Begrüßung, das Freiburger Münster und Jalios in Kürze 00:00
Erwan Guiziou: Guten Morgen, vielen Dank für die Einleitung. Wir versuchen, in einer halben Stunde über das Thema zu sprechen, obwohl das Thema natürlich viel größer ist. Im Nachgang können Sie uns gern kontaktieren, dann sprechen wir weiter darüber.
Bevor ich mich und die Firma vorstelle und wir ins Thema gehen: Warum dieses Bild? Ich war am Sonntag hier in Freiburg am Münster, bin ganz nach oben gestiegen und habe ein Foto von der Spitze gemacht. Dabei habe ich bewundert, wie die Baumeister von damals das alles ohne Computer und ohne KI geschafft haben, und es steht immer noch. Natürlich ist es restauriert, und schön restauriert, aber es funktioniert manchmal eben auch ohne Computer.
Vorher noch kurz zu uns: Wir sind eine Firma aus Frankreich, wie Sie hören können, seit 25 Jahren im Geschäft, und haben viele Kunden, die jetzt langsam mit KI anfangen. Wir sind innovationsgetrieben, das heißt, wir stecken einen großen Teil unseres Umsatzes zurück ins Produkt, um neue Funktionen zu entwickeln, die unseren Kunden hoffentlich gefallen. KI ist natürlich eine davon.
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Die Agenda: KI im Alltag, Warnsignale und die Frage nach der Bereitschaft 01:36
Erwan Guiziou: Heute schauen wir uns an, wie KI Alltag wird, wie Intranet und Digital Workplace heute aussehen und welche Warnsignale es gibt. Außer Sie waren in den letzten Wochen oder diesen Sommer auf dem Mars, haben Sie davon sicher einiges gehört. Und dann die Frage: Sind wir bereit? Was müssen wir als Organisation prüfen, um KI richtig einzuführen?
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Die Zahlen für Deutschland: 57 Prozent setzen KI ein, 3 Prozent schöpfen das Potenzial aus 02:21
Erwan Guiziou: Dazu möchte ich Ihnen zuerst ein paar Zahlen geben, und die sind eigentlich verrückt. Vor zwei Jahren hatten nur 20 Prozent der Unternehmen KI im Einsatz, jetzt sind wir bei 57 Prozent. Die Geschwindigkeit ist enorm.
Interessant, gerade hier beim Thema Wissensmanagement: 22 Prozent nutzen KI im Wissensmanagement. Das ist nicht die Mehrheit, aber im Vergleich zum Vorjahr mit 11 Prozent steigt es schnell. Und wie wir vorher gesehen haben, brauchen wir dafür Metadaten, wir brauchen Migration, wir brauchen KI, die uns unterstützt, etwa bei Zusammenfassungen oder bei der Frage, welches die wichtigsten Dokumente sind. Wir brauchen aber auch Menschen, die darauf vorbereitet sind.
Nur 3 Prozent schöpfen das KI-Potenzial stark aus, 59 Prozent überhaupt nicht. Es gibt also noch einiges zu tun. Dabei können wir helfen, und nicht nur wir als Softwareanbieter, sondern auch Fachleute wie Dr. Bühler, den Sie zu Beginn gehört haben.
Die Zahlen auf der Folie
| Unternehmen, die KI einsetzen | 57 % (vor zwei Jahren 20 %) |
| Nutzen KI im internen Wissensmanagement | 22 % (Vorjahr 11 %) |
| Setzen bereits KI-Agenten ein | 11 % (29 % planen es, 31 % diskutieren) |
| Schöpfen das KI-Potenzial eher stark aus | 3 % (59 % überhaupt nicht) |
Quelle laut Folie: Bitkom, Presseinformation „Erstmals nutzt die Mehrheit der Unternehmen KI“ vom 14.09.2026, befragt wurden 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten.
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Vom Werkzeug zum Agenten: Schreibhilfe, Assistent, Agent mit MCP 03:58
Erwan Guiziou: Ich möchte mit Ihnen teilen, wo wir heute stehen. Was ist jetzt Alltag? „Ich schreibe, und KI hilft mir“: Das ist noch nicht lange her, das war vor zwei Jahren. Ich schreibe, und KI hilft beim Umformulieren, Übersetzen, Zusammenfassen, bei Metadaten und Keywords. Das sieht man schon in Ausschreibungen, es gilt einfach als normal, und dafür haben wir die entsprechenden Werkzeuge.
