Eine Generation geht.

00:00 Begrüßung, die Herausforderung und Jalios in Zahlen

Marco Licht: Hallo und herzlich willkommen zu unserem heutigen Webinar mit dem Thema „Eine Generation geht. Wie kann Wissen im Unternehmen bewahrt und weitergegeben werden?“ Mein Name ist Marco Licht, mit dabei ist mein Kollege Erwan Guiziou. Ich würde behaupten, dass 90 Prozent der Organisationen in Deutschland, die nicht aus einer wilden Gruppe von Digital Natives der Generation Z bestehen, vor derselben Herausforderung stehen: Wie bewahren wir das Wissen unserer Fachkräfte, die demnächst in ihre verdiente Rente gehen? Wir zeigen Ihnen heute die klassischen Werkzeuge und neue Wege des Wissenstransfers.

Kurz zu uns: Wir haben aktuell 105 Mitarbeitende, die vom Werkstudenten bis zum Software- und Intranet-Urgestein alle Altersklassen abdecken. Mit unseren 24 Jahren Erfahrung haben wir einiges an Wissen aufgebaut, das geschützt werden muss und nicht verloren gehen darf. Davon profitieren nicht nur wir, sondern auch unsere mittlerweile über 500 Kunden mit insgesamt 2,3 Millionen Nutzern unserer Software. Wir legen viel Wert auf Kommunikation, Zusammenarbeit und unser Wissen, was unweigerlich zu gesteigerter Effizienz führt. Mit unserem Intranet beziehungsweise Digital Workplace schaffen wir auch intern eine Möglichkeit, Wissen zu dokumentieren, zu festigen und allen zugänglich zu machen.

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01:52 Die Babyboomer gehen: 12,9 Millionen Fachkräfte bis 2036 und die Bevölkerungspyramide

Marco Licht: Doch eine der größten Generationen geht in den Ruhestand: die Babyboomer. Sie spielen in Deutschland eine sehr große Rolle. Sie sind zwischen 1957 und 1969 geboren und bilden zahlenmäßig den stärksten Jahrgang in Deutschland, auch bei unseren Fachkräften. Nach Angaben des Statistischen Bundesamts aus dem Mikrozensus 2021 werden 12,9 Millionen Fachkräfte bis 2036 das Renteneintrittsalter überschritten haben. Manche bleiben in Teilzeit oder als Mentorin und Mentor erhalten, aber ein nicht unerheblicher Teil geht in den Ruhestand. Wenn die Organisationen nicht jetzt handeln, geht genau das Wissen dieser ganzen Generation verloren. Das entspricht laut den Statistiken knapp 30 Prozent der dem Arbeitsmarkt zur Verfügung stehenden Erwerbspersonen, bezogen auf das Berichtsjahr 2021.

Sie sehen hier eine Prognose für 2050, und die Bevölkerungspyramide verlagert sich ordentlich nach oben. Ich spiele ein bisschen mit den Grafiken: 2070, das hört sich böse an, erinnert mich schon fast an eine Urne, und ich hoffe sehr, dass sie nicht die Urne unserer Wirtschaft darstellt. Da müssen wir aufpassen, dass es nicht so weit kommt. Zurück zu 2025: Der mittlere Teil, Mitte 50 bis 65, verschiebt sich komplett nach oben, und von unten kommt nicht so viel nach. Gegebenenfalls kommt das Thema KI genau zum richtigen Zeitpunkt, aber das ist ein ganz anderes Thema. Der Fachkräftemangel allgemein und der Rückgang der Geburtenrate befeuern diese Urne weiter. Heute soll es überwiegend um Wissenstransfer gehen, denn jedes dieser Themen, KI, Fachkräftemangel, Geburtenrate, ist ein Fass ohne Boden und füllt ein ganzes Webinar für sich.

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04:36 Die Herausforderungen im Überblick und Umfrage 1: Welche Technologien stützen das Wissensmanagement?

Marco Licht: Hier noch einmal die aktuellen Herausforderungen im Überblick: Fachkräftemangel, Generationsunterschiede, Mitarbeiterbindung, Rekrutierung und Nachfolgeplanung, ein ganz großes Thema. Gerade bei traditionellen Handwerksbetrieben hat es schon vor Jahren angefangen, dass beim Generationswechsel nichts mehr nachkommt und viele Traditionsbetriebe leider nicht mehr bestehen. Demzufolge in den Organisationen Wissensverlust und ganz allgemein die Arbeitsfähigkeit. Aber kommen wir zu unserer ersten Umfrage.

Moderation: Liebe Teilnehmende, wir wollen wissen: Welche Technologien oder Funktionen sehen Sie als wichtigste Unterstützung für das Wissensmanagement der Zukunft? Man kann hier mehrere auswählen. Es wird fleißig geklickt, wir lassen es noch einen Augenblick laufen. Falls Ihnen etwas fehlt oder der Game Changer gar nicht dabei ist, gern im Chat angeben. Über 80 Prozent haben sich beteiligt, vielen Dank. Das Ergebnis: 81 Prozent setzen auf KI-gestützte Tools. 40 Prozent denken, dass E-Learning-Plattformen weiter sehr wichtig bleiben. Intranet, Wissensplattformen und Collaboration-Tools werden mit 60 Prozent bewertet. 37 Prozent sagen, Dokumentenmanagementsysteme und Wikis bleiben wichtig. Und 2 Prozent sehen weitere Schwerpunkte.

