Intranets sind aus Unternehmen heute nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen die interne Kommunikation, vernetzen Mitarbeitende und bieten einen zentralen Ort für die Speicherung und Verbreitung von Informationen. Doch was genau ist ein Intranet? Warum gewinnt es zunehmend an Relevanz und welche Funktionen umfasst es? Alle Antworten dazu finden Sie hier im Blogbeitrag.
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Was ist ein Intranet und was zeichnet es aus?

Die ersten Intranets entstanden bereits 1994, also weniger als ein Jahrzehnt nach der Einführung des kommerziellen Internets. Einfach gesagt handelt es sich bei einem Intranet um ein internes Netzwerk für die eigene Organisation. Es bündelt Seiten mit Informationen, Verzeichnissen und Dateien, die idealerweise zentral auf einer internen Plattform abrufbar sind. Ziel ist es, Organisations- und Managementinformationen zugänglich zu machen.

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Das klassische Intranet war zunächst ein Werkzeug der Top-Down-Kommunikation vom Management bis hin zur untersten Hierarchieebene. Um das Jahr 2010 kam die Social-Komponente dazu. Damit etablierte sich das sogenannte Social Intranet. Mitarbeitende konnten erstmals Kommentare verfassen, an Abstimmungen teilnehmen und sich untereinander Nachrichten senden. Das Social Intranet ermöglichte so erstmals eine Kommunikation in beide Richtungen und förderte die aktive Beteiligung und Vernetzung der Mitarbeitenden.

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Ab etwa 2020 etablierte sich der Digital Workplace, der die digitale Transformation der täglichen Arbeit vorantreibt. Hier können nahezu alle Tools integriert werden. Als umfassende Plattform vereint der Digital Workplace Kommunikation, Effizienz, Zusammenarbeit und Wissensmanagement. Daraus ergeben sich zentrale Vorteile und Ziele eines modernen Intranets.

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Vorteile und Ziele

Ein modernes Intranet ermöglicht eine zentrale Wissensbereitstellung, in der Dokumente, Wikis, Neuigkeiten und weitere Informationen an einem Ort zusammengeführt werden. Dies spart nicht nur erheblich Zeit und vermeidet Frustration bei einer langwierigen Suche, sondern reduziert auch Rückfragen und doppelte Arbeit. Auf diese Weise wird ein schneller und unkomplizierter Zugriff auf Informationen ermöglicht. Gleichzeitig wird Transparenz gewährleistet, da Mitarbeitende nachvollziehen können, wer welche Informationen wann hochgeladen oder aktualisiert hat.
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Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels ist effektives Wissensmanagement entscheidend. Das Intranet ermöglicht Mitarbeitenden, ihr Fachwissen zu teilen, bevor sie das Unternehmen verlassen. Moderne Intranets unterstützen diesen Austausch zusätzlich durch Kollaborationstools wie Kommentarfunktionen oder Einzel- und Gruppenchats. Das fördert nicht nur den Wissensaustausch, sondern auch die Zusammenarbeit. Dies wiederum führt zu einem höheren Mitspracherecht der Mitarbeitenden, im Gegensatz zu einer reinen Top-Down-Kommunikation.

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Diese sozialen Funktionen stärken außerdem die Unternehmenskultur. Das Teilen von Neuigkeiten wie Geburtstage, Erfolge und interne Events verstärkt das Gefühl von Verbundenheit im Unternehmen und hebt das Gefühl von Gemeinschaft hervor. So entsteht eine wachsende Bindung an das Unternehmen und ein unternehmensübergreifendes Wir-Gefühl. Damit einhergehend kann das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigen.

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Auch die interne Kommunikation profitiert deutlich: Informationen werden konsistent und standortübergreifend bereitgestellt. Das Intranet ermöglicht einen vertrauenswürdigen Kanal, über den die Mitarbeitenden über Neuigkeiten, beispielsweise in der Führungsetage, informiert werden. Wichtige Informationen lassen sich in Sekunden veröffentlichen und erreichen alle Mitarbeitenden gleichzeitig. Mitarbeitende fühlen sich dadurch eingebunden und gut informiert.

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Darüber hinaus erleichtert ein modernes Intranet die Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeitenden. Zentralisierte Schulungsmaterialien, E-Learning-Angebote, FAQs, Organigramme und Teamseiten unterstützen nicht nur das Onboarding, sondern ermöglichen auch kontinuierliches Lernen. Dies entlastet erfahrene Mitarbeitende, da sie weniger in die Einarbeitung eingebunden werden.

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Ein weiterer Vorteil liegt in der Einhaltung von Compliance-Richtlinien durch das Intranet. Hier ist das Ziel, Unternehmensdaten zu schützen. Um das zu gewährleisten, gibt es rollenbasierte Zugriffskontrollen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und Audit-Protokolle, bei denen nachverfolgt werden kann, wer auf Dokumente zugegriffen oder sie geändert hat. Benutzerschulungen, die im Intranet angeboten werden, ergänzen diesen Schutz.

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Künstliche Intelligenz gewinnt im Kontext von Intranets zunehmend an Bedeutung. Sie kann Automatisierungen im Intranet übernehmen, wie beispielsweise das Veröffentlichen von internen Mitteilungen oder die Kategorisierung und Klassifizierung von Inhalten für die Dokumenten-Management-Struktur. Es kann zudem ein Wissensaustausch mit einem Chatbot-Assistenten stattfinden, der Fragen zur Nutzung der Unternehmenssoftware beantwortet oder neue Mitarbeitende unterstützt.

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Ein modernes Intranet verschafft Unternehmen klare Vorteile, indem es Kommunikation und Wissensaustausch erleichtert und gleichzeitig Unternehmenskultur, Mitarbeitendenzufriedenheit und Compliance stärkt. Diese Vorteile resultieren vor allem aus den Funktionen, die ein Intranet bietet.