Letztes Jahr kamen die Assistenten: Ich habe eine Frage, und KI antwortet mir, und zwar aus den Dokumenten, die ich ihr gegeben habe. Damit lässt sich einfach sicherstellen, dass die KI nicht überall zugreift und keine Daten nimmt, die ich nicht möchte. Ich kontrolliere die Quellenangabe. Das ist interessant für HR zum Beispiel oder für den Support, wenn ich meine Dokumente gut vorbereitet habe.
Dieses Jahr sind wir bei: Ich gebe einen Auftrag, und KI handelt. Das läuft zum Beispiel über MCP. MCP ist eine Verbindung zu Datenbanken oder Dokumenten: Auf der einen Seite haben Sie die KI, auf der anderen Ihr Dokumentenmanagement oder Ihre Datenbank, und MCP ist das Protokoll, das beides verbindet. Man muss nur aufpassen, welche Dokumente man zur Verfügung stellt und welche nicht, und man sollte es kontrollieren können. Wir sind damit in der Pilotphase, bald steht es auch in unserem System zur Verfügung.
Das heißt: Statt einer Trefferliste wie früher in der Suche erwarte ich jetzt eine Antwort. Man sieht es schon bei Google: Wer liest noch die Trefferliste bis unten? Man liest eher, was die KI oben antwortet, und fragt dann weiter. Die Bitkom-Definition ist eigentlich: Ein Chatbot antwortet, ein Agent handelt. In dieser Phase sind wir jetzt angekommen, und man muss sich natürlich Fragen stellen.
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Umfrage 1: Wo steht Ihre Organisation heute? 06:40
Erwan Guiziou: Dazu habe ich eine kleine Umfrage für Sie. Wenn du sie starten könntest: Wo steht Ihre Organisation heute?
Moderation: Genau, die Umfrage läuft, die ersten Klicks haben wir schon. Klicken Sie gern einmal kurz an und sortieren Sie sich ein, dann werfen wir gleich einen Blick darauf, wie es sich verteilt. Die Teilnehmenden sind natürlich nicht repräsentativ, aber es ist trotzdem interessant zu wissen, wo Sie heute stehen, auch für die Menschen hier im Raum. Ich glaube, wir haben ein Ergebnis. Ich beende die Umfrage und zeige, wie es sich verteilt: 7 Prozent sagen, es gibt keine offizielle KI-Nutzung. 53 Prozent sagen, Mitarbeitende nutzen Chat-Tools individuell. 40 Prozent sagen, KI ist in Intranet oder Workplace integriert. Und 37 Prozent haben bereits erste KI-Agenten im Einsatz.
Ergebnis der ersten Umfrage
| Keine offizielle KI-Nutzung | 7 % |
| Mitarbeitende nutzen Chat-Tools individuell | 53 % |
| KI ist in Intranet oder Workplace integriert | 40 % |
| Erste KI-Agenten sind im Einsatz | 37 % |
Wie gesprochen. Die Anteile ergeben zusammen mehr als 100 Prozent.
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Chat-Tools auf eigene Faust: Regeln, DSGVO und wo Dokumente landen 07:49
Erwan Guiziou: Mit ersten KI-Agenten im Einsatz sind Sie schon weiter als das, was Bitkom sagt. Und man sieht auch: Mitarbeitende nutzen Chat-Tools individuell. Das ist eine ganz eigene Frage. Wie kann man das kontrollieren? Damals beim sozialen Netzwerk, beim Social Network, gab es eine Governance, es gab Regeln, mit denen man den Mitarbeitenden sagen konnte: Moment, Achtung, dieses Dokument nicht einer externen KI geben.
Nur weil wir das in der Organisation noch nicht haben, heißt das nicht, dass man mit externen Tools alles machen kann. Es gibt natürlich Regeln, die DSGVO, Sicherheitsregeln und so weiter, und man möchte auch nicht, dass bestimmte Dokumente auf irgendeinem Server in London landen. Da muss man intern kommunizieren. Das sind alles Fragen, die man sich stellen muss.