Ergebnis der ersten Umfrage (Mehrfachauswahl)

Marco Licht: KI-gestützte Tools, dazu möchte ich etwas sagen. Das ist sehr interessant, gerade die semantische Suche, aber es gibt das Sprichwort „Trash in, trash out“. Je nachdem, wie man diese Bots oder diese KI-Unterstützung einsetzt, muss man darauf achten, dass die Datenqualität und der Input stimmen, darauf komme ich später noch. Es gibt KI, die zu verschiedenen Materialien, zur semantischen Suche, zu den Dokumentenstämmen viel dazudichtet. Im Kern steht und fällt es mit dem, was man der KI füttert.

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07:55 Von Daten zu Information zu Wissen: die Zahl 42

Marco Licht: Um Wissen zu bewahren und zu speichern, müssen wir erst verstehen, was Wissen ist, ein kleiner Exkurs. Wir haben Daten und Informationen, und erst daraus entsteht Wissen. Stufe 1 sind die Daten: erst einmal nur Zeichen und Symbole, die ganz Unterschiedliches bedeuten können. Ich nehme die Zahl 42. Erst wenn ich die Daten in Stufe 2 in einen Kontext einbette, werden daraus verwertbare Informationen. Die Zahl 42 stammt aus dem Buch von Douglas Adams, „Per Anhalter durch die Galaxis“. Da ist 42 die Antwort auf die Frage nach dem Leben, dem Universum und dem ganzen Rest. Informationen sind also der Rohstoff, aus dem wir Wissen generieren. Die Daten werden mit Informationen weiterverarbeitet und werden im nächsten Produktionsschritt erst zu Wissen. Ich weiß nun, die Zahl 42 ist mit dem Autor und dem Buch zu verbinden. Und jetzt kommen wir zu Stufe 3, dem Wissen: Mit dieser Verknüpfung erlange ich das Warum. In diesem Buch hat ein Computer die Zahl 42 als Antwort auf alles errechnet. Allerdings ist das Buch eine Komödie und die Zahl absolut zufällig. Dennoch wissen Sie jetzt, was gemeint ist, wenn Sie auf eine Frage nur die Zahl 42 als Antwort bekommen. So entsteht aus Daten Wissen. Das Gute ist: Daten werden von den meisten Unternehmen schon gesammelt. Aber wir müssen den Sprung von den Daten zum Wissen schaffen und die Daten mit Informationen verknüpfen.

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10:16 Explizites und implizites Wissen: das Gespür im Vertrieb

Marco Licht: Es gibt zwei ganz wichtige Unterscheidungen von Wissen: explizites und implizites Wissen. Gerade das implizite Wissen ist in meinen Augen unfassbar wertvoll, denn an dieses Wissen müssen wir herankommen und es dokumentieren. Das ist nicht so einfach, aber es ist das Wissen, das nicht verloren gehen darf. Nehmen wir den Vertrieb: Dort gibt es in der Regel zahlreiche Gesprächsleitfäden, Feature-Beschreibungen, Benefits, Produktdokumentation und so weiter, alles explizites Wissen. Doch nur die Mitarbeitenden, die dieses Wissen tagtäglich mit ihrer langjährigen Erfahrung anwenden, hören hin, was die Interessenten wirklich hören wollen und müssen. Durch die zahlreichen Gespräche haben sie ein feines Gespür entwickelt, was wann gebraucht wird und wie die Herausforderungen und Probleme der Interessenten sind. Diese langjährigen Mitarbeitenden gehen mit ihrer Erfahrung gezielt auf alles ein und wissen, was die Kunden tief in ihrem Inneren fühlen und wie man ihnen am besten weiterhilft. Diese Form von Wissen, diese Erfahrung, die man über die Zeit aufbaut, und dieses Gefühl, das man mitbringen muss, ist schwer zu formulieren und schwer weiterzugeben. Doch wir müssen es durch unsere Tools schaffen, genau dieses Wissen einzufangen, bevor es den Arbeitsmarkt verlässt.

