Die beste Intranetlösung: TYPO3 oder spezialisierte Intranetsoftware?
Ein gut strukturiertes Intranet optimiert die interne Kommunikation, steigert das Engagement der Angestellten und verbessert Arbeitsabläufe. Die Auswahl der richtigen Lösung ist ein umfassendes Projekt, da es viele verschiedene Angebote gibt. Ein bekanntes Beispiel für ein Content-Management-System ist TYPO3. Besonders in der DACH-Region ist dieses weit verbreitet: Laut Anbieter liegt der Anteil aller TYPO3-Instanzen für Deutschland, Österreich und die Schweiz bei rund 85 %.
Doch wie gut eignet sich TYPO3 wirklich als Intranet und welche Vorteile bietet eine Intranetsoftware? Im Blogbeitrag finden Sie eine Gegenüberstellung der beiden Intranetlösungen.
TYPO3 als CMS und Intranet
TYPO3 ist ein Enterprise-Content-Management-System, welches es Nutzenden ermöglicht, digitale Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Bei TYPO3 handelt sich um eine Open-Source-Anwendung mit öffentlich zugänglichem Quellcode. Dadurch ist eine ständige Weiterentwicklung möglich.
Das CMS ist kostenlos im Internet verfügbar und kann direkt über den Browser genutzt werden. Aufgrund seiner Flexibilität und Skalierbarkeit bietet das System zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten. Dazu zählen E-Commerce-Websites, Unternehmenswebsites, persönliche Blogs, Nachrichtenportale, Online-Portfolios, Community-Foren und (mit Hilfe von Agenturen) auch Intranets.
TYPO3 wird als (Enterprise) CMS besonders häufig von großen Unternehmen genutzt oder von Nutzenden, die ihre Inhalte regelmäßig aktualisieren. Das macht sich bemerkbar, denn TYPO3 hat weltweit eine große Nutzerbasis. Zu den bekanntesten Anwendern gehören WWF, AIDA und die AOK. Die Anzahl der weltweiten TYPO3-Installationen variiert je nach Quellezwischen 200.000 und 500.000 Websites. Welcher Anteil davon auf Intranets entfällt, ist unklar.
Deutschland führt die Liste mit den meisten Nutzenden mit 32 % im Jahr 2024 an, gefolgt von weiteren europäischen Ländern.
Wie steht es um TYPO3 als Intranetsoftware?
Der Anbieter selbst positioniert sich nicht explizit als Intranet, sondern als „Plattform“-Lösung. Wie genau TYPO3 als Intranet umgesetzt wird, welche Vor- und Nachteile existieren und was spezialisierte Intranetsoftware zu bieten hat, erörtern wir im Folgenden.
Intranet-Software im Vergleich
Eine Intranet-Software ist eine Lösung, die speziell für den internen Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde. Sie kann entweder auf eigenen Servern betrieben werden, also On-Premises, oder in der Cloud, bei der Daten und Anwendungen beim Anbieter liegen.
Im Unterschied zu Content-Management-Systemen ist eine Intranet-Software nicht frei verfügbar, sondern wird von spezialisierten Anbietern bereitgestellt. Sie konzentriert sich (meist) vollständig auf interne Prozesse und stellt dafür Funktionen wie den sicheren Zugriff für Mitarbeitende, Dokumentenverwaltung, Kollaboration und Kommunikation bereit. Abhängig vom Anbieter lässt sich das Intranet um externe Inhalte wie Social-Media-Feeds erweitern, sodass Mitarbeitende nicht nur interne Informationen nutzen, sondern auch relevante externe Quellen im Blick haben.
Unterschiede zwischen TYPO3 und Intranet-Software
Kosten
TYPO3 ist als Open-Source-Lösung kostenlos im Internet verfügbar und birgt keine Lizenzkosten. Unternehmen müssen „lediglich“ dann mit Ausgaben rechnen, wenn zusätzliche Erweiterungen benötigt werden oder externer Support, beispielsweise eine Agentur, in Anspruch genommen wird. Insofern keine Entwicklung benötigt wird, stehen noch immer Systemupdates an, die aufgrund der Cybersicherheit unabdingbar sind. Aus diesem Grund werden Organisationen, die auf TYPO3 setzen, entweder eine Agentur engagieren oder interne Ressourcen bereitstellen müssen.
Intranetsoftware ist dagegen mit laufenden Lizenz- und Updatekosten verbunden, die je nach Anbieter unterschiedlich hoch ausfallen können. Bei Jalios als (Social) Intranet existieren beispielsweise der Abo-Erwerb oder der Kauf von Lizenzen. Generell ist bei Intranetsoftware der Support inbegriffen, Entwicklungen werden berechnet und üblicherweise vom Anbieter durchgeführt.
Funktionen und Anpassung
TYPO3 besteht aus einer Kernsoftware mit Grundfunktionen und kann durch eine Vielzahl an Erweiterungen ergänzt werden. Dazu gehören Shopsysteme, Umfragen, Newsletter-Tools, Medienbearbeitung oder die Integration von Nachrichten. Viele dieser Module sind kostenlos verfügbar. Sehr spezielle Funktionen können allerdings kostenpflichtig sein.
Durch den offenen Quellcode ist TYPO3 grundsätzlich unbegrenzt anpassbar, was es für Unternehmen attraktiv macht, die eine individuelle Lösung benötigen. Intranetsoftware verfolgt einen anderen Ansatz: Viele Funktionen sind bereits integriert. Dazu zählen Anwendungen, die für die Kommunikation und Zusammenarbeit wichtig sind, beispielsweise bei einem Social Intranet. Hinzu kommen Kollaborationstools wie gemeinsame Dokumentenbearbeitung oder Chats sowie erweiterte Such- und Filtermöglichkeiten.
