Kommunikation im Unternehmen - Top-Down Tools

Kommunikationsmittel für die Top-down-Kommunikation

Willkommen zu Blogartikel Nummer 2 von „Kommunikation im Unternehmen“. Statt detailreicher Darlegungen über die Bedeutung gehen wir heute ganz praxisorientiert vor und schauen uns mehr die Realisierung in der Praxis an. Nach dem Lesen kennen Sie verschiedene Tools, die im Sinne der Top-Down-Kommunikation für Sie infrage kommen.

Für alle, die noch gar nicht so viel mit den Begriffen anfangen können, eine ganz kurze Einleitung: Mit Top-Down-Kommunikation ist im Wesentlichen die Kommunikation von der Führungsebene zu den Mitarbeitenden gemeint. Im Gegensatz dazu wäre die Bottom-Up-Kommunikation, die wir uns im nächsten Beitrag genauer ansehen werden. Top-Down-Kommunikation ist nicht nur eine wichtige Art und Weise, Führungsentscheidungen unter dem Mitarbeiterstamm bekannt zu machen, sondern lebt vor allem davon, Mitarbeitende zu motivieren und ihnen dadurch eine Vision zu vermitteln, die langfristig in den Köpfen der Belegschaft erhalten bleibt.

Was Sie jetzt erwartet

• Mitarbeitergespräche als verbale Top-Down-Kommunikation
• Die Personalversammlung als der Klassiker der Top-Down-Kommunikation
• Newsletter und Co als nonverbale Top-Down-Kommunikation
• Multimediale Tools für die Top-Down-Kommunikation
• Plattform-Tools wie Slack und Mattermost für eine Top-Down-Kommunikation
• Eine eigene Social-Media-Plattform für das Unternehmen, um nicht nur in eine Richtung Kommunikation aufzubauen

Mitarbeitergespräche als verbale Top-Down-Kommunikation

Für alle Klassikfans unter den Lesern und Leserinnen ist das vermutlich kein Geheimtipp – aber er muss gesagt sein:

Das gute alte Mitarbeitergespräch hat eine zentrale Bedeutung in Sachen Top-Down-Kommunikation. Insbesondere die Tatsache, sich aktiv Zeit für seine Mitarbeitenden zu nehmen, hat eine wundervolle Wirkung. Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitenden erklären, in welcher Lage sich diese gerade befinden. Sind sie für Veränderungen offen, möchten sie ihre Position beibehalten, was nehmen sie für Eindrücke vom Unternehmen mit nach Hause, und was hat Ihnen letzte Woche bei dem Workshop besonders gut gefallen? 

Fünf zusätzliche Tipps:

1. Bauen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre auf, indem Sie sich beispielsweise nicht direkt frontal gegenüber Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen setzen.
2. Versuchen Sie, Ihre Mitarbeitenden – falls sich diese im Mitarbeitergespräch von der Belegschaft öffentlich abgehoben fühlen –, in einem etwas zentral gelegenen Bereich zu treffen, der etwas freundlicher gestaltet ist als ein Nürnberger Verhörraum. 
3. Senden Sie offene Signale. Empfehlenswert sind die offenen Handflächen oder das Beibehalten von Augenkontakt mit den jeweiligen Mitarbeitenden – falls sich diese damit nicht unwohl fühlen. 
4. Wirken Sie – im Sinne von „Spiegeln“ – nicht zu spiegelnd. Versuchen Sie, sich der Mimik und Gestik Ihrer Mitarbeitenden annähernd anzupassen. 
5. Lassen Sie sich nicht zu Beleidigungen oder ironischen Spitzen verleiten, wenn Sie merken, dass Ihre Mitarbeitenden ein gewisses ironisches Selbstbild von sich darlegen. Bleiben Sie zurückhaltend, aber fühlend – dies ist die beste Möglichkeit, ein positives Mitarbeitergespräch zu beenden. 

Die Personalversammlung als der Klassiker der Top-Down-Kommunikation

In einer Personalversammlung erhält eine Belegschaft – in den meisten Fällen mit hoher zeitlicher Vorausplanung – die Möglichkeit, sich an dem Geschehen des Unternehmens zu beteiligen. Außerdem können Sie die Personalversammlung zur Anbringung von wichtigen Informationen nutzen. Personalversammlungen finden vor allem im klassischen Sinne in einem großen Konferenzraum statt. 

Plötzlich wurde es nötig, alternative Lösungen zu finden – nicht etwa wegen der unzureichenden Optik oder Akustik, sondern wegen der Pandemie. Die Vorstellung, große Versammlungen abzuhalten, war nicht mehr möglich. Das ist auch der Grund, warum heutzutage die digitalen Plattformen oder digitalen Konferenzräume immer wichtiger werden, was uns gleich zum nächsten Punkt bringen wird.

Newsletter und Co

Genauso einleuchtend ist natürlich auch der Newsletter als Top-Down-Kommunikationstool. Statt sich persönlich mit Vorträgen, Reden und Co. an seine Mitarbeitenden zu wenden, gibt es für alle eher klassisch eingestellten Mitarbeitenden im Unternehmen einen Newsletter. Hat heute jeder ein Faible für Newsletter? Sicher nicht, aber es gibt durchaus ein paar zentrale Vorteile, von welchen eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter profitieren könnte:

• Sie können sich auf einen geregelten zeitlichen Abstand verlassen.
• Sie können davon ausgehen, da Sie den Newsletter selbstständig abonniert haben, dass Sie unbedingt notwendige Informationen erhalten, ohne andere unnötige Nachrichten ertragen zu müssen, die möglicherweise in anderen Tools auftauchen könnten. 
• Sie können sich auf einen kurzen Inhalt einstellen, da Sie wissen, dass der Newsletter auch tatsächlich von Mitarbeitenden gelesen werden möchte. 

Multimediale Tools für die Top-down-Kommunikation

Heutzutage sind multimediale Tools in der Regel weiterhin auf dem Vormarsch. Wenn der Newsletter für einige eine erfreuliche Lösung in Sachen Top-Down-Kommunikation ist, könnte ein Podcast oder ein anderes multimediales Tool eine zweite, sehr willkommene Option sein. Vor allem die Führungsebene zeigt durch das eigene Aufnehmen eines Podcasts oder durch das Verfassen verschiedener Videos eine persönliche Nähe zu der Belegschaft. Auf diese Art und Weise können, ohne dass die Aufnehmenden des Podcasts permanent zugegen sein müssen, dennoch fortlaufende Erfolgserlebnisse, organisatorische Ankündigungen und gegebenenfalls visionsstiftende Inhalte verbreitet werden.

Plattform-Tools wie Slack und Mattermost für eine Top-down-Kommunikation

Sehr verbreitet sind heutzutage die Plattformen wie Slack, Microsoft Teams oder Mattermost. In diesen kann man jede Information selbstverständlich auch in einzelnen Kanälen bekannt machen, indem man Posts in eigens dafür eingerichteten Kanälen veröffentlicht. So lassen sich entweder einzelne Mitarbeitende oder verschiedene Abteilungen besonders gut erreichen. 

Eine eigene Social-Media-Plattform für das Unternehmen, um nicht nur in eine Richtung Kommunikation aufzubauen

Wir haben Ihnen ein paar verschiedene Tools vorgestellt, die zur Top-Down-Kommunikation passen könnten. Es ist deutlich geworden: Top-Down-Kommunikation kann passiv oder aktiv sein. Allerdings ist Top-Down-Kommunikation nichts ohne Bottom-Up-Kommunikation, was im nächsten Blogartikel im Fokus stehen wird.