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12:13 Die Wissenstreppe nach North: sieben Stufen, und warum der Verlust so dramatisch ist

Marco Licht: Hierfür gibt es zum Glück verschiedene Werkzeuge wie die Wissenstreppe nach Klaus North. Sie zeigt, dass Wissen nicht gleich Wissen ist, eine Hierarchie von sieben Stufen. Stufe 1 und 2 sind, wie gesagt, Daten und Informationen, die Grundbausteine: Daten sind reine Fakten, Informationen sind Daten mit Kontext. Stufe 3 ist das Wissen, das entsteht, wenn wir Daten mit Informationen verknüpfen und es erklärt wird, wie mit der Zahl 42, dem Autor und dem Buch. Stufe 4 und 5 sind das Können und das Handeln, und hier wird es kritisch. Bei diesen Stufen geht es um die praktische Anwendung und um die Erfahrung. Ein erfahrener Mitarbeitender weiß nicht nur das Was, sondern auch das Wie und das Warum, er versteht das komplette System drumherum. Stufe 6 und 7 sind Kompetenz und Wettbewerbsfähigkeit, die Königsklasse, die man natürlich trotzdem gern erreicht: die Fähigkeit, in komplexen Situationen richtig zu entscheiden, aufgrund des ganzen Wissens, der Erfahrung, der Anwendung. Warum ist der Verlust einer Generation so dramatisch? Wenn eine Generation geht, verlieren wir nicht nur Informationen, die können wir dokumentieren, sondern diese oberen Stufen: das Können, die Kompetenz und die jahrelange Erfahrung. Genau das macht den Generationswechsel so herausfordernd.

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14:22 Vier Reifegrade des Wissensmanagements

Marco Licht: Schauen wir uns an, wie Organisationen typischerweise beim Wissensmanagement vorgehen. North unterscheidet vier Reifegrade. Reifegrad 1 sind IT-Lösungen: Organisationen speichern zumindest Daten und Informationen, aber daraus wird nichts gemacht, es entsteht kein Wissen. Immerhin werden die Daten gespeichert. Reifegrad 2 sind spezifische Einzellösungen, da wird es gezielter: Herr Müller geht in einem Monat in Rente, schnell, wir brauchen Übergabedokumente. Einzelne Abteilungen entwickeln eigene Lösungen, aber es fehlt übergreifend die Koordination und Kommunikation. Reifegrad 3 geht in Richtung professionelle Wissensorganisation. Hier wird es systematisch: strukturierte Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten, koordinierte Ansätze. Wissensmanagement wird als Organisationsaufgabe verstanden. Der vierte und letzte Reifegrad ist die komplett wissensorientierte Unternehmensführung, wieder die Königsklasse: Wissen wird zum strategischen Erfolgsfaktor, die gesamte Unternehmensführung richtet sich nach diesen Zielen aus, Entscheidungen werden wissensbasiert getroffen. Und auch hier der Punkt beim Generationswechsel: Viele Unternehmen stecken bei Reifegrad 1 oder 2 fest, behaupte ich, und oft wird erst reagiert, wenn das Wissen bereits weg ist. Erfolgreiche Organisationen schaffen den Sprung zu Reifegrad 3 und 4, bevor eine Generation geht.

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16:35 Acht Bausteine nach North: von den Wissenszielen bis zur Bewertung

Marco Licht: Die praktische Lösung: Wie können wir systematisch mit Wissen umgehen? Auch hier hat North Bausteine des Wissensmanagements entwickelt. Die Folie sieht etwas chaotisch aus, verdeutlicht aber, dass Wissen in vielen Punkten ineinandergreift. Wenn man die Bausteine von oben nach unten befolgt, verknüpft sich alles von allein. Baustein 1 sind die Wissensziele: Was wollen wir erreichen, und welches Wissen ist kritisch für unser Unternehmen, wenn es das Unternehmen verlässt? Baustein 2 ist die Identifikation: Wo sitzt das Wissen überhaupt, wer sind unsere Wissensträger, und was passiert, wenn sie gehen? Baustein 3 ist der Wissenserwerb: Wie kommen wir an neues Wissen, etwa durch externe Quellen, Weiterbildung, Rekrutierung frischer Fachkräfte? Baustein 4 ist die Wissensentwicklung: Wie schaffen wir neues Wissen aus unseren Erfahrungen, durch Innovation, Forschung und Lernen aus der Vergangenheit? Baustein 5 ist die Verteilung: Wie teilen wir Wissen innerhalb der Organisation, etwa mit Schulung, Mentoring, Dokumentation? Baustein 6 ist die Nutzung: Wie setzen wir Wissen in Handeln um? Baustein 7 ist die Wissensbewahrung: Wie sichern wir Wissen langfristig? Und Baustein 8 ist die Wissensbewertung: Wie messen wir den Erfolg unseres Wissensmanagements, welchen Wert hat unser Wissen? Der Knackpunkt liegt bei Baustein 7 und 8: Wir müssen jetzt handeln, bevor das Wissen mit der Generation geht, und bewerten, welches Wissen kritisch ist und gesichert werden muss.

Sie sehen, ich habe alle zwei Folien gesagt: Wir müssen jetzt handeln, bevor die Generation geht. Ich arbeite selbst seit ein paar Jahrzehnten und habe oft erlebt, dass, wenn Herr Müller in Rente ist, die Leute plötzlich dastehen und denken: Wie geht das noch mal? Jetzt können wir nicht mehr fragen, und das Wissen wurde nicht dokumentiert. Welche Wege es gibt, von den klassischen Werkzeugen bis zu den neuen Wegen der Wissensdokumentation, erläutert jetzt mein Kollege Herr Guiziou.