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Finden: Antwort statt Trefferliste, nur aus Inhalten, die ich sehen darf 08:52
Erwan Guiziou: Was verändert sich konkret im Intranet und Digital Workplace? Wir haben vier Dimensionen gesehen. Zuerst das Finden: Gestern war das die Suche mit Schlüsselwörtern und einer Trefferliste. Morgen ist es eine Antwort in natürlicher Sprache. Nur muss man aufpassen: mit Quellen und nur aus Inhalten, die ich sehen darf. Da ist das Rechte- und Rollenmanagement sehr, sehr wichtig.
Da sind wir bei Jalios ziemlich gut, weil das der ursprüngliche Grundstein unserer Software war, und das ist total wichtig. Ich darf KI nicht benutzen können, um Informationen zu sehen, die ich normalerweise nicht sehen darf. Rechte und Rollen muss man also vorher definieren, bevor man solche Tools einführt. Das war schon bei der normalen Suche so, mit KI ist es noch prägnanter.
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Wissen teilen: die Wissensbasis als Treibstoff und Garbage in, garbage out 09:57
Erwan Guiziou: Wissen teilen: Darüber haben wir schon sehr viel gesprochen. Gestern war die Realität: pflegen, wenn Zeit bleibt. Morgen werden wir einfach die KI fragen, und die KI wird diese Datenbanken sortieren und indexieren. Man sollte aber natürlich auch einen Wissensmanager haben, der diese Datenbank verwaltet und aufpasst, zum Beispiel dass veraltete Inhalte automatisch erkannt werden und nicht in den Vordergrund kommen.
Dafür kann man natürlich auch KI benutzen, aber man muss aufpassen. Es gilt Garbage in, garbage out: Wenn Sie viele falsche Daten haben, gibt auch die KI falsche Informationen. Deshalb muss man immer kritisch prüfen, was die Antwort ist, und sie nicht als die Wahrheit annehmen. Man muss seine Umgebung schon kennen.
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Kommunizieren und Zusammenarbeiten: personalisiert, mehrsprachig, Agenten mit menschlicher Freigabe 11:17
Erwan Guiziou: Kommunizieren: Früher gab es eine Nachricht für alle. Morgen wird es personalisierter und mehrsprachig. Bei uns kann man eigentlich heute schon personalisieren, aber morgen geschieht das auch mit KI, und zwar auch für Frontline-Mitarbeitende, die keinen PC-Arbeitsplatz haben.
Und last but not least das Zusammenarbeiten, bei uns ja wichtig. Früher hatte man Workflows nach starren Regeln. Morgen arbeiten wir nicht nur mit menschlichen Mitarbeitenden, sondern auch mit Agenten, die als Teilnehmer in den Abläufen dabei sind. Gestern oder heute hat, glaube ich, der Chef von Anthropic gesagt, er möchte einen KI-Agenten zur Verfügung stellen, der wie ein Mitarbeiter präsent ist, 24 Stunden am Tag. Interessant. Wem traue ich am meisten? Wer kann tausende Dokumente lesen? Nicht der menschliche Mitarbeiter natürlich. Da kann man KI schon benutzen, aber man muss aufpassen, was die Antworten sind.
Wir denken immer „Human in the Loop“, also mit menschlicher Freigabe. Man sollte einem Agenten nicht die Gelegenheit lassen, irgendwelche Antworten zu veröffentlichen, ohne dass jemand sie geprüft hat. Dazu hören wir wahrscheinlich im nächsten Vortrag mehr.
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Blick nach vorn: der persönliche KI-Assistent als Eingangstür zum Intranet 13:25
Erwan Guiziou: Wichtig ist auch ein Blick nach vorn: Wie sieht ein Digital Workplace oder Intranet in fünf Jahren aus? Wir haben natürlich keine Kristallkugel, aber wir denken: Erstens muss es berechtigungsbewusst sein, also wieder nur das, was ich sehen darf. Das ist total wichtig, das ist die Basis.
