Digitales Onboarding - Die Einarbeitung von Neuankömmlingen

Viele Ansätze und ein Leitfaden zum Befolgen für das Onboarding

Was will das neue Team-Mitglied, was will das Unternehmen und was von alldem wird, definitiv, gebraucht, um Kündigungen vor dem ersten Arbeitstag vorzubeugen?

Jede Person formt ihren Fokus auf Grundlage einer eigenen Zweckmäßigkeit. Für das neue Team-Mitglied ist potenziell soziale Integration im Fokus – und das vor dem Arbeitsbeginn. Für das Management hingegen ist der rapide Wissenstransfer von A nach B am dienlichsten. Wie Ihnen gutes Onboarding dennoch gelingt und das Pendeln zwischen sozialen und fachlichen Komponenten glückt, erfahren Sie im Blog. Unser spezielles Augenmerk gilt wie stets dem besonders effizienten Vorgehen durch ein Onboarding im digitalen Arbeitsplatz.

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Onboarding Definition

Was ist zielgerichtete Einarbeitung

Onboarding bezeichnet den Prozess der Einarbeitung eines neuen Teammitglieds in ein Unternehmen mit allen dazugehörigen Mitteln. Auch der Transfer des englischen Wortes entspricht dieser Beschreibung: Auf Deutsch ist „Onboarding“ das „An-Bord-Nehmen“ einer neuen Person.

Insgesamt ist Onboarding die Phase der Ankunft und der Prozess, der zur zielversierten Einarbeitung des neuen Mitglieds nötig ist. Das Onboarding geschieht auf drei Ebenen der Einarbeitung: der fachlichen, sozialen und wertorientierten (kulturellen) Integration im neuen Unternehmen. Ein erfolgreicher Onboarding- oder auch Einarbeitungsprozess hat zur Folge, dass das Mitglied Wissen erlangt und ein aktives wie effektives Teammitglied des Unternehmens wird.

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Die Auswirkung von Onboarding

Warum gute Einarbeitung ins Gewicht fällt

Das Onboarding wiegt in der Personalbeschaffung schwer. Wenn das Personalwesen also an der Personalbedarfsplanung sitzt, ist ein lückenloser Prozess der Erfolgsgarant für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Rund 62 % der Unternehmen in Deutschland sehen die
Rekrutierung als Kernfunktion – und an diese schließt nahtlos das Onboarding an. Doch das „Recruiting“ ist wiederum ein eigenes Feld für sich.

Dass das Onboarding gelingt, ist bei einem hohen Cost-per-Hire (CPH) wichtig und kostenrelevant. Der CPH bezeichnet die gesamten Kosten pro Einstellung und umso länger die Besetzungszeit – die Time-to-Hire – für eine Stelle andauert, desto höher die Kosten für das Unternehmen und die Belastung für das bestehende Personal.

Zahlen für den Überblick:

• Die Personalgewinnungskosten liegen laut Bundesinstitut für Berufsbildung bei durchschnittlich 10.454 € je neuem Teammitglied.
• Frühfluktuation kostet: jede sechste Person checkt nach den ersten 100 Tagen aus dem neuen Unternehmen aus.
• Rund 725.000 Millionen offene Stellen registriert das Institut für Arbeitsmarkt- und Sozial-
  forschung Ende des 4. Quartals 2023.

Gute Einarbeitung kostet demnach Zeit, monetäre sowie personelle Ressourcen. Die Planung von Arbeitsstellen und die Besetzung von Stellen ist eine wirtschaftliche Entscheidung mit weitreichenden Folgen. Wenn neue Teammitglieder das Unternehmen innerhalb des ersten Jahres wieder verlassen, fallen versteckte Kosten an:

• Die Cost-per-Hire = Personalkosten für die Rekrutierung
• Die Personalkosten und Arbeitszeit für das Personalwesen
• Demotivation des aktuellen Teams
• Arbeitsüberlastung während der Vakanzzeit

In unserem Whitepaper zum Thema Onboarding erfahren Sie übrigens im Detail, welche konkreten Fehler beim Onboarding vermieden werden können.