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19:30 Wissen laufend sichern, nicht erst einen Monat vor der Rente

Erwan Guiziou: Danke, Marco. Sehr interessant und total wichtig, diese Herausforderung im Wissensmanagement. Ich teile meinen Bildschirm. Sie können gern Fragen im Chat stellen, die Moderation sagt uns Bescheid, oder Sie heben die Hand. Bevor ich mit dem zweiten Teil starte: Wir können uns auch persönlich sehen, in Stuttgart im November, am 23., glaube ich, das genaue Datum steht auf jalios.de. Da gibt es tolle Erfahrungsberichte zum Thema Wissensmanagement.

Welche Tools haben wir, und wie können wir dieses große Problem lösen? Einfach ist es nicht, und es kommt nicht von heute auf morgen. Du hast erwähnt, Marco: Herr Müller geht in einem Monat in Rente, und dann muss man sich schnell beeilen, sein Wissen aufzunehmen. Ich würde sagen, das ist fast zu spät. Man sollte das ständig machen, das Wissen regelmäßig holen, zehn oder fünf Jahre bevor jemand in Rente geht, oder sogar im ganzen Arbeitsleben, denn heute weiß man nicht, wann die Leute die Organisation verlassen. Wir hatten vor kurzem den Fall: Jemand war sechs Jahre bei uns und ist zu einer anderen Firma gewechselt, und wir haben sein Wissen immer noch, weil er im Intranet geschrieben und dokumentiert hat. Wir zeigen ein paar Tools, wie wir das machen. Wir sind nicht perfekt, aber wir versuchen, dieses Problem zu lösen, weil es für uns als Softwarehersteller total wichtig ist, dass das Wissen in der Organisation bleibt.

Marco Licht: Ein guter Punkt. Sechs Jahre: Heute ist es Mode geworden, alle drei Jahre den Beruf oder die Firma zu wechseln. Früher war das nicht so. Mein Vater ist von der Schule zur Firma und war da 45 Jahre. Das gibt es heute nicht mehr, das stirbt aus. Es wird einem schon eingetrichtert: Wechsle alle drei Jahre deine Firma. Deswegen Wissen permanent dokumentieren.

Erwan Guiziou: Genau, diese drei Jahre muss man nutzen. Interessant ist auch, was man oft nicht beachtet: Leute kommen neu in eine Firma, sind für eine Position genommen, und man fragt sie nur nach dieser Position, nach dem, was sie jetzt machen. Aber sie haben vorher andere Erfahrungen gesammelt, das steht im Lebenslauf, man könnte es nutzen, aber es wird nie benutzt. Es ist schade, dass man das Wissen von jemandem nicht voll nutzt. Die Kompetenzen gelten nicht nur für den Job, sondern auch für vieles, was vorher passiert ist.

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23:50 Mensch zu Mensch: Knowledge Mapping, Storytelling, Lessons Learned, Tandems, Mentoring, Übergabegespräche

Erwan Guiziou: Hier ein paar Folien über Methoden der Wissensspeicherung und des Wissenstransfers. Es gibt leider nicht die eine Lösung, das wäre zu einfach, aber zwei Kategorien: Mensch zu Mensch und Technologie. Wir fokussieren uns heute auf die Technologie, aber Mensch zu Mensch ist auch interessant. Knowledge Mapping ist ziemlich klassisch: Man macht eine Mindmap in einem Interview mit zwei Personen. Die erste erklärt in der Map ihr ganzes Wissen zu einem Thema, die andere fragt weiter und weiter, so kann man tiefer gehen. Storytelling erklärt sich von selbst: Mit ein paar Geschichten kann man Wissen transferieren. Lessons Learned macht man in Projekten oft nicht, weil das Projekt schon vorbei ist, aber nach jedem Projekt sollte man nach den Best Practices des Projektmanagements dieses Thema am Ende haben. Den Wissensbaum besprechen wir später. Altersgemischte Teams, du hast es erwähnt, Marco: Jung und Alt, auch beim Wissen. Ich habe 25-Jährige getroffen, die viel mehr wissen als 50-Jährige. Alter bedeutet nicht immer Wissen, und das ist auch okay. Man sollte das anschauen und das Wissen teilen, aber systematisch einfordern. Ein Lerntandem: Zwei oder drei Leute lernen zusammen. Mentoring ist sehr wichtig, ich habe selbst damals von einem Mentor profitiert, man lernt sehr viel. Es ist extra Arbeit, aber man nutzt die Erfahrung. Und moderierte Übergabegespräche: Wenn man weiß, dass jemand ein Projekt verlässt, die Person kann in der Firma bleiben, sollte man die Information an jemand anderen übergeben. Das wird oft vergessen oder zu schnell gemacht. Da muss man sich Zeit nehmen, und dafür helfen auch ein paar Technologien.

