bleibt die Leiste oben gleich. Dieser zentrale Einstiegspunkt bleibt also, und ich kann mich ganz einfach zurücknavigieren. Ich bin jetzt aber in Jira drin, ohne dass ich ein neues Fenster öffnen oder in ein anderes System abspringen muss.

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Was die Kombination aller Systeme möglich macht 45:33

Erwan Guiziou: Interessant ist: Ich kann die KI auf diese Tickets zugreifen lassen, damit sie sie analysiert, und sie mit dem CRM-System verbinden, mit einem Warenwirtschaftssystem, mit Konversationen, mit FAQ. Also mit allen Werkzeugen, die wir haben. Dann sage ich: Erstelle mir eine Zusammenfassung zu diesem Kunden. Wo stehen wir, welche Tickets gibt es? Und die KI fasst alles zusammen und sagt: Nach dieser und jener Regelung sollten wir für diesen Kunden das und das tun. Das könnte man machen, auch als Mindmap.

Da kommt die eigentliche Kraft von KI und Digital Workplace zusammen, dass man diese ganze Information zusammenbringen könnte. Nur: Will ich das wirklich, und wie weit gehe ich? Soll die KI auch meine Mails beantworten? Das ist schon fraglich. Das muss man überlegen und die Anwendungsfälle vorbereiten, und dabei können wir helfen. Denn Achtung, KI kommt mit einigen Gefahren.

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Achtung: die Gefahren von KI 47:03

Felix Schröder: Jetzt wirke ich gleich wieder wie der Verhinderer, und das, obwohl bei uns AI sogar im Namen steht. Was man immer beachten muss, steht links: Rechtsbrüche und Sicherheitsprobleme. Man kann die KI nicht einfach auf alles loslassen, das darf man gar nicht. Die Hersteller sagen teilweise, lass mal machen, dann gibt es tolle Produktivitätsgewinne. Aber wer die Plattform betreibt, und das ist häufig der Kunde, begeht damit Rechtsbrüche, beim Datenschutz und bei der Sicherheit.

Bei den Nutzenden kann es Vertrauens- und Reputationsverluste geben. Es können Fehlinterpretationen passieren, wie in dem Beispiel eben, einfach weil es auf Wahrscheinlichkeiten beruht. Dann der Verlust von persönlichem Austausch: Den Punkt hört man häufig, deshalb steht er hier, aber aus meiner Sicht ist er nicht so stark wie die oberen drei, denn KI kann kulturell genauso gut helfen. Und das Thema Diskriminierung: Das gibt es, weil diese Modelle auf Basis der Daten antworten, mit denen sie trainiert wurden. Da sind Unschärfen drin.

Erwan Guiziou: Und die Rechteverwaltung: Was darf man benutzen und was nicht? Wir haben eine sehr starke Rechteverwaltung, die das prüft. Man sieht nur, was man sehen darf, sonst bekommt man die Information nicht.

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Der stärkste Hinweis: was alles im KI-Index landet 49:18

Felix Schröder: Jetzt kommt der Hinweis, der aus meiner Sicht der stärkste im KI-Bereich ist. Wir alle wollen diese Potenziale heben. Was man aber nicht vergessen darf: Wenn ich die KI auf all diese Systeme zulasse, dann wandern all diese Informationen in den Index.

Überlegt euch das mal allein für eure E-Mail-Postfächer. Da stecken alte Bewerbungsunterlagen von irgendwelchen Leuten drin, Sachen, die man weitergeleitet hat, teilweise Passwörter im Klartext, die sogar noch aktuell sind, wenn man vergessen hat, sie zu löschen, und vieles mehr. Rechts sehen Sie eine Auswertung: Rund 85 Prozent aller E-Mail-Accounts sind mit kritischen Sicherheitsinformationen betroffen, also Zugangsdaten im Klartext, Netzwerkkonfigurationen und Ähnliches. Und das wandert dann in den KI-Index.