Damit können Unternehmen schneller starten, ohne aufwendig zusätzliche Erweiterungen zu suchen und implementieren zu müssen. Allerdings existieren auch mehrere Intranetanbieter, darunter Jalios, die flexible Schnittstellen anbieten oder für ihre Kundschaft Erweiterungen entwickeln.
Skalierbarkeit
In Bezug auf die Skalierbarkeit ist TYPO3 flexibel, da es durch die offene Architektur beliebig erweitert werden kann. Diese Anpassungen setzen jedoch ein hohes Maß an technischem Know-how voraus. Unternehmen müssen möglicherweise einen externen Dienstleister einbeziehen, um das System bei steigenden Anforderungen stabil zu halten. Intranetsoftware zeichnet sich ebenfalls durch hohe Skalierbarkeit aus. Das Intranet kann erweitert und angepasst werden, um neue Benutzer hinzuzufügen oder neue Funktionen einzuführen.
Sicherheit
Im Hinblick auf die Sicherheit zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen TYPO3 und spezialisierter Intranet-Software. TYPO3 wird von einer aktiven Community gepflegt, die für das Erkennen und Beheben von Sicherheitslücken sowie das Implementieren von Sicherheitsfunktionen verantwortlich ist. Es ist hierbei möglich, dass Lücken nicht sofort erkannt und geschlossen werden.
Intranetsoftware wird hingegen professionell betreut. Anbieter verfügen über spezialisierte Sicherheitsteams, die Sicherheitslücken schnell beheben. Zusätzlich werden Funktionen wie Bedrohungserkennung, Zugriffskontrollen, Datenverlustprävention und externe Audits angeboten.
Nutzerfreundlichkeit und Support
TYPO3 erfordert technisches Wissen und eine längere Einarbeitung. Nutzende berichten auf der Bewertungsplattform Capterra, dass gerade Anfänger Schwierigkeiten haben, sich in das System einzuarbeiten. Infolgedessen greifen sie auf eine externe Agentur zurück, die bei technischen Fragen aushilft.
Darüber hinaus wird TYPO3 von Nutzern häufig mit anderen Content-Management-Systemen wie WordPress verglichen. Dabei wird WordPress als deutlich intuitiver und einfacher in der Bedienung beschrieben, während TYPO3 vor allem für seine Komplexität bekannt ist. Dies kann für Unternehmen längere Einarbeitungszeiten, eine höhere Abhängigkeit von Agenturen und mehr Schulungsaufwand bedeuten. Hinzu kommt, dass die Installation, Wartung und Konfiguration des Systems vom Unternehmen selbst durchgeführt werden müssen.
Intranetsoftware bietet hier Vorteile: Sie ist leichter zu bedienen, da sie häufig mit Office-Umgebungen verbunden ist, die Mitarbeitenden bereits vertraut sind. Zudem steht professioneller, kundennaher Support zur Verfügung, der bei Problemen hilft.
Vorüberlegungen und Implementierung
Eine Abwägung ist außerdem in Bezug auf die Voraussetzungen und die Implementierung des Intranets notwendig. Das gilt sowohl für TYPO3 als auch für Intranet-Software-Lösungen. Vor der Einführung eines Intranets muss genau geklärt werden, wofür es genutzt wird und von wem.
Ebenso wichtig ist, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und welche Prozesse unterstützt werden sollen. Darüber hinaus muss überlegt werden, welche Funktionen notwendig sind und welche Art von Inhalten geteilt werden. Auch das Design und das Layout des Intranets spielen eine Rolle: In TYPO-3 kann die optische Gestaltung mithilfe von vorgefertigten, kostenpflichtigen Templates vorgenommen werden.
Zudem muss bei den Templates auf die Kompatibilität mit der eigenen verwendeten TYPO3-Version geachtet werden sowie auf die Seriosität der Anbieter. Dadurch kann die Einführung eines Intranets mit TYPO3 oft mit größerem Aufwand verbunden sein. Im Falle von Intranetsoftware ist es eventuell nicht möglich, sich das Design auszusuchen. Das bestimmt der Anbieter der Software.
Fazit
TYPO3 ist ein kostenloses Content-Management-System mit großem Funktionsumfang und hoher Anpassbarkeit. Für den Einsatz als Intranet ist es mit vielen Überlegungen, zusätzlichem Aufwand und versteckten Kosten verbunden. Die offene Architektur und die TYPO3-Community machen das CMS zu einer flexiblen Lösung, die sich für Unternehmen eignet, die über technisches Fachwissen verfügen und ein hohes Maß an Individualisierung und Unabhängigkeit von Drittanbietern suchen.
Eine spezialisierte Intranetsoftware ist dagegen meist die einfachere Wahl. Sie wurde speziell für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit entwickelt und bringt alle dafür notwendigen Funktionen von Anfang an mit. Professioneller Support, regelmäßige Sicherheitsupdates und die Möglichkeit der Integration in bestehende Arbeitsumgebungen sind hier Vorteile.
Besonders für größere Unternehmen oder Organisationen, die hohe Sicherheitsanforderungen haben und eine unkomplizierte, sofort einsetzbare Lösung suchen, bietet sich eine kommerzielle Intranetsoftware an. In vielen Fällen erweist sich daher eine All-in-One-Lösung wie Jalios als effiziente Möglichkeit.