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27:07 Technologien: Inhaltsmanagement, Wiki, Collaboration, FAQ, Gelbe Seiten, KI als Werkzeug

Erwan Guiziou: Die Basis sind Dokumentenmanagementsysteme, ich würde sie Inhaltsmanagementsysteme nennen, denn es geht nicht nur um Dokumente, sondern um alle Inhalte, die man hat. Heute kann man Nachrichten mit dem Smartphone auch als Sprachnachricht speichern, das ist auch Wissen und Information. Das sind Inhalte und Dokumente, die man nutzen könnte oder sollte. Ein betriebsinternes Wiki, dazu zeige ich ein Beispiel. Collaboration-Tools wie unsere Plattform, damit die Leute besser miteinander kommunizieren. FAQ-Seiten für die Fragen, die immer wieder kommen: Die sollten gut dokumentiert und verifiziert sein, damit die richtige Antwort ankommt. Gelbe Seiten, um zum Beispiel Kompetenzen zu finden. Und am Ende habe ich KI hinzugefügt, weil das heute ein Game Changer ist. Man sollte sie als Tool sehen und nicht als die Lösung. Zu sagen, wir haben das Wissensmanagement-Problem, aber es gibt jetzt KI, also brauche ich nichts mehr zu machen, wäre zu einfach. Man muss sie als Tool sehen, mit Stärken und Schwächen.

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28:56 Storytelling in sechs Phasen, Suchen und Finden, der Wissensbaum

Erwan Guiziou: Storytelling ist ein Beispiel für Methoden des Wissenstransfers und der Speicherung. Man kann es in sechs Phasen teilen: planen, interviewen, extrahieren, schreiben, validieren und verbreiten. Das lässt sich in einer lernenden Organisation einführen, auch für andere Wissenstransfermethoden. Man sollte es systematisch mit einem Prozess machen und nicht sagen, ich schreibe ein Wiki, und damit ist es getan. Man muss sich mit einer Governance organisieren, und Punkt sechs, verbreiten, ist ganz wichtig: Vielleicht ist das Wissen irgendwo gespeichert, aber wenn keiner Zugriff hat, bringt es nichts. Bei dem ganzen Prozess muss man immer denken: Wie kann ich das Wissen verbreiten, leicht kommunizieren und leicht wieder suchen und finden? Wir haben einen neuen Kunden, dessen Fokus genau das ist: Information suchen und wiederfinden, denn bei mehreren tausend Mitarbeitern ist es nicht einfach zu wissen, wer das Wissen hat. Deshalb sind Suchen und Finden so wichtig, und man muss die Information vorher organisieren und überlegen, wie man sie organisiert, nicht einfach ein paar Wikis schreiben.

Es gibt auch die Methode Wissensbaum, damit bin ich weniger vertraut, aber die Idee ist: Man fängt an den Wurzeln mit gut qualifizierten Mitarbeitern an, fordert ständig Ausbildung und Weiterbildung, und dann lässt man den Baum wachsen, mit mehr Kreativität, Kommunikation, Aufgabenmanagement und so weiter. Am Ende kann man auch das Kundenwissen mitnehmen, also nicht nur das Wissen der Organisation, sondern der erweiterten Organisation, wie wir das nennen: von Kunden und Partnern, die auch Wissen bringen. Das sollte man erfassen, in unsere Organisation weitergeben und verbreiten. Unten finden Sie die Quellen und Referenzen auf den Folien, die Sie nach dem Vortrag bekommen, in einer Stunde geht das leider nicht tiefer.

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32:28 Das Wiki in der Praxis: Erfahrung strukturieren, lesen vor fragen, Stärken und Schwächen

Erwan Guiziou: Ganz einfach kann man mit einem Wiki starten. Wenn wir ein Mitarbeitergespräch hatten, zum Beispiel mit dem Kollegen, der jetzt gegangen ist, kann er seine Erfahrung strukturieren, und das speichert man in einem Wiki. Da hat man schon Verfasser, Änderungsdatum und so weiter, und man erneuert das Wiki, wenn das Wissen weiterlebt. Wenn jemand neu kommt und keine Erfahrung damit hat, kann er erst alles lesen, bevor er den Verfasser dieses Wissens persönlich fragt. Denn das ist auch ein Problem von heute, bei dem Personalmangel, den du mit der grausamen Alterspyramide dargestellt hast, Marco: Man kann nicht jeden ständig fragen. Das frisst Ressourcen und Zeit. Wenn diese Person schon alles geschrieben hat, sollte man es erst lesen und verstehen. Bei 250 Seiten und ohne Zeit zum Lesen ist es schwierig, dafür gibt es andere Tools, die wir noch erwähnen. Aber wenn es gut geschrieben ist, kann man solche Wikis nutzen, und sie sind über die Suchmaschine schnell wiederzufinden.

Hier die Stärken und Schwächen all dieser klassischen Werkzeuge mit Vorteilen und Nachteilen. Sie müssen überlegen, welche für welches Wissen Sinn haben. Lessons Learned sollte man dokumentieren, die Vorteile sind Transparenz und Verbesserung: Wenn man ein Projekt startet, sieht man, das waren die Pitfalls, die Schwierigkeiten, damit man nicht wieder von vorn anfängt. Aber man braucht Disziplin, nach jedem Projekt so etwas zu machen. Für die Technologien haben Sie ebenfalls Vorteile und Nachteile, die bekommen Sie nach dem Vortrag. Beim internen Wiki, dem Beispiel, das wir genommen haben: Es ist offen, ein System für alle, es fördert kollaboratives Wissen, jeder hat die Information. Aber man muss auf die Konsistenz der Wikis aufpassen. Einige sind gut geschrieben, andere weniger. Die Qualität ist wichtig, und man sollte jemanden haben, der die Qualität prüft und vielleicht umschreibt, damit es durch und durch konsistent ist.