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Funktionalitäten und Anforderungen

Ein modernes Intranet verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, die in Basisfunktionen und optionale Funktionen („Nice to have“) unterteilt werden können. Je nach Anforderungen und Präferenzen des Unternehmens werden diese unterschiedlich priorisiert. Diese Funktionen dienen dazu, die Zusammenarbeit zu erleichtern, Informationen zentral verfügbar zu machen und Mitarbeitende in ihren Arbeitsabläufen zu unterstützen.

Basis-Funktionen:

📄 Artikel/Seiten      
💬 Gruppen- und Einzelchats
📹 Videocalls
📰 Newsflashes      
📊 Umfragen                                
📝Blogs/Wikis
❓FAQs                    
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📱 Mobile
🔑 LDAP/AD              
🛡️ISO 27001 / DSGVO              
♿Barrierefreiheit

Nice-to-have-Funktionen:

🧠 Mind Mapping      
🧑‍🤝‍🧑Anwesenheit      
🛒Kleinanzeigen
🎓Kompetenzen      
🧭Geführte Touren  
🖼 Bilder Mediathek
🎨Design Tool      
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✒️E-Signatur
🎮Gamification      
🧹Reinigungsverwaltung
🧾Einverständniserklärung
🌐Öffentliche Links
🤖Künstliche Intelligenz (KI)
🔒2-Faktor-Authentifizierung

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Hosting-Möglichkeiten

Wenn Sie ein Intranet einführen möchten, stellt sich die Frage nach dem geeigneten Hosting-Modell: die Software lokal im eigenen Unternehmen (On-Premises) betrieben, in der Cloud oder soll ein hybrides Hosting stattfinden?
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Das „On-Prem” oder Self-Hosting bezieht sich auf die Speicherung von Daten oder Software in privaten, lokalen Rechenzentren. Beim On-Premises-Hosting sind alle Server und die dazugehörigen Hardware-Komponentenphysisch (greifbar) in der eigenen Organisation verwaltbar. Beim Cloud Hosting oder Cloud Computing handelt es sich um die Speicherung von Daten oder Software auf virtuellen Servern– oder eben „in der Cloud“. Hierbei handelt es sich um ein Webhosting-Modell, das theoretisch unbegrenzte Server-Ressourcen bereitstellt. Die Server sind oft Teil eines globalen Netzwerks physischer und virtueller Server. Wo die Server stehen, an welchem Standort, variiert. Bei dieser Form des Hostings werden die Unternehmensdaten im Internet verfügbar gemacht. Hybrides Hosting ist eine Kombination aus On-Premises und Cloud-Hosting.
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Hosting-Modelle und ihre Vor- und Nachteile sind in folgender Tabelle abgebildet:

Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Sicherheitsanforderungen, Compliance und Datenschutz, Zugänglichkeit und Zukunftssicherheit beachtet werden. Für eine genaue Entscheidungshilfe für Ihr Unternehmen, bieten wir unser Whitepaper zum Thema „On-Premises- oder Cloud-Installation“ an. Hier geht es zum Download.

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Budgetplanung

Bei der Einführung eines Intranets fallen unterschiedliche Kosten an:

•       Lizenzkosten (einmalig, laufend sowie inflationäre Anpassungen)

•       Implementierung/Projektumsetzung(Konfiguration, Entwicklung, etc.)

•       Migration

•       Laufende Kosten für Ausbau, Entwicklung & Verbesserungen 

•       Laufende Kosten für Training

•       Laufender Support

•       Interne zusätzlich anfallende Personalkosten
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Wichtig ist auch der ROI (Return on Investment). Beim ROI handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die verrät, wie rentabel Investitionen langfristig sind. Dieser sollte bekannt sein und genutzt werden. Mit unserer Checkliste "Kennzahlen für den ROI" können Sie den Erfolg Ihrer Intranet-Investition bestimmen und fundierte Entscheidungen treffen.
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Bei der Budgetplanung für ein Intranet ist es sinnvoll, Projekte im Voraus zu planen und dabei langfristige Perspektiven zu berücksichtigen. Häufig wird ein Zeitraum von fünf Jahren betrachtet, auch wenn das Budget zunächst nur für zwei Jahre vorgesehen ist. Dabei sollte einkalkuliert werden, dass jederzeit unvorhergesehene Ereignisse, neue Funktionen oder zusätzliche Anforderungen auftreten können. Auch das Change-Management spielt eine Rolle: Regelmäßige Schulungen und Anpassungen sind Teil des laufenden Betriebs und erfordern sowohl Zeit als auch Ressourcen. Neben finanziellen Aspekten ist daher auch die ausreichende Zeit für Planung, Tests und Schulungen einzuplanen.

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Wo ordnet sich Jalios ein?

Wir unterstützen Unternehmen bei der Cloud-Strategie und bieten auch On-Premises-Installationen an. Unser Ziel: Ihre Intranet Plattformoptimal zu nutzen, als Schlüssel zur digitalen Transformation, abgestimmt auf Ihre Strategie und IT-Systeme. Jalios bietet ein modulares, flexibles All-in-One-System, das sich an individuelle Funktionswünsche anpasst. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass insbesondere die Module für Eventmanagement, Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit besonders beliebt sind.

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Sie möchten ein Intranet in Ihrem Unternehmen etablieren oder Ihr jetziges evaluieren und verbessern? Der Projektverlauf eines Intranets gliedert sich in die Phasen Strategie, Umsetzung, Rollout und Optimierung. Konkrete Handlungsempfehlungen hierfür finden Sie in unserem Whitepaper „Die 4 Phasen der Intraneteinführung“.