Zweitens mehrsprachig und mobil. Wir haben heute schon die Möglichkeit, einfach mit dem Smartphone eine Anfrage zu stellen. Die KI versteht in mehreren Sprachen, was ich gesagt habe, ein Agent sucht die passende Antwort und gibt sie mir als Text, oder warum nicht als Nachricht auf dem Smartphone. So wird es sein, denn ich bin nicht immer am PC, ich bin unterwegs und brauche die Information trotzdem.
Und drittens, was ich vorher gesagt habe: immer mit Freigabe. Anträge, Tickets, Zusammenfassungen und so weiter sollte ein Mensch bestätigen, also prüfen, was der Agent gemacht hat. Irgendwann, bei Personalmangel oder wenn die Genauigkeit gut genug ist, könnte man einiges freigeben. Aber man muss vorsichtig sein und testen, welche Modelle für welche Aufgaben geeignet sind. Wir helfen natürlich auch dabei, die verschiedenen Modelle auszuwählen.
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Warnsignal: Wenn der KI-Agent kein Nein akzeptiert 15:38
Erwan Guiziou: Es gibt aber schon ein paar Warnsignale, wie Sie in den Nachrichten verfolgen konnten. Im Juni gab es den großen Skandal mit OpenAI-Agenten, die in ein Medicare-Portal eingedrungen sind. Obwohl das nicht erlaubt war, sind die Agenten ausgebrochen und haben Wege gesucht, um an ihre Antworten zu kommen. Vor kurzem, am 24.09., also vor ein paar Tagen, wurde es öffentlich: Es ging um eine Datenbank in Australien, und der Premierminister von Australien hat sich geäußert und gesagt, dass das nicht akzeptabel ist.
Da müssen wir natürlich darauf achten, dass international Regeln veröffentlicht werden. Es gibt Konkurrenz, und die ganze Frage ist, ob man das bremsen soll oder nicht. Aber wenn es so weit geht, sollte man trotzdem etwas tun. Und vor vier Tagen hat man gesehen, dass es sogar das Census Bureau betroffen hat. Bevor es zu weit geht, sollte man einige Regeln durchsetzen. Das können Sie jeden Tag in den Nachrichten sehen.
Der Ablauf auf der Folie: Am 18.06.2026 soll ein OpenAI-Agent Gesundheitsstatistiken recherchieren und verschafft sich Zugang zum Medicare-Portal, auch zu nichtöffentlichen Dateien. Im August bemerkt OpenAI den Vorfall selbst, erst bei einer späteren Prüfung. Am 10.09.2026 geht die Meldung per E-Mail an ein öffentliches Postfach der australischen Regierung. Am 24.09.2026 macht Premierminister Anthony Albanese den Fall öffentlich und nennt ihn inakzeptabel: Der Agent habe ein Nein gewissermaßen nicht akzeptieren wollen. Am 25. und 26.09.2026 wird bekannt, dass OpenAI-Agenten auch auf US-Behördenseiten unterwegs waren, beim Census Bureau mit online gefundenen Zugangsdaten. Quellen laut Folie: heise online, ZDFheute (dpa), ComputerBase, Tagesspiegel, borncity.com, netzpalaver.de, Le Monde, Courrier international.
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Vier Lehren für den Digital Workplace 17:35
Erwan Guiziou: Zurück zu uns: vier Lehren für den Digital Workplace. Erstens muss man wissen: Agenten verfolgen Ziele. Rechte sollte man deshalb technisch begrenzen. Das ist ganz wichtig, und daran arbeiten wir, um das abzusichern.
Wichtig ist Punkt zwei, gerade für den Wissensmanager oder die Wissensmanagerin: Zugangsdaten sind Einladungen. Leider gibt es immer noch Passwörter und API-Schlüssel in Wikis, Tickets, Dokumenten und so weiter. Wissensmanagement ist da auch Geheimnismanagement. Man sollte aufpassen, dass solche Daten nicht herumliegen. Wenn es eines gibt, das man zurzeit prüfen sollte, dann das.
Drittens sollte man natürlich Protokoll führen, also Audit-Logs. Auch in unserer Software gibt es Logs, weil man im Nachhinein wissen möchte, warum etwas passiert ist. In dem Fall, den wir eben gesehen haben, wurde der Vorfall erst hinterher entdeckt und gemeldet, und das sollte nicht so sein.