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36:23 Neue Wege: Podcasts, Tutorials, E-Learning, Chatbots, Blended Learning, Learning Nuggets, Gamification

Erwan Guiziou: Das waren die klassischen Werkzeuge, es gibt auch neue Wege und andere Instrumente. Ich habe ein paar innovative Instrumente dargestellt, ihre Bedeutung bekommen Sie später. Podcasts zum Beispiel sind ziemlich neu und werden noch nicht so viel genutzt, aber je nach Situation, beim Autofahren, nein, besser nicht, in der Metro oder beim Kochen. Das habe ich am Abend gemacht: im Hintergrund ein Podcast, dabei gekocht, ein paar Sachen gelernt, und später konnte ich mir das Wissen tiefer holen. Videos und Tutorials sind nicht so neu, aber beliebt, etwa Drei-Minuten-Tutorials, damit man schnell die Information findet. Das ist nichts für tiefes Wissensmanagement, aber ein Einstieg in ein Thema. Die klassischen virtuellen Klassenräume und Webinare gibt es natürlich auch.

Ein paar Folien zu den Instrumenten. E-Learning kennen Sie: ein bisschen wie heute, nur mit Interaktion, was besser ist. Vorteile: Man kann es machen, wann man will. Ist es aufgenommen, kann man es immer wieder abspielen, mit KI untertiteln, zusammenfassen und strukturieren. Nachteile: Man braucht eine technische Infrastruktur, und der Lernende braucht Disziplin, um es durchzugehen. Nicht immer einfach, wenn man sehr viel zu tun hat, man muss Zeit finden. Manchmal ist es besser, einen Kurs mit jemandem zu buchen, dann muss man hingehen und den Rest liegen lassen. Chatbots und Lernassistenten zeige ich später mit KI. Ein Chatbot ist immer verfügbar, nur muss man wissen, womit er gefüttert wurde, auf welchen Quellen er basiert. Wie du gesagt hast, Marco: garbage in, garbage out, und manchmal reicht es nicht. Blended Learning benutzt man heute: gemischtes Lernen, die Verknüpfung von E-Learning mit Präsenzveranstaltungen. Gut konzipiert fängt man mit E-Learning für die Basisinformation an, dann eine Präsenzveranstaltung mit einem Lehrer und Fragen und Antworten, dann wieder E-Learning oder Lesen in Büchern und Wikis, dann wieder Präsenz. So entsteht ein Rhythmus, und der Lehrer mit viel Erfahrung erklärt, was nicht klar war. Natürlich sollte man seine Aufgaben machen, also vor der Präsenzveranstaltung das E-Learning. Man kann das heute mit einem Quiz testen und nur zulassen, wer das E-Learning gemacht hat. Wir haben so ein Tool auf unserer Plattform, man kann es gut takten und jemanden erinnern, der das E-Learning nicht gemacht hat. Für den Lehrer gibt es Tools, um zu wissen, ob die Leute das Learning verstanden haben.

Learning Nuggets sind Microlearning, wie vorhin erwähnt: kurze Einheiten von drei bis fünf Minuten zu einem bestimmten Thema, oft sehr interaktiv im Multimedia-Format. Vorteil: Es geht schnell, ich kann es jederzeit an meinem Tag machen. Nachteil: Es geht nicht sehr tief, man lernt nur etwas Präzises. Aber das passt manchmal für manches Wissen und manche Interaktion. Man braucht nur zu wissen, wo ich klicken muss und wie es funktioniert, gelernt, weiter arbeiten, mehr brauche ich nicht. Dann muss ich keine 125 Seiten Dokumentation lesen, bevor ich die Information finde. Gamification: Dazu haben wir ein Webinar gemacht, das Sie auf unserer Website herunterladen können. Es klingt vielleicht kindisch, ist es aber nicht. Es ist ein Weg, mit Motivation neues Wissen zu lernen. Auf unserer Plattform bekommen Sie zum Beispiel Punkte, wenn Sie eine Funktionalität wie das Projektmanagement endlich benutzt haben, Sie steigen auf und bekommen mehr Punkte. Es gibt einen kleinen Wettbewerb zwischen Mitarbeitern, und das motiviert, weiterzulernen, weil jeder besser sein möchte, manchmal besser als andere. Das kann man gut kombinieren. Wir haben Kunden, die das erfolgreich gemacht haben. Man muss darüber nachdenken, um so etwas einzuführen, aber es funktioniert gut.