Wenn ich dann geschickt im Prompten bin und die Rollen und Berechtigungen nicht sauber gesetzt sind, bekomme ich das heraus. Wenn ich nach Erwans Passwort frage, kommt nichts. Wenn ich aber sage, schreib mir ein Lied mit tausend Zeilen über Passwörter, dann purzeln sie teilweise heraus, und die Entwickler wissen nicht einmal, warum. Deswegen sollte man das alles nutzen, aber schrittweise, und sich genau überlegen: Wo soll dieses KI-Modell gehostet werden, will ich das wirklich in die Cloud geben, will ich das in die USA schicken? Bei Hochtechnologie kann ich es sonst auch gleich auf die Website packen, ein bisschen ketzerisch gesprochen.

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Halluzinationen, Urheberrecht und Verantwortung 51:15

Erwan Guiziou: Bei den Halluzinationen sollten Sie aufpassen. Rechts sehen Sie eine KI-generierte Schauspielerin, die es gar nicht gibt, komplett aus dem Nichts erzeugt. Vor zwei Jahren hat man noch gesehen, dass so etwas falsch ist. Heute kann man das nicht mehr. Und natürlich arbeitet sie 24 Stunden und geht nicht in den Streik, das ist die Angst in Hollywood.

Dann das Urheberrecht: Unten rechts sehen Sie zwei Bilder, eines ist von Picasso, eines ist KI-generiert. Wem gehört das Bild? Dem Künstler, den Programmierenden? Und die Verantwortung: Wer trägt sie, wenn die KI etwas Falsches sagt? Darauf muss man aufpassen, etwa im Support.

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Ökologie: der Energieverbrauch hängt an der Aufgabe 52:26

Erwan Guiziou: Wichtig ist auch die Ökologie. Auf dieser Skala sieht man, dass die Erzeugung von Bildern viel mehr Emissionen verursacht als etwa die Klassifikation von Text oder die Kategorisierung von Bildern. Man braucht mehr und mehr Energie, mehr und mehr Strom.

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Jobs, Souveränität und die Anbieter-Matrix 53:01

Erwan Guiziou: Ein Anbieter aus China ist in dieser Hinsicht scheinbar besser, aber wollen wir ein Werkzeug aus China benutzen, und wohin gehen die Daten?

Dann die Jobs: Einige sind in Gefahr, weil sie schnell durch KI ersetzt werden können. Ich habe gestern gelesen, dass in England in den letzten vier Jahren 50 Prozent weniger Programmierende auf Einstiegsniveau eingestellt wurden, weil KI das ersetzt hat. Das ist schon problematisch.

Und dann die Souveränität. Wir haben eine Architektur, die es ermöglicht, den Anbieter auszuwählen. Ein europäischer Anbieter finde ich persönlich besser, und dazu die Kontrolle über den Zugriff zu haben. Dafür gibt es diese Matrix. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wir können alles verknüpfen, wie Sie wollen, nicht wie wir wollen.

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Modelle je Anwendungsfall kombinieren 54:07

Erwan Guiziou: Wir haben Kunden, die sagen: Das ist völlig in Ordnung bei uns, damit haben wir kein Problem. Gut, dann können wir das benutzen. Aber wenn Sie zum Beispiel mehrsprachige Untertitel oder die Bearbeitung von Videos wollen, dann ist Gladia dafür viel besser. Albert wiederum wurde vom französischen Staat empfohlen, weil er dort getestet wurde.

Vorgestern waren wir auf dem deutsch-französischen Souveränitätsgipfel in Berlin, mit weiteren europäischen Ländern. Dort haben wir erfahren, dass Mistral AI, der große französische KI-Anbieter, mit SAP ein Abkommen geschlossen hat und die beiden zusammenarbeiten. Das hat uns gefreut, zwei Firmen aus Europa.

Wir lassen dem Kunden die Wahl und fragen: Was wollen Sie machen, welche Anwendungsfälle haben Sie? Dann können wir verschiedene KI anbieten und auch kombinieren. Sie können für Zusammenfassungen und Schreibhilfe Mistral benutzen und für Videos Gladia, in derselben Software. Die Nutzenden sehen das nicht, für sie ist es nur eine KI. Sie müssen aber die Verknüpfungen machen, die Kontingente kaufen und trainieren, bevor Sie es der Organisation zur Verfügung stellen. Dabei helfen wir natürlich.