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Einarbeitungsplan für Neuankömmlinge

Die 3 Onboarding-Phasen

Phase 0

In Phase „0“ befindet sich das Unternehmen in der Vorbereitung und optimiert abteilungsübergreifend die internen Prozesse. Ganz grundlegend empfiehlt sich ein Online-Bereich für Neuankömmlinge, an dem Wissen zentriert und strukturiert bereitgestellt wird. Neben aktuellen Informationsmaterialien und digitalen Lernpfaden werden in Phase 0 auch Arbeitsvertragsmuster für verschieden Stellen bereitgehalten und unterschiedliche Formulare.

Pre-Boardingphase

Vor dem ersten Tag des neuen Mitglieds geht es richtig los: den Vertrag versenden, die Info-Broschüren aus Phase 0 zum Download bereitstellen und im Idealfall schon einen Teil des Equipments versenden. Auf jeden Fall soll in der Pre-Boardingphase rechtzeitig der Antrag für die benötigte Hard- und Software sowie für die E-Mail-Einrichtung gestellt werden.

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💡Jalios-Tipp: Mit einem Online-Bereich für neue Team-Mitglieder können Sie bei Jalios einen (Besucher-) Zugang für das Mitglied anlegen. Über das Rechte- und Rollenmanagement sind zu Beginn lediglich die Informationsbroschüren und eine erste animierte Führung ersichtlich. Der Arbeitsvertrag kann ebenfalls geschützt zum Download bereitgestellt werden und mit einer elektronischen Unterschrift gemäß der e-IDAS-Verordnung direkt im Unternehmen eingehen.

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Orientierungsphase

Willkommen im Team – der erste Arbeitstag hat begonnen. Bis sich das neue Mitglied allein durch die Strukturen und Aufgaben navigiert, vergehen im Schnitt drei Monate. In dieser Phase ist es das Ziel, das Mitglied in die Rolle, Aufgaben und Prozesse einzuführen sowie in die Dynamik des Kollegiums. Übergreifende Prozesse, die Organisation des Unternehmens – all das ist von Wert. Organisieren Sie regelmäßige Update-Termine (2-wöchentlich) in denen Meilensteine und Erwartungen, Hilfestellungen und Abläufe besprochen wie angeboten werden. Die langfristige Planung von Schulungen und Workshops ist ebenso von Belang wie der Kontakt zum Kollegium und der Wissenstransfer für die neue Arbeitsstelle.

Einarbeitungsphase

Immer auf Kurs bleiben. Die Einarbeitungsphase reicht ungefähr von Monat drei bis Monat sechs - ziemlich genau die Dauer von Probezeiten. Die wichtigsten Punkte der Einarbeitungsphase:

• Fachliche Integration
• Feedback-Runden
• Resümee der ersten Wochen und Monate
• Aktive Teilnahme am Unternehmensgeschehen
  • Blogeinträge entwerfen
  • Persönliche und/oder virtuelle Kaffeerunde
  • Bereichsübergreifende News abonnieren

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Gut geplantes Onboarding

Einarbeitung die von Dauer ist

Die Einarbeitung von neuen Personen variiert je nach Komplexität der Arbeitsstelle und den internen Prozessen. Was immer Gültigkeit besitzt, ist die strukturierte Einarbeitung der Neuen in das Unternehmen und die Unternehmenskultur. Mit digitalen Anwendungen im (Social-) Intranet oder gleich dem Digital Workplace werden viele Prozesse vereinfacht und Informationen wirkungsvoll gebündelt.

Wenn Sie sich weiter mit dem Thema befassen wollen und mehr zu den einzelnen Schritten erfahren möchten, ist das Jalios-Whitepaper zum Thema (digitales) Onboarding ein guter zweiter Schritt.