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43:35 Was Lernende wieder nutzen würden: Webinar ohne Interaktion fällt durch, 66 Prozent erwarten KI-Training

Erwan Guiziou: Hier ein interessantes Schema. Es zeigt in Prozent für die verschiedenen Mittel das Ergebnis einer kleinen Umfrage: Ich habe dieses Mittel schon genutzt und würde es noch einmal nutzen. Ich habe es nicht genutzt, würde es aber gern probieren. Und ich habe es genutzt und würde es nie wieder probieren. Da sind wir hier heute total falsch: Webinar ohne Interaktion, 90 Prozent sagen, würde ich nie wieder benutzen. Tut uns leid, aber Sie können Fragen im Chat stellen. Mit Interaktion ist es viel besser, aber bei so vielen Leuten ist das schwierig. Webinare mit Interaktion sehen viel besser aus. E-Learning ist immer gut. Und unten, das entspricht der Umfrage vom Anfang: KI-gestützte Trainings werden noch nicht so viel genutzt, nur 12 Prozent, viele würden sie aber nutzen, und nur 4 Prozent sagen, ich werde es nie machen.

Dazu Informationen, ob man KI in Zukunft nutzen würde: 66 Prozent denken, dass in fünf Jahren KI-basiertes Training Standard sein wird. Klar, in die Richtung gehen wir, weil weniger Leute zur Verfügung stehen und KI helfen kann, das teilweise zu ersetzen. Aber viele sagen auch, ich würde es vorziehen, mit einem echten Trainer zu lernen statt mit KI-basiertem Training. Das wird mehr und mehr ein Luxus sein. Aber das kann ich voll verstehen.

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46:02 Unternehmenskultur: Belohnung fürs Teilen, Chief Knowledge Officer, Governance

Erwan Guiziou: Das sind nicht nur Tools. Wissensmanagement geht über den Einsatz von Tools und KI hinaus, es heißt auch, eine Unternehmenskultur zu etablieren. Man muss es einfordern und den Leuten helfen, das heißt, die Ressourcen zur Verfügung stellen. Wichtig ist die Botschaft, dass alle Wissen haben, dass man nicht alles wissen kann, aber dass es notwendig ist, die Information zu beschaffen, und dass sie verfügbar und zugänglich sein sollte. Also Schulung und Ausbildung einfordern. Es ist auch Aufgabe der Organisation, eine Belohnungsstrategie zu überlegen und die Leute, die Information und Wissen teilen, ein bisschen mehr zu belohnen. Dazu ein Chief Knowledge Officer, der das alles organisiert und den Leuten hilft, dieses Wissen zu organisieren und zu teilen. Mit Plattformen wie bei Jalios geht das Teilen einfacher, weil sie für kollaborative Arbeit gedacht sind. Wichtig ist, dass man es durch eine Governance systematisch macht und nicht nur, wenn Herr Müller in einem Monat weggeht, und dass alle schreiben können und die Tools haben, um mitzumachen.

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48:06 KI in der Praxis: Protokoll in 15 Minuten, Tagging, Übersetzung

Erwan Guiziou: Ein paar Folien, wie KI helfen kann, mit Blick auf die Uhr etwas schneller. Wir alle kennen das: Ich muss einen Bericht oder ein Protokoll schreiben, keine Inspiration, keine Motivation, keine Lust, bringt mir nicht viel, ich weiß das alles. Aber man muss an die anderen denken: Wenn ich schreibe, was ich weiß, und es teile, kann ich auch andere bitten, das zu tun, und profitiere von ihnen. Da kann KI helfen. Für ein Protokoll nehme ich eine Videokonferenz auf. Es gibt Tools, die Untertitel erstellen. Diese Untertitel kann ich zusammenfassen, egal in welcher Sprache, Englisch, Französisch, Kroatisch, übersetzen lassen und eine Zusammenfassung machen, die ich für alle teile. KI hilft beim Entwickeln oder Umschreiben, und dadurch vermeide ich das Syndrom des leeren Blatts. Das spart Zeit: Vor 20 Jahren hat ein Protokoll für ein dreistündiges Meeting eine Stunde gedauert, mit Korrektur und allem. Heute macht man das in 15 Minuten mit einer KI, die alles zusammenfasst und schreibt. Natürlich muss man selbst korrigieren und aufpassen, was geschrieben ist. Zusammenfassung habe ich erwähnt, aber man muss die Information auch mit Keywords taggen und falls nötig übersetzen, damit alle verstehen können.

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50:20 Dokumente befragen, Assistenten mit begrenzten Quellen, Zugriffsrechte, Konsistenz