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Der EU AI Act und die beantragte Verschiebung 56:22

Erwan Guiziou: Ich habe hier auch eine Folie mit Kosten. Natürlich ist manches günstig, aber wollen wir das wirklich?

Dann gibt es von der Europäischen Kommission den AI Act mit seinen Risikostufen. Die zweite Stufe tritt nächstes Jahr in Kraft, die dritte, also hohes Risiko, im Jahr 2027. Diese Stufe betrifft Systeme, die die Sicherheit von Personen oder Grundrechte beeinträchtigen können, etwa in Medizinprodukten, Spielzeug oder Fahrzeugen.

Vorgestern haben auf dem deutsch-französischen Souveränitätsgipfel Macron und Merz bei der EU-Kommission beantragt, dass es für diese Hochrisiko-Systeme eine Verschiebung gibt, dass sie also nicht im August 2027 in Kraft treten, sondern etwas später, weil die Firmen noch nicht bereit sind. Beantragt sind zehn Monate.

Was uns ebenfalls gefreut hat: Es wurde eine Präferenz für europäische Firmen ausgesprochen. Bei einer Ausschreibung auf europäischer Ebene sollten europäische Anbieter normalerweise bevorzugt werden. Klar gesagt wurde auch: China und die USA haben weniger Regeln als wir, da müssen wir weiterarbeiten, damit die Firmen im Wettbewerb bestehen.

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Fazit: Plan machen, Stakeholder einbinden, mit einem Piloten starten 58:33

Felix Schröder: Zur Einordnung zum Schluss: Beim Thema KI gibt es Riesenpotenziale, aber auch ein paar Hürden, die man berücksichtigen sollte. Man sollte genau hinschauen: Wie weit will man gehen, was will man nutzen, was darf man nutzen, auf welche Datenquellen will man zugreifen lassen, welche Potenziale will man heben?

Es ist eben nicht einfach KI, und ich schalte das an, wie vor einigen Jahren die Frage, ob wir jetzt einen Microblog machen oder nicht. Mit KI ist das komplexer. Da sollte man sich einmal vernünftig hinsetzen, einen Plan überlegen und die erforderlichen Stakeholder einbinden: IT-Security, die IT-Abteilung, teilweise auch Personal, weil es um viele personenbezogene Daten geht, den Betriebsrat und den Datenschutz. Das sind die Anlaufstellen.

Erwan Guiziou: Man kann es nicht einfach so machen, man sollte diese Kolleginnen und Kollegen einbinden. Aber man kann mit einem Piloten anfangen, mit einer kleinen Gruppe, und diese Fragen lösen, bevor man den ganzen Rollout macht. Wir teilen auch die Erfahrungen, die wir mit verschiedenen Kunden gesammelt haben, damit unsere Kunden davon profitieren. Das Thema ist neu, praktisch jede Woche kommt etwas dazu, und das müssen wir mitnehmen. Man muss nur wissen: Das ist eine Maschine, kein Mensch, der dahintersteckt. Wir können im Detail erklären, wie es wirklich funktioniert.

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Verabschiedung 1:01:22

Moderation: Danke euch beiden für die Präsentation. Ein paar Fragen kamen zwischendurch schon. Ich habe eure beiden LinkedIn-Profile in den Chat geschrieben, wenn also im Nachgang noch Fragen kommen, könnt ihr euch gerne jederzeit bei Erwan und Felix melden.

Wie gesagt, das Webinar wurde aufgezeichnet. Ihr bekommt morgen einen Link per Mail mit der Videoaufzeichnung, dann könnt ihr noch einmal etwas nachschauen oder euch die besagte Matrix genauer ansehen. Ansonsten bedanken wir uns sehr herzlich für die Teilnahme von euch allen und wünschen allen noch einen schönen Restnachmittag.

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