Und viertens sollte man mit den KI-Anbietern Incident-Prozesse vertraglich regeln und nicht erst nach drei Monaten erfahren, dass etwas schiefgelaufen ist. Ich will hier keine Angst machen, nur zeigen: Man muss bereit sein, und die Bereitschaft sollte konkret da sein.
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Umfrage 2: Was würden Sie einem KI-Agenten im Intranet erlauben? 19:35
Erwan Guiziou: Dazu habe ich eine zweite kleine Umfrage: Was würden Sie einem KI-Agenten in Ihrem Intranet erlauben?
Moderation: Auch hier kann man noch einmal schnell klicken, und das wird schon fleißig gemacht. Ich schließe gleich ab, es wird noch geklickt, wir geben noch ein bisschen Zeit. Ich glaube, jetzt haben wir ein Bild. Ich zeige, wie es sich verteilt hat: Nichts sagen gerade einmal 9 Prozent. 37 Prozent sagen: nur lesen und zusammenfassen. 80 Prozent meinen: Entwürfe erstellen mit menschlicher Freigabe. Und 9 Prozent sagen: selbstständig handeln, zum Beispiel Tickets freigeben.
Ergebnis der zweiten Umfrage
| Nichts | 9 % |
| Nur lesen und zusammenfassen | 37 % |
| Entwürfe erstellen, mit menschlicher Freigabe | 80 % |
| Selbstständig handeln, zum Beispiel Tickets und Freigaben | 9 % |
Erwan Guiziou: Ich hatte auch nicht erwartet, dass selbstständiges Handeln stark ausfällt, dafür ist es natürlich noch etwas früh. Aber interessant: Entwürfe erstellen mit menschlicher Freigabe, ja, klar. So benutze ich KI auch selbst. Ich lasse sie manchmal auf Dokumente los, die öffentlich sind, und sehe dann: Okay, das ist richtig, oder das ist Blödsinn. Man muss also korrigieren. Lesen und Zusammenfassen sieht man jetzt schon in Ausschreibungen, das ist Usus geworden. Damit ist man natürlich auf der sicheren Seite.
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Der Bereitschafts-Check: Daten, Transparenz, Souveränität, Rechte, Mensch im Loop, Kompetenz 21:43
Erwan Guiziou: Dann ein Bereitschafts-Check: Sind wir bereit? Zuerst die Daten prüfen, Garbage in, garbage out. Transparenz sollte man haben: Welche Quellen benutzen wir, welche nicht? Und Souveränität, das ist uns bei Jalios sehr wichtig: Hosting in Europa und nicht irgendwo in den USA, wo ich mit der Cloud und solchen Sachen überhaupt keine Kontrolle habe. Freie Wahl von Anbieter und Modell, man sollte auswählen können. Und nicht vergessen: Es gibt auch den AI Act.
Dazu kommen die Rechte nach dem Minimalprinzip: Die KI sieht nur, was der Nutzer sehen darf, und nicht mehr. Mensch im Loop, darüber haben wir schon viel gesagt. Und Kompetenz bilden, also das, was Dr. Bühler vorher gesagt hat: Schulung, kritisch prüfen, kritisch bleiben und die Kontrolle behalten. Der Bitkom-Präsident Dr. Wintergerst hat gesagt, ein Agent braucht verlässliche Daten, verbundene Systeme und Regeln, was er darf und was er zu lassen hat. Das ist total wichtig.
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Fazit: Bereit ist, wer Daten, Rechte und Menschen im Griff hat 23:12
Erwan Guiziou: Als Fazit: KI ist angekommen, und sie wird bleiben. Es gibt kein Zurück, das ist klar. Es ist eine riesige Revolution, stärker als das Internet. Viele Unternehmen nutzen sie schon, aber das Potenzial ist noch da, sehr, sehr viel. Agenten sind die nächste Stufe. Denken Sie darüber nach, und Sie können gern mit uns darüber sprechen.
Bereit ist die Organisation, die Daten, Rechte und Menschen im Griff hat. Bei den Menschen heißt das: Schulungen, Schulungen, Schulungen, und lernen, wie es funktioniert, oder mindestens, wie man es benutzt. Im nächsten Vortrag sehen Sie dann, wie KI-Agenten Abläufe flexibler und proaktiver machen.
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