Erwan Guiziou: Noch interessanter: Dokumente direkt fragen und antworten lassen. Ich habe ein Dokument mit 653 Seiten und keine Zeit, alles zu lesen und die Information zu finden, die ich brauche. Dann nehme ich das Dokument und frage die KI: Was sind die Regeln für dies und das? Ich bekomme die Information, und die KI zeigt mir, wo im Dokument die Quelle ist. Ich kann auch sagen: Nimm nur diese drei Dokumente, um Halluzinationen zu vermeiden. Das geht auch für Assistenten zur Beantwortung von Fragen, wie Assistenten für HR oder andere Themen. Man muss aufpassen, wer Zugriff hat und wer was lesen kann, aber wir haben hier ein System: Wenn Dokumente geschlossen oder eingeschränkt sind, bekommen Sie auch durch KI die Information aus diesen Dokumenten nicht. Sie können sogar Anbieter und Modell aussuchen. Und ganz wichtig, Sie können sagen: nur diese fünf Dokumente, dazu eine FAQ verbinden, und nur daraus sucht die KI die Information und gibt die Antwort. Man kann dem Assistenten auch sagen: Wenn du es nicht weißt, sag, dass du es nicht weißt, und erfinde nichts. Dann ist man sicher, woher die Information kommt, und das kann durch den Chief Knowledge Officer oder einen Manager kontrolliert werden. Das geht weiter als reine Dokumentation, bis zum Ausführen von Aufgaben mit Prozessen. Auch hier die Auswahl des Anbieters, und Halluzinationen werden reduziert. Wir haben vorher von Konsistenz gesprochen: Wir nutzen das zum Beispiel für Erfahrungsberichte von Kunden, für unsere Referenzen, und sind sicher, dass jede Referenz dasselbe Format hat und nichts vergessen wird. Das hilft der Konsistenz auf der Plattform.

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53:19 Vision: der Sprachassistent, Quiz aus Videos, und die Praktikantin mit ChatGPT

Erwan Guiziou: Zu den E-Learning-Tools könnten wir einen ganzen Vortrag machen, aber die Idee ist, dass jeder mitmachen und Wissen teilen kann, weil wir fest überzeugt sind, dass jeder in der Organisation Wissen hat und teilen kann. Unsere Vision: Wir können KI benutzen, sie hilft, sie ist nicht die Lösung, aber man kann sehr viel damit machen. In Zukunft geht vieles einfacher mit einem Assistenten, dem ich per Sprache sage: Kannst du mir einen Artikel über dieses Thema schreiben, bitte an Herrn und Frau Soundso schicken, in drei Sprachen. Die KI bereitet etwas vor. Natürlich muss ich oder ein Experte es prüfen, bevor es veröffentlicht wird, aber es spart Zeit. Die KI kann das 265-Seiten-Dokument nehmen, Keywords und die Zusammenfassung machen, das Video transkribieren und zusammenfassen, oder Chat-Konversationen: Das sollte man systematisch machen. Ein Chat zwischen mir und anderen ist sehr interessant, aber man sollte ihn zusammenfassen und in ein Wiki schreiben, dadurch baut man etwas, das die Leute und Mitarbeiter erinnert. Wenn E-Learning installiert ist, kann man aus einem Video ein Quiz erstellen lassen. KI kann ein Quiz vorbereiten und vorschlagen, aber man sollte sich nicht zu 100 Prozent auf sie stützen. Das haben wir intern erlebt: Eine Praktikantin hatte eine Umfrage an alle verteilt. Ich habe gefragt, wie sie die Fragen vorbereitet hat, Konsistenz, Qualität und so weiter. Die Antwort war: Ich habe ChatGPT gefragt. Super, aber hast du selbst überlegt, ob es Sinn macht? Nicht ganz. Daran wird gearbeitet. Die Erstellung von Lerninhalten und Quiz geht mit KI viel schneller, aber man sollte trotzdem einen Menschen dazwischen haben, finde ich.

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56:31 Umfrage 2: Wie wichtig ist KI für Ihr Wissensmanagement? Und der Ausblick

Erwan Guiziou: Dann haben wir noch eine kleine Umfrage für Sie. Das Thema ist sehr groß, und wir würden gern Ihre Meinung hören, wie Sie KI sehen.

Moderation: Es wird schon fleißig geklickt. Hier muss man sich ein bisschen entscheiden, man darf aber auch sagen, dass man sich noch keine Meinung gebildet hat. Wir sind schon weit in der Zeit, aber wir greifen gleich noch ein paar Fragen auf. Das Bild: 44 Prozent halten KI für sehr wichtig und haben bereits erste Tools im Einsatz. Wichtig, und wir planen, sie einzuführen: 20 Prozent. Interessant, aber noch unklar: 32 Prozent. Unwichtig, so schätzt es hier niemand ein. Keine Angabe oder kann noch nichts dazu sagen: 5 Prozent. Vielen Dank fürs Mitmachen.

Ergebnis der zweiten Umfrage

Erwan Guiziou: Das gibt interessante Gespräche, wenn Sie nach Stuttgart kommen, oder später. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie das schon installiert haben. Für diejenigen, die es nicht installiert haben, stellen wir ein paar Downloads auf der Website zur Verfügung, letztes Mal haben wir ein Webinar über KI gemacht, und stellen Sie uns einfach Fragen. Das nächste Thema, mit Blick auf die Uhr schnell: Ende Oktober gehen wir klassischer darauf ein, welche Schritte erforderlich sind, wenn Sie ein neues Intranet oder einen Digital Workplace einführen wollen, wo man beginnen sollte, was es kostet, und teilen ein paar Erfahrungen mit Ihnen. Gern können Sie uns vorher Fragen stellen.

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Die Mitschrift endet mit der Aufzeichnung. Die Fragerunde ist nicht im Video enthalten.